Ik kreeg een e-mail met de beslissing over mijn terugbetalingsaanvraag VOV. Wat nu?

Als u een goedkeuring kreeg voor uw terugbetalingsaanvraag VOV, wil dat zeggen dat de aanvraag officieel voldoet aan de voorwaarden voor een terugbetaling van de loonkost van het Vlaams opleidingsverlof.

Om effectief een terugbetaling van de loonkost van het VOV te ontvangen, moet de input van zowel de werkgever als die van de opleidingsverstrekker correct en volledig zijn:

• de terugbetalingsaanvraag die de werkgever/mandataris indiende moet goedgekeurd zijn
• de werkgever/mandataris moet het aantal opgenomen VOV-uren van de werknemer registreren in de DmfA-aangifte bij code 5 én het daarbij horende infoveld bij tewerkstelling.
• de opleidingsverstrekker moet de nauwgezetheid (aanwezigheden en/of deelname aan de eindbeoordeling) van de cursist tijdens de opleiding attesteren en via het WSE-loket doorgeven.

VOV uren aangeven in de DmfA

Als werkgever vult u in de DmfA-aangifte het aantal opgenomen VOV-uren in bij code 5 én in het bijhorende infoveld bij tewerkstelling. Beide moeten ingevuld zijn om een terugbetaling VOV te kunnen krijgen.

Attestering van nauwgezetheid door opleidingsverstrekker

Het concreet aantal uren VOV waarop de werknemer recht heeft, is afhankelijk van het type opleiding dat de werknemer volgt en de nauwgezetheid waarmee hij de opleiding volgt. De opleidingsverstrekker moet de aanwezigheden en/of deelname aan de eindbeoordeling rechtstreeks doorgeven aan het de Vlaamse overheid.

Loon terugvorderen

Als blijkt dat de werknemer onterecht VOV opnam (bv. hij nam niet deel aan een verplichte eindbeoordeling), dan krijgt de werkgever geen terugbetaling.
De werkgever kan het VOV omzetten naar jaarlijks verlof/onbetaald verlof, de uren nog extra laten presteren of het loon van de onterecht opgenomen VOV-uren terugvorderen bij de werknemer (cfr. artikel 119 van de herstelwet houdende sociale bepalingen van 22 januari 1985).

Als uw terugbetalingsaanvraag geweigerd is, krijgt u als werkgever/mandataris een e-mail met de reden(en) van weigering en de eventuele acties die u kunt ondernemen.

Als u overtuigd bent dat uw aanvraag onterecht geweigerd werd, kunt u hiervoor tot uiterlijk 1 maand na de weigering bewijzen opladen in uw dossier in het WSE-loket(opent in nieuw venster). Als u een document oplaadt, wordt uw dossier herzien door een dossierbehandelaar van het team VOV en krijgt u een nieuwe beslissing per e-mail. Voor meer info, neem contact op via vlaamsopleidingsverlof@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

Bent u niet tevreden over de dienstverlening of gaat u niet akkoord met de eindbeslissing (2e beoordeling na het opladen van extra documenten), dan kunt u een klacht indienen via het klachtenformulier. Binnen de 45 dagen wordt uw aanvraag opnieuw beoordeeld door een tweede deskundige.

Deze beslissing kan betwist worden bij de bevoegde arbeidsrechtbank.

Als het dossier in het WSE-loket in de fase ‘ingediend’ staat, dan is er nog geen beslissing genomen voor dat dossier.

Nog geen gegevens over de tewerkstelling

Een goedkeuring kan ten vroegste verstuurd worden van zodra het officiële tewerkstellingspercentage (uit DmfA) beschikbaar is in het dossier. Dat is vanaf 1 september voor de aanvragen waarbij de werknemer in maart, voorafgaand aan het schooljaar, minstens 50 % werkte. Als er in maart minder dan 50% tewerkstelling is, dan kijken we naar de maand waarin de eerste opleiding start. Voor een opleiding die in september start, is dat ten vroegste op 15 januari van het lopende schooljaar.

Minder dan 32 uur opleiding

Als de werknemer voor één of meer dossiers samen, niet aan minstens 32 uur opleiding komt, dan kan de aanvraag (nog) niet goedgekeurd worden en blijft deze op ‘ingediend’ staat tot er bijkomende aanvragen binnen komen die samengeteld kunnen worden tot 32 uur. Dan zal een goedkeuring verstuurd worden voor de verschillende dossiers.

U kunt de status van uw aanvragen u opvolgen in het WSE-loket(opent in nieuw venster).

Bekijk hier de statussen en wat ze betekenen.

Alleen gegevens die geen invloed hebben op de beslissing van uw aanvraag, kunnen na het indienen nog aangepast worden.

Gegevens die u niet kan aanpassen

De werknemer (RRN), onderneming (KBO) of opleiding (ODB-nummer, uren en studiepunten) kunnen niet meer gewijzigd worden, zodra de aanvraag is ingediend.

Maakte u een fout bij het indienen van de aanvraag?

1. Annuleer de aanvraag (indien de aanvraag in status ‘In onderzoek’ staat) OF laat deze annuleren door de dienst VOV via vlaamsopleidingsverlof@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) (indien de aanvraag in status ‘Goedgekeurd’ staat)

2. Dien een nieuwe correcte aanvraag in.

Gegevens die u wel kan aanpassen

Contactgegevens
De automatische e-mails vanuit het WSE-loket worden verstuurd naar het e-mailadres, ingegeven in de terugbetalingsaanvraag. Dat kan per dossier verschillen.
U kunt de contactgegevens van de werkgever, mandataris of werknemer per dossier aanpassen:

• Open het WSE-loket(opent in nieuw venster)
• Open het gewenste dossier
• Scroll naar ‘Contactinfo werkgever/mandataris/werknemer’ en druk rechts op het scherm op ‘Gegevens wijzigen’
• Corrigeer de gegevens.

Bankrekeningnummer
U kan het bankrekeningnummer van uw onderneming voor alle dossiers in één keer wijzigen :

• Open het WSE-loket(opent in nieuw venster)
• Open een dossier
• Scroll naar ‘Betaalgegevens’ en druk rechts op het scherm op ‘Gegevens wijzigen’
• Vul het gewenste bankrekeningnummer in. Het volstaat dat u dit in één dossier aanpast.

Als u het bankrekeningnummer in één dossier aanpast, dan worden alle stortingen vanaf dat moment op dat rekeningnummer gestort. Het aangepaste rekeningnummer is niet zichtbaar in de andere dossiers.

De betalingen voor één onderneming (vestigingen inbegrepen) gebeuren dus steeds op één bankrekeningnummer.