De opdracht zal opgedeeld worden in vier percelen:

• Digitalisering van inkomende post (met uitzondering van de Vlaamse overheid, aangezien die gebruikmaakt van DigiPost): hierbij komt de post gecentraliseerd toe op het adres van de dienstverlener waar alles gedigitaliseerd wordt, waarna de digitale kopieën bezorgd worden aan de opdrachtgever. Hierbij zal maximaal ingezet worden op het respecteren van een substitutieprocedure, maar de dienstverlener kan optioneel ook gevraagd worden om in te staan voor de bewaring van de ontvangen analoge documenten.
• Digitalisering van vergunningendossiers in het kader van omgeving
• Digitalisering allerhande digitaliserings- (scan)projecten
• Digitalisering van audio(visueel) materiaal (indien voldoende interesse)

Naast de digitalisering zelf, wordt van de opdrachtnemer ook verwacht dat de volgende diensten optioneel opgenomen worden: metadatering, fysiek opschonen en ordenen (rubricering) van dossiers, herverpakken, digitalisering in situ (mobiel team) en substitutie volgens regelgeving.

Het aanbieden van scanning-op-vraag, restauratie en het bewaren van analoog archief voor een periode langer dan de periode nodig voor de digitalisering, valt buiten scope van deze raamovereenkomst.

Via een online bevraging willen wij een beter zicht krijgen op de wensen en noden van mogelijke geïnteresseerden voor deze raamovereenkomst. Deze bevraging richt zich tot Vlaamse overheidsinstanties en lokale besturen en loopt tot donderdag 8 februari 2024.

Informatie over afnamehoeveelheden, type materiaal, etc. stelt ons in staat om het technische lastenboek te verfijnen en beter te onderhandelen met kandidaat-digitaliseringsbedrijven voor deze opdracht.

Daarom willen we je vragen enkele minuten van je tijd te besteden aan het invullen van de bevraging.

Vul de bevraging nu in(opent in nieuw venster). Bedankt!

Voor vragen kan je contact opnemen met het team van Digitaal Archief Vlaanderen: digitaalarchief@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).