De fusie tussen Deinze en Nevele in 2019 had niet alleen een groter grondgebied en meer inwoners als resultaat. Ook de stedelijke organisatie veranderde mee. Algemeen directeur Stefanie De Vlieger maakte die transitie van dichtbij mee. Lees meer over haar ervaringen, inzichten en uitdagingen.
Fusienaam
Deinze
Startdatum
1 januari 2019
Bedrag schuldovername
20.000.000,00 euro
Inwonersaantal nieuwe gemeente
45.471
Oppervlakte nieuwe gemeente
128.03 km²
Provincie
Oost-Vlaanderen
Regio
Regio Gent
Verandering in rol en organisatie
“Door de fusie is mijn rol als algemeen directeur wel degelijk gewijzigd”, start Stefanie. “Onze organisatie werd groter, de dienstverlening werd breder, de verwachtingen liggen hoger en het bestuur wil (nog) sneller realisaties op het terrein uitgevoerd zien. In een kleinere organisatie heb je meer voeling met de operationele werking en zijn de communicatielijnen korter. In een grotere organisatie daarentegen moet je sturen op de grote lijnen, moet je zaken loslaten en nog meer vertrouwen geven aan je team. Je kunt als algemeen directeur niet langer bij alles rechtstreeks betrokken zijn en je moet gebruikmaken van delegatiemogelijkheden. Dat is misschien wel de belangrijkste verandering die ik ervaarde door de fusie.”
Een groter personeelsbestand, een groter stedelijk patrimonium, nieuwe en complexere uitdagingen en een ambitieus meerjarenplan zorgden ervoor dat het nodig was om heldere afspraken te maken in het managementteam van de stad Deinze. “Het helikopteroverzicht moet je zeker bewaren”, gaat Stefanie verder. “Daarom maakte ik duidelijke afspraken rond doelstellingen en verwachtingen met mijn rechtstreekse medewerkers.”
Onze organisatie werd groter, de dienstverlening werd breder, de verwachtingen liggen hoger en het bestuur wil (nog) sneller realisaties op het terrein uitgevoerd zien.
Stefanie De Vlieger
Algemeen Directeur
Samenwerken met clustercoördinatoren
De clustercoördinatoren spelen een belangrijke rol in de stedelijke administratie na de fusie. “Om de 2 weken heb ik met hen een individueel overleg”, verduidelijkt Stefanie. Dan bespreken we de stand van zaken van de lopende projecten: wat loopt er goed, waar zijn er werkpunten en wat zijn de prioriteiten? Door die wisselwerking behoud ik het overzicht en zorg ik ervoor dat de administratie de doelstellingen van het bestuur vooropstelt en mee uitdraagt.”
“We trokken ook extra experts aan zoals een jurist, een data-analist, een ruimtelijk planner, …. Ze helpen ons om de groeiende complexiteit van de organisatie en de uitdagingen te managen”, vertelt Stefanie. “De data-analist ontwikkelde onder andere een dashboard waarmee we dagelijks inzicht krijgen in cruciale gegevens zoals personeelsbezetting of ziekteverzuim. Vroeger moesten we deze informatie opzoeken in verschillende softwarepakketten, maar nu kunnen we veel sneller handelen dankzij die geautomatiseerde rapporten. Het is een enorme meerwaarde voor onze efficiëntie.”
Om de 2 weken heb ik met hen een overleg. Dan bespreken we de stand van zaken van de lopende projecten: wat loopt er goed, waar zijn er werkpunten en wat zijn de prioriteiten?
Stefanie De Vlieger
Algemeen directeur
Voor de burger
Naast de interne veranderingen breidde ook de dienstverlening voor de burgers uit. “Door onze capaciteit en expertise kunnen we grotere projecten aanpakken (ook binnen de regiovorming) en krijgen burgers ruimere toegang tot diensten”, legt Stefanie uit. “In Nevele bestond bijvoorbeeld geen glasophaling aan huis, maar na de fusie konden alle inwoners van de gemeente gebruikmaken van die service.”
“We hebben nu een filiaal van onze kunstacademie in Landegem, zodat kinderen van daar niet meer helemaal naar Deinze hoeven te fietsen. Daarnaast had de schaalvergroting ook voordelen voor de continuïteit in de dienstverlening. Er zijn geen éénmansdiensten meer, de diensten zijn uitgebouwd en anders georganiseerd. De medewerkers versterken elkaar en afwezigheden van medewerkers hebben een beperktere impact op de dienstverlening.
Integratie OCMW
Een van de bijkomende uitdagingen tijdens de fusie was de integratie van het OCMW. “Die liep parallel aan de fusie, wat het veranderingsproces eenvoudiger en sneller maakte”, vertelt Stefanie. “We verloren ons niet in details, maar legden de focus op de hoofdlijnen. De fusie gaf ons de kans om die oefening automatisch mee te nemen in 1 beweging.”
Organisatiecultuur
Als afsluiter geeft Stefanie advies voor gemeenten die een fusie overwegen: “Werken met mijlpalen en goede interne en externe communicatie is onmisbaar. Je moet duidelijk zijn over de stappen die je zet en de impact durven benoemen voor zowel de medewerkers als de burgers. Het is een intens proces, het vraagt héél veel van leidinggevenden en medewerkers maar een fusie is een must voor kleine lokale besturen.”
Er waren uiteraard verschillen in organisatiecultuur in Deinze en Nevele maar soms wordt daar te veel de klemtoon op gelegd, die issues en gevoeligheden zijn aangepakt en uitgedoofd. Door de instroom van nieuwe medewerkers, zonder voorgeschiedenis in Deinze of Nevele, wordt dat proces ook versneld “Er waren ook medewerkers die tegen de fusie waren en het moeilijk hadden met alle veranderingen en de organisatie verlieten. Ook de noodzaak om tijdens de coronacrisis snel samen te werken, zorgde ervoor dat de focus verlegd werd naar de toekomst en het gezamenlijk aanpakken van uitdagingen.”
De fusie heeft geleid tot een sterkere organisatie met meer slagkracht, betere dienstverlening en stevige fundamenten voor de toekomst. “We mogen trots zijn op wat we bereikt hebben”, besluit Stefanie. “Veel is veranderd, maar we zijn klaar voor de uitdagingen van de toekomst doordat we nu grotere projecten kunnen oppakken en de expertise van onze medewerkers verder kunnen uitbreiden.”
