Zorg daarbij voor een duidelijke doelstelling en een gedegen voorbereiding. Bv. rond volgende thema’s kunnen acties worden uitgevoerd:
- het vernietigen van bestuursdocumenten waarvan de bewaartermijn is verstreken
- het schonen van bestuursdocumenten
- het voorbereiden van afgesloten bestuursdocumenten op hun overdracht naar het digitaal archief
- een overdracht van papieren dossiers naar het Depot in Vilvoorde voorbereiden
- het aanvullen of corrigeren van het digitaal gemeenschappelijk klassement
- het opruimen van overvolle mailboxen door o.a. e-mails in dossiers te klasseren
- …
Zorg voor concrete richtlijnen over wat en hoe, zodat bij het begin van de opruimdag duidelijk is wat verwacht wordt. Laat daarnaast ook niet onbesproken waarom dit een nuttig initiatief is – je kan daarbij verwijzen naar de algemene principes van goed informatiebeheer en het belang ervan. Wees realistisch in het bepalen van de scope van de opruimdag, zodat je als informatiebeheerder voldoende overzicht behoudt. Motiveer medewerkers en informeer hen nadien over de resultaten.
Om bij te blijven en achterstanden te vermijden, organiseer je best regelmatig een opruimdag, bijvoorbeeld halfjaarlijks.
Over ons
Wij beheren en bewaren zowel analoge als digitale informatie en zijn het expertisecentrum voor archief- en informatiebeheer voor overheden in Vlaanderen.
Blijf op de hoogte
Ontvang de nieuwsbrief Documentbeheer van Het Facilitair Bedrijf in je mailbox.