Een buitenlander in Vlaanderen tewerkstellen: onderzoeker met gastovereenkomst
Buitenlandse onderzoekers met gastovereenkomst kunnen onder bepaalde voorwaarden in Vlaanderen komen werken. Hun toekomstige werkgever kan daarvoor een toelating tot arbeid aanvragen.
Buitenlanders voor wie u geen toelating tot arbeid hoeft aan te vragen
Voor buitenlanders die in Vlaanderen komen werken, moet de werkgever vooraf een toelating tot arbeid krijgen. Voor bepaalde groepen van buitenlanders geldt die verplichting niet en bent u vrijgesteld.
Dit is onder meer van toepassing op:
- Tewerkstelling tot maximaal 90 dagen, de zogeheten kortetermijn mobiliteit met name de korte tewerkstelling mét Limosa-aangifte.
- Personen die deelnemen aan een vergadering in beperkte kring in België. Men is daarvoor maximaal 60 dagen per kalenderjaar in ons land, en niet meer dan 20 opeenvolgende kalenderdagen per vergadering.
- De buitenlandse werknemer die een opleiding volgt bij de Belgische zetel van een groep ondernemingen. Die opleiding maakt deel uit van een opleidingsovereenkomst tussen de zetels van die groep. De opleiding, en dus ook zijn verblijf, duurt niet langer dan drie maanden. (met mét Limosa-aangifte).
Deze drie algemene voorbeelden zijn in principe niet van toepassing op vrijwilligers.
De volledige lijst van vrijstellingen vindt u hier.
Als de buitenlander niet tot één van die groepen behoort is er dus wél een toelating tot arbeid nodig. De werkgever kan die buitenlander dan enkel in dienst nemen als hij voldoet aan de voorwaarden die gelden voor het soort werk dat de buitenlander zal verrichten.
Als het onderzoek minder dan 90 dagen duurt, geldt een vrijstelling van arbeidskaart in Vlaanderen.
Onderzoekers met een gecombineerde vergunning voor onderzoekers uit een andere EU-lidstaat kunnen sinds 1 maart 2023 gebruik maken van hun recht op korte- of lange termijnmobiliteit, om een deel van het onderzoek bij een Vlaamse onderzoeksinstelling uit te voeren.
Reeds aanwezige onderzoekers
Onderzoekers die hier al aanwezig zijn en die op basis van de oude vrijstelling een geldig verblijfsrecht van meer dan 90 dagen hebben, moeten pas bij afloop van hun verblijf een gecombineerde vergunning aanvragen.
Sinds 1 maart 2023 hebben buitenlandse onderzoekers met een gastovereenkomst een toelating tot arbeid nodig om in Vlaanderen te werken. De oude vrijstelling is niet meer van toepassing, wanneer het onderzoek meer dan 90 dagen duurt. De erkende onderzoeksinstelling vraagt een gecombineerde vergunning aan voor de onderzoeker, op basis van de gastovereenkomst. De beslissing wordt genomen binnen een termijn van 60 dagen vanaf de dag dat de aanvraag door het Vlaamse gewest ontvankelijk werd verklaard.
Wie wordt als onderzoeker met gastovereenkomst beschouwd?
Onderwijsactiviteiten
De toelating tot arbeid verleent de onderzoeker met gastovereenkomst de mogelijkheid om naast de onderzoeksactiviteiten ook onderwijsactiviteiten uit te voeren in universiteiten en hogescholen. Daarvoor is geen aparte toelating tot arbeid nodig.
Voorwaarden toelating arbeid onderzoekers
- De onderzoeksinstelling moet erkend zijn door BELSPO(opent in nieuw venster) (= Belgian Science Policy)
- De erkende onderzoeksinstelling moet in het Vlaams Gewest gelegen zijn
- De erkende onderzoeksinstelling sluit een gastovereenkomst af met de buitenlandse onderzoeker
- Minimum verloning bedraagt het Gewaarborgd Gemiddeld Minimum Maandinkomen(opent in nieuw venster) - sinds 1 februari 2025 bedraagt dat € 2.111,89.
- De duurtijd van de toelating is gelijk aan de duurtijd van het onderzoek.
Andere vormen van onderzoek
Naast het onderzoek op basis van de gastovereenkomst, uitgevoerd binnen een erkend wetenschappelijke instelling, zijn andere vormen van onderzoek mogelijk.
Voor onderzoek van korte duur (minder dan 90 dagen) is geen arbeidskaart nodig - (vrijstelling art. 16, §3, 1° gedetacheerd: vorsers en de leden van een wetenschappelijk team die in het buitenland verblijven en door een universiteit of een wetenschappelijke instelling, gevestigd in het buitenland, worden tewerkgesteld, die in België aan een wetenschappelijk programma in een onthaaluniversiteit of een wetenschappelijke instelling deelnemen of 2° lokale tewerkstelling: onderzoekers of internationaal docenten die voor een periode van maximaal negentig dagen binnen elke periode van honderdtachtig dagen verbonden zijn aan een Belgische erkende onderzoeksinstelling).
Voor onderzoek van lange duur (meer dan 90 dagen) kan een gecombineerde vergunning als hoogopgeleide aangevraagd worden.
Onderzoekers met een gastovereenkomst - kortetermijnmobiliteit
Korte termijnmobiliteit betekent dat de onderzoeker met een vergunning als onderzoeker in een andere EU-lidstaat een deel van zijn onderzoek in België uitvoert gedurende een periode van maximaal 180 dagen binnen de 360 dagen. Het onderzoek wordt verricht in een erkende wetenschappelijke instelling gevestigd in België. De onderzoeker die van dit recht (= korte termijnmobiliteit) gebruik maakt, is vrijgesteld van een arbeidskaart/gecombineerde vergunning.
De werknemer moet zich binnen de drie werkdagen na binnenkomst aanmelden bij de gemeente en krijgt een bijlage 62 afgeleverd, met een duurtijd van maximaal 180 dagen (art. 105/81 Verblijfswet) mits hij volgende documenten voorlegt:
zijn verblijfsvergunning, afgeleverd door de eerste lidstaat, die minstens geldig is voor de duur van het geplande verblijf;
Een geldig paspoort dat minstens geldig is voor de duur van het geplande verblijf;
De gastovereenkomst afgesloten door de onderzoeker met een erkende onderzoeksinstelling in België (of een ander document waaruit de duur van het verblijf blijkt).
Onderzoekers met een gastovereenkomst - langetermijnmobiliteit
Lange termijnmobiliteit betekent dat de onderzoeker (of internationaal docent) met een vergunning als onderzoeker in een andere EU-lidstaat een deel van zijn onderzoek in België uitvoert gedurende een periode van meer dan 180 dagen. De Vlaamse erkende onderzoeksinstelling vraagt een gecombineerde vergunning aan.
Procedure toelating tot arbeid - Bepaalde duur, meer dan 90 dagen
De werkgever vraagt een gecombineerde vergunning van bepaalde duur (single permit) aan en verzamelt de vereiste documenten voor zijn aanvraag. De documenten hoeven geen originelen te zijn, een kopie volstaat.
- Stap 1
- Identiteitsbewijs werknemer
- Werknemer is niet in België op moment van aanvraag:
- persoonsgegevens op internationaal paspoort.
- Werknemer is in België op moment van aanvraag:
- persoonsgegevens op internationaal paspoort
- en Belgische verblijfsvergunning.
- Werknemer is niet in België op moment van aanvraag:
- Bewijs(opent in nieuw venster) dat gevraagde administratieve kosten (retributiekosten) betaald zijn
- Uittreksel uit het strafregister(opent in nieuw venster), als de aanvrager ouder is dan 18 jaar. Gelegaliseerd(opent in nieuw venster) en vertaald (Nederlands, Frans of Engels)
- Het standaard medisch attest(opent in nieuw venster) waaruit blijkt dat werknemer niet aan een ziekte lijdt die bedreigend is voor de volksgezondheid, zoals bedoeld in de bijlage bij de wet van 15 december 1980
- Bewijs dat de werknemer een ziektekostenverzekering(opent in nieuw venster) heeft of een engagementsverklaring(PDF bestand opent in nieuw venster)
Deze documenten mogen slechts 6 maanden oud zijn op het moment van het indienen van uw aanvraag.
- Identiteitsbewijs werknemer
- Stap 2
Een door beide partijen gedagtekende en ondertekende gastovereenkomst.
De gastinstelling dient het door de Vlaamse overheid voorziene model gastovereenkomst te hanteren. Daarvoor kan de gastinstelling gebruik maken van het invulblad (PDF-versie(PDF bestand opent in nieuw venster) of Word-versie(Word bestand opent in nieuw venster)).
- Stap 3
Werkt de werknemer via detachering?
Voeg dan ook toe:
- één van de volgende documenten:
- verklaring dat de socialezekerheidswetgeving(opent in nieuw venster) van het land van de werknemer blijft gelden tijdens het werk in België
- als daarover geen internationale overeenkomst(opent in nieuw venster) bestaat: een verklaring van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) dat de werknemer niet onderworpen is aan het Belgische stelsel voor werknemers, omdat de voorwaarden daarvoor niet zijn vervuld.
- een door u (werkgever) ondertekend attest met:
- de duur van de detachering
- de werk- en loonvoorwaarden tijdens de detachering
voor de arbeidsovereenkomst bij een buitenlandse werkgever: de vertaalde versie daarvan in het Nederlands, Frans, Duits of Engels.
- één van de volgende documenten:
- Stap 4
Bewijs van één van de volgende twee elementen:
doctorsgraad van werknemer
dat de werknemer uitzonderlijke wetenschappelijke kwaliteiten heeft die de gastuniversiteit bevestigt.
Bewijs dat werknemer een tegemoetkoming voor wetenschappelijk onderzoek krijgt – met vermelding van het bedrag van de tegemoetkoming.
Bewijs dat werknemer fundamenteel wetenschappelijk onderzoek uitvoert in de gastuniversiteit – met vermelding van de duur van het onderzoek.
- Stap 5
De werkgever start de procedure op, verzamelt de vereiste documenten en vraagt de gecombineerde vergunning aan via de online toepassing uniek loket -Working in Belgium(opent in nieuw venster).
Dien alleen een volledige aanvraag in. Het is niet mogelijk achteraf documenten te mailen om ze toe te voegen aan een al ingediend dossier.- Als het dossier in behandeling genomen is, maar u wilt de aanvraag annuleren/stopzetten, dan kan dat via de knop ‘stopzetten’. De dienst Economische Migratie zal dan de vraag tot annulatie/stopzetting verwerken.
- Als de arbeidsovereenkomst met de werknemer vroegtijdig is beëindigd, moet u in het dossier van de werknemer op de knop ‘vroegtijdig stopzetten’ drukken.
Nadat u de volledige aanvraag hebt ingediend via het uniek loket(opent in nieuw venster), wordt die automatisch digitaal doorgestuurd naar de bevoegde regio. De bevoegde regio’s, naast Vlaanderen, zijn:
Brussels Hoofdstedelijk Gewest
Brussel Economie en Werkgelegenheid
Directie Economische Migratie
Sint-Lazarusplein 2
1035 Brussel
02 204 13 99 (van 9 tot 12)
Website bevoegde dienst Brussel(opent in nieuw venster)Waals Gewest
Direction générale de l’Economie, de l’Emploi et de la Recherche
Direction de l’Emploi et des Permis de travail
Place de la Wallonie 1
5100 Jambes
081 33 43 62
permisdetravail@spw.wallonie.be
Website bevoegde dienst Wallonië(opent in nieuw venster)Duitstalige Gemeenschap
Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft
Abteilung Beschäftigung, Gesundheit und Soziales,
Gospertstrasse, 1
4700 Eupen
087 59 64 86
Website bevoegde dienst Duitstalige Gemeenschap(opent in nieuw venster) - Stap 6
De bevoegde regio onderzoekt uw dossier voor het luik “tewerkstelling”.
Nadat u de volledige aanvraag hebt ingediend, kunt u in het uniek loket(opent in nieuw venster) de status van uw aanvraag opvolgen. Per statuswijziging van uw dossier ontvangt u een melding en een digitale brief via uw eBox(opent in nieuw venster).
Deze statussen zijn mogelijk:
- het dossier is ingediend
- bijkomende info gevraagd door regio
- ontvankelijkheid
- onontvankelijkheid
- positieve beslissing werk of negatieve beslissing werk
Na een ‘positieve beslissing werk’ gaat het dossier automatisch door naar de Dienst Vreemdelingenzaken van de federale overheid, zij onderzoeken uw aanvraag voor het luik “verblijf”. Volgende fases zijn mogelijk:
- in behandeling bij de Dienst Vreemdelingenzaken
- Bijkomende info gevraagd door de Dienst Vreemdelingenzaken
- positieve beslissing verblijf (bijlage 46/47) of negatieve beslissing verblijf (bijlage 48).
Bij een positieve beslissing over zowel werken als verblijf (gecombineerde vergunning) zal de Dienst Vreemdelingenzaken deze beslissing meedelen aan de werknemer, de werkgever en het gemeentebestuur of de Belgische diplomatieke en consulaire post die vermeld is in de aanvraag.
Als de werknemer in België is, zal de Dienst Vreemdelingenzaken een elektronische gecombineerde vergunning afleveren via de gemeente. Die vergunning bevat dus zowel de toelating tot werk als de toelating tot verblijf.
Als de werknemer zich in het buitenland bevindt, moet de werknemer, die in zijn aanvraag voor een toelating tot arbeid een buitenlands adres heeft opgegeven, visum D (nationaal visum lang verblijf) aanvragen bij de Belgische diplomatieke of consulaire post die bevoegd is voor de plaats waar hij verblijft.
Die post geeft het visum af, na voorlegging van een geldig paspoort en de beslissing tot toekenning van een gecombineerde vergunning (bijlage 46 of 47), op voorwaarde dat de door de werknemer voorgelegde beslissing volledig overeenstemt met de beslissing die door de Dienst Vreemdelingenzaken aan de post werd meegedeeld.De nationale vermelding B34 die op het visum D wordt aangebracht betekent dat de werknemer een gecombineerde vergunning ontvangen heeft. De vermelding B29 betekent dat de werknemer een hooggekwalificeerde werknemer is (Europese blauwe kaart).
Als de werknemer is aangekomen in België
Dan moet de werknemer binnen 8 werkdagen zich inschrijven in het vreemdelingenregister(opent in nieuw venster) van de plaats waar hij verblijft en de afgifte van een gecombineerde vergunning aanvragen.
Hernieuwing van uw toelating tot arbeid
Wilt u de gecombineerde vergunning hernieuwen? Dien uw aanvraagdossier dan minstens 2 maanden en maximaal 4 maanden voor de vervaldatum in via het uniek loket -Working in Belgium. .
Neem de onderstaande documenten op in uw dossier. De documenten hoeven geen originelen te zijn. Een kopie volstaat.
- Internationaal paspoort
- Belgische verblijfsvergunning van de werknemer
- Bewijs dat de werknemer een ziektekostenverzekering(opent in nieuw venster) heeft
- Een door beide partijen gedagtekende en ondertekende gastovereenkomst.
De gastinstelling dient het door de Vlaamse overheid voorziene model gastovereenkomst te hanteren. Daarvoor kan de gastinstelling gebruik maken van het invulblad (PDF-versie(PDF bestand opent in nieuw venster) of Word-versie(Word bestand opent in nieuw venster)). - Loonfiches of loonafrekeningen uit de periode waarvoor de arbeidstoelating verstrijkt of als de werknemer een volledig kalenderjaar heeft gewerkt
- Als de werknemer als gedetacheerde werkt: bewijs van inschrijving in het Limosakadaster
- Als een werknemer van werkgever verandert en er is nog een geldige gecombineerde vergunning van de vorige werkgever, dan moet er een opzegbrief worden toegevoegd waarin de opzegtermijn wordt vermeld
Werkt werknemer via detachering?
- één van de volgende documenten:
- verklaring dat de sociale-zekerheidswetgeving van het land van de werknemer blijft gelden tijdens het werk in België
- als daarover geen internationale overeenkomst bestaat: verklaring van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) dat de werknemer niet onderworpen is aan het Belgische stelsel voor werknemers, omdat de voorwaarden daarvoor niet zijn vervuld.
- door u (de werkgever) ondertekend attest met:
- duur van de detachering
- werk- en loonvoorwaarden tijdens de detachering.
Mag de buitenlandse werknemer ook een flexi-job uitvoeren?
Alleen de buitenlandse werknemer die in het bezit is van een gecombineerde vergunning, kan onder bepaalde voorwaarden een flexi-job uitvoeren bovenop zijn werk in loondienst. Uiteraard gelden ook voor de werknemer de algemene federale richtlijnen voor flexijobs(opent in nieuw venster).
Als de werknemer gedurende 9 maanden minstens 4/5 gewerkt heeft voor één of meer andere werkgevers dan de flexi-jobwerkgever, mag hij een met flexi-job starten zonder dat hij daarvoor een aanvraag hoeft in te dienen bij de dienst Economische Migratie.