Wie doet wat (in het kort)
Een aanvraag voor Vlaams opleidingsverlof (VOV) verloopt in verschillende fases en vereist een wisselwerking tussen vier partijen: de werknemer, de opleidingsverstrekker, de werkgever en de Vlaamse overheid. Een beknopt overzicht van wie wat in orde moet brengen.
Vlaams opleidingsverlof aanvragen in tien stappen
- Stap 1
Werknemer
De werknemer gaat na of hij voldoet aan de voorwaarden voor het opleidingsverlof. Hij kijkt in de opleidingsdatabank Vlaamse opleidingsincentives na of de opleiding die hij wil volgen recht geeft op Vlaams opleidingsverlof.
- Stap 2
Werknemer
De werknemer meldt aan de opleidingsverstrekker dat hij gebruik wil maken van Vlaams opleidingsverlof.
- Stap 3
Opleidingsverstrekker
De opleidingsverstrekker bezorgt het inschrijvingsattest binnen de 8 dagen na inschrijving aan de cursist. Op dat attest (eventueel met bijlagen) staan minstens de gegevens vermeld die werden vastgelegd bij ministerieel besluit van 8 juli 2019.
- Stap 4
Werknemer
De werknemer vraagt het opleidingsverlof aan bij de werkgever en bezorgt het inschrijvingsattest.
De aanvraagtermijn hangt af van het type opleiding:
voor opleidingen die een volledig schooljaar of academiejaar lopen: uiterlijk op 31 oktober van het betrokken schooljaar;
voor alle andere opleidingen: uiterlijk 15 dagen na de inschrijving.
Verandert de werknemer tijdens de opleiding van werkgever? Dan moet de werknemer het Vlaams opleidingsverlof opnieuw aanvragen bij de nieuwe werkgever, uiterlijk 15 dagen na de indiensttreding.
De werkgever kan het Vlaams opleidingsverlof enkel weigeren:
- wanneer de werknemer de aanvraag minder dan twee weken vóór de uiterste datum voor de terugbetalingsaanvraag indient;
- of wanneer het gaat om een schooljaargebonden opleiding die na 31 oktober wordt aangevraagd en de werkgever een collectieve planning toepast.
- Stap 5
Werknemer en werkgever
Werknemer en werkgever berekenen het aantal uren en plannen samen het opleidingsverlof in. Ze houden rekening met de collectieve planning. Met de simulator Vlaams opleidingsverlof kunnen de onderstaande elementen nagegaan worden.
- Hoeveel uren Vlaams opleidingsverlof kan de werknemer maximaal opnemen in het huidige of volgende schooljaar?
- Hoeveel uren kan de werknemer maximaal opnemen voor een bepaalde opleiding?
- Stap 6
Werkgever
De werkgever dient de terugbetalingsaanvraag voor het opleidingsverlof in uiterlijk 3 maanden na de startdatum van de opleiding.
Als de werknemer in de loop van de opleiding meer of minder uren/studiepunten opneemt dan oorspronkelijk voorzien was, kan dat niet meer aangepast worden in de aanvraag. Er moet geen nieuwe aanvraag ingediend worden: het aantal uren dat de werknemer aanwezig was in de les of het aantal studiepunten dat hij heeft afgelegd, geeft recht op VOV. De werknemer moet de werkgever op de hoogte brengen van wijzigingen in het aantal uren of studiepunten, bijvoorbeeld door een nieuw inschrijvingsattest te bezorgen.
- Stap 7
Werknemer
De werknemer moet zijn verplichtingen nakomen zodat hij gebruik kan maken van Vlaams opleidingsverlof.
De werknemer volgt de opleiding nauwgezet.
Wanneer voor de opleiding een eindbeoordeling voorzien is, moet de werknemer deelnemen aan alle eindbeoordelingen waarvoor hij ingeschreven is. Indien de werknemer niet deelneemt aan een verplichte eindbeoordeling, kan er geen recht op Vlaams opleidingsverlof ontstaan voor die opleiding.
De werknemer die gewettigd afwezig is, moet zelf (een kopie van) het afwezigheidsattest bijhouden gedurende drie jaar. Mogelijk vraagt het departement WEWIS dat op als er meer VOV-uren zijn opgenomen dan waarop de werknemer recht had.
- Stap 8
Werkgever
De werkgever of het sociaal secretariaat registreert per kwartaal het aantal VOV-uren in de multifunctionele aangifte (DmfA) bij de code 5 én de bijhorende inlichtingenzone.
- Stap 9
Opleidingsverstrekker
De opleidingsverstrekker doet de nodige administratie.
- Hij laadt de digitale attesten van de cursist op in het WSE-loket of het daarvoor voorziene alternatief (bv. DHO2 voor hoger onderwijs). Ook vroegtijdige stopzetting moet via die weg worden doorgegeven.
- Hij houdt een aanwezigheidslijst bij voor opleidingen met verplichte aanwezigheid.
- Hij levert een certificaat af aan de cursisten.
- Stap 10
Vlaamse overheid
Het departement WEWIS behandelt het dossier.
Daarbij worden de gegevens van de werkgever (DmfA) vergeleken met de gegevens van de opleidingsverstrekker (aanwezigheden, studiepunten en/of deelname aan eindbeoordelingen).
Per goedgekeurd uur Vlaams opleidingsverlof ontvangt de werkgever een forfaitaire terugbetaling.
Voor schooljaar 2026-2027 bedraagt die terugbetaling 24,50 euro per goedgekeurd uur Vlaams opleidingsverlof.
Lees meer over de betalingen.