Uitvoeren van Scanningsprojecten
Het Facilitair Bedrijf merkt dat er meer en meer nood is aan gerichte scanprojecten. Daarom biedt Het Facilitair Bedrijf ook deze dienstverlening aan de entiteiten van de Vlaamse overheid aan.
Het kan gaan om volgende types scanprojecten:
- Scanning van dossiers (bv. bouwdossiers, personeelsdossiers …);
- Scanning van plannen;
- Scanning van ingebonden materialen (bv. registers)
- Scanning van fotomateriaal;
- …
Het resultaat van deze scanprojecten wordt in het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen opgenomen en is onmiddellijk raadpleegbaar door de eigen medewerkers via het Archiefportaal.
Wat is de dienstverlening?
De dienstverlening rond scanprojecten omvat:
- Organisatie van het transport van de te scannen informatie naar de scankamer;
- Het scannen van de analoge documenten;
- Het opschonen van de analoge documenten;
- Hiervoor moeten duidelijke instructies aangeleverd worden door de klant
- Het toekennen van metadata;
- De haalbaarheid van manuele metadateringsacties wordt per project bekeken, aangezien dit steeds verschilt per project
- De scans voldoen aan de voorwaarde voor substitutie. Het is de klant die beslist wat er met de analoge dossiers gebeurt na scanning:
- Als de klant opteert om de analoge documenten na scanning te vernietigen, zal Het Facilitair Bedrijf deze vernietiging opnemen.
- Als de klant opteert om de analoge documenten na scanning te bewaren dan;
- bezorgt Het Facilitair Bedrijf deze terug aan de klant
- Of brengt Het Facilitair Bedrijf deze over naar het Archiefdepot
Procedure
Elke aanvraag voor een scanproject gebeurt via:
- Een aanvraag in Facilipunt
- of een verkennend gesprek met de productmanager DigiPost.
Het Facilitair Bedrijf maakt samen met de klant voor elk scanproject een projectdocument op. In dit projectdocument worden de volgende elementen opgenomen:
- Afspraken rond timing;
- Verwachte eindresultaat. Hier moet antwoord gegeven worden op vragen als:
- Welk bestandsformaat moet afgeleverd worden?
- Welke kwaliteitseisen zijn er?
- Substitutie nodig?
- Waar moeten de scans terecht komen?
- Wat gebeurt er met de analoge documenten?
- Hoe worden de opgeleverde scans gevalideerd door de klant
- …
- Praktische afspraken (bv. wie zijn de contactpersonen …)
- Kosten, indien er maatwerk nodig is
Vooraleer een scanproject wordt uitgevoerd, worden eerst een aantal testscans opgemaakt. Op basis daarvan kunnen de kwaliteitsvereisten bijgestuurd worden zodat deze voldoen aan de verwachtingen.
Als de testscans gevalideerd zijn door de klant zal Het Facilitair Bedrijf starten met de uitvoering van het eigenlijke scanproject.
Als klant word je dus actief betrokken bij het scanproject en zal je tussentijds de kwaliteit moeten (her)valideren.
Het project is afgerond als de klant het eindresultaat heeft gevalideerd conform de afspraken in het projectdocument.
Kostprijs
Als Het Facilitair Bedrijf kan scannen cf. de normale opzet (ofwel via de koppeling met DAV/E-depot, ofwel scannen naar een specifiek postvak in de DigiPost-software) dan is er enkel de verwerkingskost voor een pagina.
Raadpleeg de kosten(opent in nieuw venster)
Als echter specifieke flows moeten opgezet worden voor het scannen (bv. geautomatiseerde metadata-extractie, specifieke afleverlocaties …) dan wordt de benodigde opzetkost integraal doorgerekend, aangezien dit als maatwerk beschouwd wordt.
Meer informatie over maatwerk
De kosten voor transport van de analoge informatie worden doorgerekend aan de klant. Behalve als de analoge documenten na scanning naar het Archiefdepot worden overgebracht.