Tips toegankelijke webinars en videovergaderingen
Organiseer je een webinar of videovergadering en wil je dat iedereen kan deelnemen?
Volg deze 11 tips!
- Stap 1
Vraag in de uitnodiging of iemand aanpassingen nodig heeft.
Bijvoorbeeld: "Een tolk Vlaamse Gebarentaal, ondertiteling of extra uitleg op voorhand nodig?" - Stap 2
Stel een contactpersoon aan voor technische vragen.
Een medewerker voor technische vragen op voorhand en tijdens het webinar. Liefst ook telefonisch bereikbaar om snel te helpen bij technische problemen.
- Stap 3
Geef duidelijke informatie over hoe mensen kunnen meedoen.
Bijvoorbeeld: “Neem deel door je in te schrijven via … Je krijgt daarna een bevestiging via e-mail, met een knop om deel te nemen.”
Laat ook weten of mensen een bepaalde app of software nodig hebben.
- Stap 4
Kies voor een gebruiksvriendelijk platform
Organiseer je een webinar of videovergadering voor een groep mensen die meestal een bepaald platform gebruikt, bijvoorbeeld Zoom of Teams?
Bekijk dan of je dat platform ook kan gebruiken.
- Stap 5
Geef deelnemers op voorhand de kans om te testen.
- Stap 6
Bezorg de presentatie vooraf aan wie dat nodig heeft.
Dit is een grote meerwaarde voor dove, slechthorende, blinde of slechtziende deelnemers.
Opgelet: zorg dat de presentatie digitaal toegankelijk is.
- Stap 7
Zet 15 minuten voor de start de digitale deuren al open.
Zo kan je vooraf testen of alle aanpassingen goed werken. Ook deelnemers kunnen dan nog testen of alles goed werkt.
- Stap 8
Zet alleen de microfoon van de spreker aan en vermijd achtergrondgeluid.
Vraag aan alle deelnemers om hun microfoon af te zetten wanneer ze niet aan het woord zijn.
Als organisator kan je dat in de meeste platformen ook voor hen doen.
- Stap 9
Werk met ondertitels.
Dat kan bij een opgenomen webinar, maar ook bij een live webinar of vergadering!
Sommige platformen bieden automatische ondertitels aan. Hou er rekening mee dat die voorlopig nog niet even goed zijn als een menselijke ondertitelaar.
- Stap 10
Zorg voor audiobeschrijving of licht visuele informatie toe.
Audiobeschrijving is een extra stem die vertelt wat er te zien is in een video of livestream. Die stem beschrijft belangrijke visuele onderdelen, zoals:
wat er gebeurt in beeld, bijvoorbeeld: de spreker wijst naar een afbeelding van glimlachende mensen
tekst die in beeld verschijnt, bijvoorbeeld: ‘Samen werken aan de toekomst’
gezichtsuitdrukkingen of lichaamstaal, bijvoorbeeld: de spreker kijkt gefrustreerd.
Audiobeschrijving is vooral bedoeld voor mensen die blind of slechtziend zijn. De beschrijving gebeurt meestal tijdens pauzes in de gesproken woorden, zodat het niet stoort.
Als sprekers een presentatie doen zonder audiobeschrijving, vraag hen dan ook om visuele informatie goed uit te leggen voor blinde of slechtziende deelnemers.
Bijvoorbeeld wat er te zien is op een afbeelding, een infografiek of een schets.
- Stap 11
Zorg voor een tolk Vlaamse Gebarentaal.
De tolk moet altijd in beeld blijven. Die neemt deel op dezelfde manier als de andere deelnemers.
Een dove deelnemer en de tolk kunnen elkaar en de spreker ‘vastpinnen’ zodat ze altijd te zien zijn op hun eigen scherm.
Lees meer over digitale toegankelijkheid en tolken Vlaamse Gebarentaal (VGT).