WERKNEMER: Aanvraagprocedure VOV

VOV is het recht van de werknemer om afwezig te zijn op het werk met behoud van loon, in functie van een opleiding.
Volg de gewenste aanvraagprocedure om VOV aan te vragen bij uw werkgever:

    1. Controleer of u voldoet aan de voorwaarden VOV. Vergeet de ‘beperkende voorwaarden opleidingsniveau’ voor VOV niet na te kijken bij uw opleiding in de opleidingsdatabank.
    2. Breng uw opleidingsverstrekker op de hoogte dat u VOV wil opnemen.
    3. Vraag tijdig VOV aan bij uw werkgever door hem het inschrijvingsattest te overhandigen:
    • opleidingen die per schooljaar georganiseerd worden: ten laatste op 31 oktober
    • alle andere opleidingen of bij latere inschrijving: ten laatste 15 dagen na inschrijving
    • bij verandering van werkgever: ten laatste 15 dagen na indiensttreding

      Kan uw werkgever het VOV weigeren?
      Enkel in één van onderstaande gevallen wegens laattijdigheid:
      - Als u later dan 2 weken voor 3 maanden na de start van de opleiding VOV aanvraagt bij uw werkgever. Uw werkgever moet immers ten laatste 3 maanden na de start van de opleiding een terugbetalingsaanvraag indienen in het WSE-loket. Vraagt u het VOV later dan 2 weken voor deze deadline van de werkgever aan, dan kan uw werkgever deze aanvraag weigeren.
      - Als uw organisatie met een collectieve planning werkt EN u voor een gans schooljaar bent ingeschreven in een schooljaargebonden opleiding, kan uw werkgever het VOV weigeren als u het VOV aanvraagt na de deadline van 31 oktober.
    1. Plan het VOV in samen met uw werkgever:​​​​​​
    • Bereken hoeveel uren VOV u maximum mag opnemen.
    • VOV mag ingepland worden vanaf 1 dag voor de start- tot en met twee dagen na de einddatum die vermeld staat op het inschrijvingsattest. Wie bij een werkgever hoogstens 50% tewerkgesteld is met een vast uurrooster mag enkel VOV opnemen als zijn werkdag overlapt met de lestijd en eventuele examens en/of stage.
    • VOV moet ingepland worden in overleg tussen werkgever en werknemer volgens de regels van de planning.
    1. Kom uw plichten na

    Doet u dat niet, dan heeft dat mogelijk gevolgen voor uw recht op VOV en/of de terugbetaling voor uw werkgever.

    • Voor een creditcontract geldt de standaard aanvraagprocedure met daarbij de volgende aandachtspunten:

      • Ook voor creditcontracten gelden de ‘beperkende voorwaarden opleidingsniveau’ voor VOV. U kijkt daarvoor in de opleidingsdatabank niet bij de ‘Creditcontracten hoger onderwijs’, maar bij de opleiding(en) waartoe uw creditcontract behoort.
        Vraag aan uw opleidingsverstrekker tot welke opleiding(en) uw creditcontract behoort en kijk in de opleidingsdatabank(opent in nieuw venster) of er bij die opleiding(en) beperkende voorwaarden voor VOV staan. Het zijn de beperkende voorwaarden van die opleiding(en) die van toepassing zijn.

      • Vraag VOV aan bij uw werkgever door hem uw inschrijvingsattest te bezorgen met daarbij een uittreksel uit de Leer- ervaringsbewijzendatabank(opent in nieuw venster) (LED). Graag een print screen van het overzicht van uw getuigschriften/diploma’s/certificaten).

      • Uw werkgever kan een terugbetalingsaanvraag VOV indienen in het WSE-loket. Hij geeft hierbij het registratienummer voor creditcontracten in (ODB-P0004) en voegt zowel uw inschrijvingsattest als uw uittreksel uit de LED toe.

      1. Controleer of u voldoet aan de voorwaarden VOV.
      2. Lees bij de standaard aanvraagprocedure de richtlijnen na wat betreft het tijdig aanvragen van VOV en hou hier rekening mee!
      3. Mail uw attesten naar de dienst Vlaams opleidingsverlof:

        U kreeg van het loopbaancentrum een attest loopbaanbegeleiding(opent in nieuw venster) en van de opleidingsverstrekker een inschrijvingsattest. Mail beide attesten naar de dienst Vlaams opleidingsverlof (attesten.opleidingsverlof@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)) en vermeld bij welke werkgever u VOV aanvraagt (naam bedrijf, e-mailadres en KBO-nummer).

      4. De dienst VOV onderzoekt vervolgens uw dossier:
        - Het loopbaanattest mag maximum 6 jaar oud zijn.
        - U moet voor minstens 32 uren ingeschreven zijn in de opleiding.
        - De opleidingsverstrekker moet geregistreerd zijn als een gekwalificeerd dienstverlener en over een kwaliteitsregistratie WSE beschikken.

      5. Na onderzoek ontvangen u en uw werkgever een e-mail van de dienst Vlaams opleidingsverlof met de volgende informatie:
        - de beslissing of de opleiding een loopbaangerichte opleiding(opent in nieuw venster) is en of u hiervoor VOV mag opnemen
        - het maximum aantal uren VOV waar u recht op hebt
      6. Breng uw opleidingsverstrekker op de hoogte dat u VOV wil opnemen.
      7. Plan het VOV in samen met uw werkgever:
        • VOV mag ingepland worden vanaf 1 dag voor de start- tot en met twee dagen na de einddatum die vermeld staat op het inschrijvingsattest. Wie bij een werkgever hoogstens 50% tewerkgesteld is met een vast uurrooster mag enkel VOV opnemen als zijn werkdag overlapt met de lestijd en eventuele examens en/of stage.
        • VOV moet ingepland worden in overleg tussen werkgever en werknemer volgens de regels van de planning.
      8. Kom uw plichten na. Doet u dat niet, dan heeft dat mogelijk gevolgen voor uw recht op VOV en/of. de terugbetaling voor uw werkgever.
    Richtlijnen voor werknemers

    Lees de ‘Richtlijnen voor werknemers’ voor een antwoord op veel gestelde en minder courante vragen over VOV.

    WERKGEVER: Aanvraagprocedure terugbetaling VOV

    Als u een terugbetalingsaanvraag indient in het WSE-loket(opent in nieuw venster) EN de opgenomen VOV-uren registreert, dan kunt u als werkgever een forfaitair bedrag van 21,30 euro per goedgekeurd VOV-uur terugbetaald krijgen van de Vlaamse overheid.

      • Uw werknemer bezorgt u tijdig het inschrijvingsattest van de opleiding:
        • opleidingen die per schooljaar georganiseerd worden: ten laatste op 31 oktober
        • alle andere opleidingen: ten laatste 15 dagen na inschrijving
        • bij verandering van werkgever: 15 dagen na indiensttreding

      Kan ik als werkgever het VOV weigeren?
      Enkel in één van onderstaande gevallen wegens laattijdigheid:
      - Als uw werknemer bij u later dan 2 weken voor 3 maanden na de start van de opleiding VOV aanvraagt. U moet als werkgever immers ten laatste 3 maanden na de start van de opleiding een terugbetalingsaanvraag indienen in het WSE-loket. De werknemer moet zijn aanvraag VOV zo snel mogelijk indienen bij de werkgever. Als u later dan 2 weken voor uw deadline een aanvraag VOV ontvangt van de werknemer, kan u deze aanvraag weigeren.
      - Als uw organisatie met een collectieve planning werkt EN de werknemer voor een gans schooljaar is ingeschreven in een schooljaargebonden opleiding, kan de werkgever het VOV weigeren als de werknemer het VOV aanvraagt na de deadline van 31 oktober.

      • Ga na of de werknemer voldoet aan de voorwaarden voor VOV. Enkel als de werknemer aan alle voorwaarden voldoet, is er sprake van VOV.
      • Bereken hoeveel uren VOV de werknemer maximum mag opnemen.
      • De werknemer mag VOV opnemen vanaf 1 dag voor de start tot en met twee dagen na het einde van de opleiding. De start- einddatum van de opleiding (open definitie) staan vermeld op het inschrijvingsattest.
        Let op: Wie bij een werkgever hoogstens 50% tewerkgesteld is met een vast uurrooster mag enkel VOV opnemen als zijn werkdag overlapt met de lestijd en eventuele examens en/of stage.
      • VOV moet ingepland worden in overleg tussen werkgever en werknemer volgens de regels van de planning.

      U hoeft niet te wachten op een ‘goedkeuring’ van de Vlaamse overheid om VOV toe te kennen aan uw werknemer. Zowel uzelf als de werknemer kunnen zelf nagaan of de werknemer voldoet aan de voorwaarden. Is dat het geval, dan kunnen jullie in overleg het VOV inplannen. De aanvraag die u indient in het WSE-loket gaat dus over de terugbetaling van het VOV, niet over het toekennen van VOV.

      • Vroeg uw werknemer VOV bij u aan? Dan kunt u daarvoor een terugbetalingsaanvraag indienen bij de Vlaamse overheid. Lees de aanvraagprocedure voor werknemers na, zodat u zeker bent dat de werknemer correct VOV bij u aanvroeg. Als u een terugbetalingsaanvraag indient, hou dan het inschrijvingsattest bij de hand. Hierop staan de gegevens die u nodig hebt om de terugbetalingsaanvraag te vervolledigen.

        Wanneer indienen?

        • Ten vroegste 3 maanden voor de startdatum van de opleiding.
        • Ten laatste 3 maanden na de startdatum van de opleiding.
          Vanaf schooljaar 2022-2023 worden die 3 maanden strikt toegepast.

          Uitzondering schooljaar 2021-2022:
          Voor alle opleidingen die startten tussen 1 september 2021 en 31 augustus 2022, kunt u nog een aanvraag indienen t.e.m. 30 november 2022.

        Waar indienen?
        Dit kan enkel online in het WSE-loket(opent in nieuw venster):

        U dient de terugbetalingsaanvraag in op naam van uw onderneming (niet verdergaan als natuurlijk persoon).

        Hebt u nog niet de juiste rechten (DWSE organisatieverantwoordelijke met context ‘opleidingsverlof’)?

        Eens aangemeld in het WSE-loket, klikt u bovenaan op de tab ‘Start nieuwe aanvraag’ en vervolgens op ‘Vlaams opleidingsverlof’.

        Hoe indienen?

        U kunt een terugbetalingsaanvraag indienen:

        • Geef in de DmfA-aangifte bij code 5 én de daarbij horende inlichtingenzone het aantal opgenomen VOV-uren in. Zorg ervoor dat beide velden ingevuld zijn. Gebeurt dat niet, dan heeft de Vlaamse overheid onvoldoende gegevens om uw terugbetaling in orde te brengen.

        Richtlijnen voor werkgevers

        Bij ‘Documenten voor werkgevers’ vindt u onder meer de ‘Richtlijnen voor werkgevers’. Hierin vindt u een antwoord op veel gestelde en minder courante vragen over VOV.

        WERKGEVER: Dossier VOV opvolgen

        • Volg de planning van de betalingen per schooljaar op.

        • Nadat u een terugbetalingsaanvraag indient, ontvangt u een bevestigingsmail met het dossiernummer (VG-VOV-...).
          Raadpleeg uw ingediende dossiers in het WSE-loket(opent in nieuw venster):

          • Ga naar de tab ‘Mijn lopende dossiers’ en klik door naar ‘Ingediende aanvragen’;
          • Kies bij het veld ‘Maatregel’ voor ‘Vlaams opleidingsverlof’ en klik op de blauwe knop ‘Filteren’.
          • Nu verschijnt het kader ‘Zoeken binnen het Vlaams opleidingsverlof’. Klik daar op de blauwe knop ‘Naar het zoekscherm’.
          • U ziet nu een overzicht van al uw dossiers.

          Lees in de tabel wat de status van uw dossier betekent:

          StatusUitleg over de status
          IngediendOver dit dossier kan nog geen beslissing genomen worden. Mogelijke redenen:
          • Het tewerkstellingspercentage van september is te laag en het tewerkstellingspercentage van de maand waarin de opleiding start is nog niet beschikbaar in de officiële bron.
          • Het dossier voldoet niet aan de minimum vereiste van 32 uren inschrijving
          GeweigerdDit dossier heeft geen recht op VOV. Als u meent dat de weigering onterecht is, kunt u binnen de maand na beslissing een document met bewijs opladen in uw dossier in het WSE-loket. De aanvraag wordt dan door een dossierbehandelaar VOV onderzocht.
          GoedgekeurdDit dossier werd goedgekeurd. Een dossier met status ‘Goedgekeurd’ kan betaald worden van zodra er gevalideerde VOV-uren
          Deels uitbetaaldVoor dit dossier gebeurde er één of meer betalingen. Het dossier werd deels betaald of volledig betaald, maar correcties zijn in deze status nog mogelijk:
          de werkgever kan correcties doen in de DmfA-aangifte en de opleidingsverstrekker kan correcties doen in de aanwezigheidsattesten.
          Het dossier blijft in ‘Deels betaald’ staan tot aan de schooljaarafrekening(open definitie), ook bij een volledige betaling.
          UitgevoerdEr werd een schooljaarafrekening gemaakt. Dit dossier is volledig afgerond. Alle betalingen of eventuele vorderingen zijn gebeurd. Deze status is pas zichtbaar na de schooljaarafrekening
          OnontvankelijkDit dossier voldoet niet aan de indieningsvoorwaarden.
          StopgezetDit dossier werd stopgezet na goedkeuring. Als er een onterechte betaling gebeurde voor dit dossier, ontvangt de werkgever hiervoor een vordering.

          Hou er rekening mee dat een dossier pas ‘Goedgekeurd’ kan worden ten vroegste rond 20 januari van het lopende schooljaar, omdat het tewerkstellingspercentage van september uit DmfA dan pas beschikbaar is in onze applicatie. Deze gegevens zijn nodig om het persoonlijk maximum te kunnen berekenen. Een weigering kan sneller verstuurd worden als de aanvraag niet voldoet omwille van een andere reden dan de tewerkstelling van september .

          Zowel de werkgever, de mandataris (als van toepassing) als de werknemer (als de werkgever het mailadres ingeeft) krijgen een e-mail met de beslissing.

        • Volg de planning van de betalingen per schooljaar op.

          Elk kwartaal controleert de betaalapplicatie of er betaald kan worden door 3 zaken uit uw dossier naast elkaar te leggen:

          • het maximumrecht van de werknemer
          • de input van de werkgever (VOV-uren in code 5 en de inlichtingenzone in DmfA)
          • de input van de opleidingsverstrekker (digitale attestering van aanwezigheid in de les/deelname aan de eindbeoordeling).

          → Als er attestering is voor de ingegeven VOV-uren en het maximumrecht is nog niet opgebruikt, dan kan er betaald worden.

          • Na een betaling ontvangt u een e-mail.
          • U kan de details van de betaling raadplegen in het WSE-loket met behulp van de berekeningsnota’s en een dossieroverzicht:
            Klik bovenaan op de tab ‘Berekeningen’, en daarna op ‘Vlaams opleidingsverlof - Alle berekeningsnota’s voor de maatregel Vlaams opleidingsverlof’.

        VOV in 10 stappen

          1. De werknemer controleert of hij voldoet aan de voorwaarden voor VOV.
          2. De werknemer meldt aan de opleidingsverstrekker dat hij gebruik wil maken van VOV.
          3. De opleidingsverstrekker bezorgt het ‘Attest van inschrijving’ binnen de 8 dagen na inschrijving aan de cursist.
          4. De werknemer vraagt VOV aan bij zijn werkgever: Hij bezorgt hem het inschrijvingsattest van de opleiding.
            Of in het kader van het gemeenschappelijk initiatiefrecht: de werkgever informeert de werknemer dat er VOV zal aangevraagd worden voor deze opleiding.
          5. De werknemer/de werkgever berekent hoeveel uren VOV de werknemer mag opnemen. Ze plannen in gezamenlijk overleg het VOV in en houden hierbij rekening met de planning.
          6. De werkgever dient via het WSE-loket een terugbetalingsaanvraag VOV in bij de Vlaamse overheid.
          7. De werknemer komt zijn plichten na.
          8. De werkgever registreert per kwartaal het aantal opgenomen VOV-uren in de DmfA-aangifte bij code 5 én de bijhorende inlichtingenzone.
          9. De opleidingsverstrekker laadt digitale aanwezigheidsattesten op in het WSE-loket.
          10. Het departement Werk en Sociale Economie behandelt uw dossier. Elk kwartaal wordt het maximumrecht van de werknemer vergeleken met de input van de werkgever (aantal opgenomen uren die in DmfA werden ingegeven) en de input van de opleidingsverstrekker (aantal aanwezige uren / deelname aan de eindbeoordeling). Per goedgekeurd uur Vlaams opleidingsverlof ontvangt de werkgever een forfaitair bedrag van 21,30 euro.
            Lees meer over de betalingen.

        Veelgestelde vragen