Digitale participatievormen: combineer en experimenteer

We spraken met Emma Tytgadt en Ellen Comhaire van het team beleidsparticipatie van Gent.

Emma: “In Gent werken we met wijkregisseurs. Zij zijn de ‘verbinders’ binnen de buurten. Ze luisteren ter plaatse waar bewoners wakker van liggen. Ze creëren een netwerk binnen de complexiteit van mini-samenlevingen. Die menselijke component is cruciaal. Tegelijk willen we bewuster omgaan met de kansen die digitalisering ons biedt. Drukke tweeverdieners hebben vaak geen tijd voor fysieke inspraakmomenten en willen hun stem digitaal laten horen waar en wanneer het hen past. Minder digitaal vaardige burgers hebben wellicht nood aan meer visuele online participatiemogelijkheden. Maar hoe ziet de ideale digitale aanpak eruit? Hoe ontwerpen we doelgerichte online participatie-instrumenten?”

Voor een antwoord op die vragen sloegen Gent, Genk en Oudenaarde de handen in elkaar en dienden een Gemeente zonder gemeentehuis-subsidiedossier in. Het studieproject dat volgde, werd uitgevoerd door een onderzoeksgroep verbonden aan imec en de Universiteit Gent.

In de eerste fase verzamelden de onderzoekers inzichten uit bestaande studies en vulden die aan met interviews met burgers en experts. De grondslag: combineer de online en offline benadering.

Emma: “Offline en online versterken elkaar. Werk met fysieke borden, flyers. Organiseer bijeenkomsten. En geef burgers tegelijk keuzevrijheid, gemak en continuïteit met een digitale aanpak.

Ellen: “Combineren en aanpassen, dat blijft de boodschap. Online communicatie is bijvoorbeeld uitstekend geschikt om mensen te werven. Uiteraard moet je wel je doelgroep benaderen op de mediakanalen die zij gebruiken. Zo zijn influencers uitstekend geplaatst om jongeren naar participatie te leiden, maar ook via de sportclubs bereiken we jongeren. Daarnaast telt elke wijk wel een aantal mensen die sterk in het lokale netwerk verweven zijn en veel vertrouwen genieten. Denk maar aan vrijwilligers in een buurtcentrum, mensen met een trekkersrol binnen een vereniging. Die mensen willen we ook meekrijgen als ambassadeurs die de weg wijzen naar (digitale) inspraak.”

Met ‘the proof of the pudding” in gedachten besliste het partnerschap in fase 2 de vele verworven inzichten uit de literatuurstudie via een test af te toetsen in de realiteit van de Gentse wijken.

Emma: “We kozen jongeren als doelgroep, met een participatievraag gelinkt aan een geografische locatie in de stad: ‘We willen met jullie nadenken over betere en fijnere plekken om buiten de school te lunchen.’ Het onderzoeksteam ontwikkelde een prototype van een app en evalueerde het gebruik met de deelnemers.

Ellen: “Voor deze korte test kozen we niet voor sociale media als aandachtstrekker. We kozen voor grote borden die we tegenover de ingang van de school installeerden met daarop de oproep om deel te nemen en een QR-code om de app te openen.

Een paar praktische handvaten voor fysieke onboarding:

Emma: “Waar we vooraf vanuit gingen, werd bevestigd: burgers willen de vrijheid om in te stappen op het moment dat hen best past. Daarnaast moeten ze het gevoel hebben dat zij de juiste personen zijn om de vraag te beantwoorden en dat hun mening wordt gewaardeerd.”

Ellen: “Feedback is daarbij erg belangrijk. Deelnemers willen zicht hebben op de (geanonimiseerde) antwoorden van andere deelnemers, en op het aantal deelnemers. Als deelnemers weten dat een app actief gebruikt wordt, kunnen ze het nut van hun eigen engagement beter inschatten. Ook willen ze weten wat we met hun input aanvangen. Of er nog een vervolgtraject komt. Informeer hen dus zeker over het eindresultaat van het participatietraject.”

Emma: “Wat ook duidelijk naar voor kwam: mensen zien hun deelname graag beloond met een tastbare incentive. In ons prototype over lunchlocaties leek een gratis broodje bij de plaatselijke broodjeszaak een passende beloning. Actieve deelnemers aan meerdere projecten willen gewaardeerd worden als sterke participant aan het stedelijke leven. Een idee is hen bonuspunten aan te bieden voor elk project waaraan ze deelnemen. Als incentive krijgen ze iets wat ze interessant vinden: voor jongeren dachten we bijvoorbeeld aan een gratis skatebeurt.“

Ellen: “Bij langere projecten is een digitale app of platform trouwens hét middel om langdurige betrokkenheid te garanderen. Gaat de burgerbevraging over een buurthal, dan duurt het 5 jaar voor het gebouw er staat. Over zo’n lange periode verlies je het fysieke contact met een deel van de doelgroep, digitaal houd je hen makkelijker vast. Die continuïteit is belangrijk want deelnemers vinden het fijn om info over extra participatiekansen te ontvangen, bijvoorbeeld over fysieke infomomenten of een co-creatiesessie met betrekking tot de lopende vraag.”

Ellen: “De stad Gent beschikt al geruime tijd over een participatieplatform. Naar aanleiding van het onderzoek heeft dat platform een aantal updates gekregen. We kiezen ook heel zorgvuldig waar we een identificatie van de deelnemer vragen. Dat doen we sowieso wel voor een langere of intensievere betrokkenheid.”

Emma: “We zetten in op de socialemediakanalen die onze doelgroepen gebruiken om mensen aan te trekken. Tiktok, Instagram, BeReal … een overheid heeft daar vaak schrik van. Het is een zoektocht om te zien wat werkt. We starten in de volgende maanden een project op waarbij we inzetten op QR-codes en fygitals. Daarover later meer.”

Ellen: “We willen zeker de boot niet missen. De stad Gent wil voor de volgende legislatuur een stadsapp ontwikkelen. We willen in dat grotere verhaal aanwezig zijn met een participatieluik. Er blijft werk aan de winkel!”

Geïnteresseerd in meer? Kom op vrijdag 21 juni naar Gent voor een dag vol interessante praktijkvoorbeelden en inspirerende gesprekken in het kader van 25 jaar beleidsparticipatie. In 25 sessies gaat de stad Gent op zoek naar antwoorden, instrumenten, positieve en negatieve ervaringen en inzichten voor de toekomst rond het thema participatie, inspraak, co-creatie, en burgerinitiatief. Digitale oplossingen en het experiment met fygitals vormt één van de vele sessies die dag. Meer info via: beleidsparticipatie@stad.gent(opent in uw e-mail applicatie)