Aanvraagprocedure VOV en terugbetaling

1. Controleer of u voldoet aan de voorwaarden VOV. Vergeet de ‘beperkende voorwaarden opleidingsniveau’ voor VOV niet na te kijken bij uw opleiding in de opleidingsdatabank.
2. Breng uw opleidingsverstrekker op de hoogte dat u VOV wil opnemen.
3. Vraag tijdig VOV aan bij uw werkgever door hem het inschrijvingsattest te overhandigen:

• Vraag steeds zo snel mogelijk VOV aan bij uw werkgever!
  • richtlijn voor opleidingen die per schooljaar georganiseerd worden: ten laatste op 31 oktober
  • richtlijn voor alle andere opleidingen of bij latere inschrijving: ten laatste 15 kalenderdagen na inschrijving
  • richtlijn bij verandering van werkgever: ten laatste 15 kalenderdagen na indiensttreding
• Hou rekening met de deadline van uw werkgever!
  Als u bij uw werkgever later dan 2 weken voor zijn deadline VOV aanvraagt, dan kan hij uw VOV weigeren.
  (deadline werkgever: hij moet binnen de 3 maanden na de start van uw opleiding (open definitie) een terugbetalingsaanvraag VOV indienen bij de Vlaamse overheid)

Kan uw werkgever het VOV weigeren?
Enkel in één van onderstaande gevallen wegens laattijdigheid:
- Als u bij uw werkgever later dan 2 weken voor zijn deadline VOV aanvraagt.
Uw werkgever moet immers ten laatste 3 maanden na de start van uw opleiding (open definitie) een terugbetalingsaanvraag indienen in het WSE-loket. Vraagt u het VOV later dan 2 weken voor deze deadline aan, dan kan uw werkgever uw aanvraag weigeren.
- Als uw organisatie met een collectieve planning werkt EN u voor een gans schooljaar bent ingeschreven in een schooljaargebonden opleiding, kan uw werkgever het VOV weigeren als u het VOV aanvraagt na de deadline van 31 oktober.

4. Plan het VOV in samen met uw werkgever:​​​​​​

• Bereken hoeveel uren VOV u maximum mag opnemen.
• VOV mag ingepland worden vanaf 1 dag voor de start- tot en met twee dagen na de einddatum die vermeld staat op het inschrijvingsattest. Wie bij een werkgever hoogstens 50% tewerkgesteld is met een vast uurrooster mag enkel VOV opnemen als zijn werkdag overlapt met de lestijd en eventuele examens en/of stage.
• VOV moet ingepland worden in overleg tussen werkgever en werknemer volgens de regels van de planning.

5. Kom uw plichten na

Doet u dat niet, dan heeft dat mogelijk gevolgen voor uw recht op VOV en/of de terugbetaling voor uw werkgever.

Voor een creditcontract geldt de standaard aanvraagprocedure met daarbij de volgende aandachtspunten:

• Ook voor creditcontracten gelden de ‘beperkende voorwaarden opleidingsniveau’ voor VOV. U kijkt daarvoor in de opleidingsdatabank niet bij de ‘Creditcontracten hoger onderwijs’, maar bij de inhoudelijke opleiding(en) waartoe uw creditcontract behoort.
  Vraag aan uw opleidingsverstrekker tot welke opleiding(en) uw creditcontract behoort en kijk in de opleidingsdatabank(opent in nieuw venster) of er bij die opleiding(en) beperkende voorwaarden voor VOV staan. Het zijn de beperkende voorwaarden van die opleiding(en) die van toepassing zijn.

• Vraag VOV aan bij uw werkgever door hem uw inschrijvingsattest te bezorgen met daarbij een uittreksel uit de Leer- ervaringsbewijzendatabank(opent in nieuw venster) (LED). Graag een print screen van het overzicht van uw getuigschriften/diploma’s/certificaten).

• Uw werkgever kan een terugbetalingsaanvraag VOV indienen in het WSE-loket. Hij geeft hierbij het registratienummer voor creditcontracten in (ODB-P0004) en voegt zowel uw inschrijvingsattest als uw uittreksel uit de LED toe. Alleen als deze 2 documenten aan uw dossier zijn toegevoegd, kan uw dossier behandeld worden.

1. Controleer of u voldoet aan de voorwaarden VOV.
2. Lees bij de standaard aanvraagprocedure de richtlijnen na wat betreft het tijdig aanvragen van VOV en hou hier rekening mee!
3. Bezorg het attest loopbaanbegeleiding(opent in nieuw venster) én het inschrijvingsattest van de opleidingsverstrekker aan uw werkgever zodat die de documenten bij de aanvraag kan voegen. Als u deze documenten liever niet aan uw werkgever geeft, mailt u zelf beide attesten naar de dienst Vlaams opleidingsverlof via attesten.opleidingsverlof@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) en vermeldt u bij welke werkgever u VOV aanvraagt (naam bedrijf, e-mailadres en KBO-nummer). Wij sturen uw werkgever dan een mail met de gegevens om de aanvraag voor Vlaams opleidingsverlof in te dienen.

4. De dienst VOV onderzoekt vervolgens uw dossier:
   - Het loopbaanattest mag maximum 6 jaar oud zijn.
   - U moet voor minstens 32 uren ingeschreven zijn in de opleiding.
   - De opleidingsverstrekker moet geregistreerd zijn als een gekwalificeerd dienstverlener en over een kwaliteitsregistratie WSE beschikken.

5. Na onderzoek ontvangen u en uw werkgever een e-mail van de dienst Vlaams opleidingsverlof met de volgende informatie:
   - de beslissing of de opleiding een loopbaangerichte opleiding(opent in nieuw venster) is en of u hiervoor VOV mag opnemen
   - het maximum aantal uren VOV waar u recht op hebt
6. Breng uw opleidingsverstrekker op de hoogte dat u VOV wil opnemen.
7. Plan het VOV in samen met uw werkgever:
   • VOV mag ingepland worden vanaf 1 dag voor de start- tot en met twee dagen na de einddatum die vermeld staat op het inschrijvingsattest. Wie bij een werkgever hoogstens 50% tewerkgesteld is met een vast uurrooster mag enkel VOV opnemen als zijn werkdag overlapt met de lestijd en eventuele examens en/of stage.
   • VOV moet ingepland worden in overleg tussen werkgever en werknemer volgens de regels van de planning.
8. Kom uw plichten na. Doet u dat niet, dan heeft dat mogelijk gevolgen voor uw recht op VOV en/of. de terugbetaling voor uw werkgever.

Vroeg uw werknemer VOV bij u aan? Dan kunt u daarvoor een terugbetalingsaanvraag indienen bij de Vlaamse overheid. Lees de aanvraagprocedure voor werknemers na, zodat u zeker bent dat de werknemer correct VOV bij u aanvroeg. Als u een terugbetalingsaanvraag indient, hou dan het inschrijvingsattest bij de hand. Hierop staan de gegevens die u nodig hebt om de terugbetalingsaanvraag te vervolledigen.

• Uw werknemer bezorgde u tijdig het inschrijvingsattest van de opleiding:
  • opleidingen die per schooljaar georganiseerd worden: ten laatste op 31 oktober
  • alle andere opleidingen: ten laatste 15 dagen na inschrijving
  • bij verandering van werkgever: 15 dagen na indiensttreding

Kan ik als werkgever het VOV weigeren?
Enkel in één van onderstaande gevallen wegens laattijdigheid:
- Als uw werknemer later dan 2 weken voor uw deadline bij u VOV aanvraagt.
U moet als werkgever immers ten laatste 3 maanden na de start van de opleiding (open definitie) een terugbetalingsaanvraag indienen in het WSE-loket. De werknemer moet zijn aanvraag VOV zo snel mogelijk indienen bij de werkgever. Vraagt hij het VOV later dan 2 weken voor uw deadline aan, dan kan u deze aanvraag weigeren.
- Als uw organisatie met een collectieve planning werkt EN de werknemer voor een gans schooljaar is ingeschreven in een schooljaargebonden opleiding, kan de werkgever het VOV weigeren als de werknemer het VOV aanvraagt na de deadline van 31 oktober.

• Ga na of de werknemer voldoet aan de voorwaarden voor VOV. Enkel als de werknemer aan alle voorwaarden voldoet, is er sprake van VOV.
• Bereken hoeveel uren VOV de werknemer maximum mag opnemen.
• De werknemer mag VOV opnemen vanaf 1 dag voor de start tot en met twee dagen na het einde van de opleiding. De start- einddatum van de opleiding (open definitie) staan vermeld op het inschrijvingsattest.
  Let op: Wie bij een werkgever hoogstens 50% tewerkgesteld is met een vast uurrooster mag enkel VOV opnemen als zijn werkdag overlapt met de lestijd en eventuele examens en/of stage.
• VOV moet ingepland worden in overleg tussen werkgever en werknemer volgens de regels van de planning.

U hoeft niet te wachten op een ‘goedkeuring’ van de Vlaamse overheid om VOV toe te kennen aan uw werknemer. Zowel uzelf als de werknemer kunnen zelf nagaan of de werknemer voldoet aan de voorwaarden. Is dat het geval, dan kunnen jullie in overleg het VOV inplannen. De aanvraag die u indient in het WSE-loket gaat dus over de terugbetaling van het VOV, niet over het toekennen van VOV.

Wanneer indienen?

Binnen een termijn van 3 maanden vóór en 3 maanden na de start van de opleiding (open definitie) .
Deze deadline wordt strikt toegepast.

Voorbeeld:
Als de opleiding startte op 26 september 2022, dan kunt u een terugbetalingsaanvraag indienen t.e.m. 25 december 2022. Dient u ze later in, dan wordt ze geweigerd wegens laattijdigheid.

• In geval van nieuwe werknemers moet u binnen de termijn van 3 maanden na indiensttreding een terugbetalingsaanvraag indienen. U geeft als startdatum de start van de opleiding (open definitie) in zoals deze vermeld staat op het inschrijvingsattest. Ontvangt u dan een weigeringsmail wegens laattijdigheid? Stuur ons dan een e-mail met het dossiernummer (VG-VOV-...) en voeg een bewijs van de indiensttredingsdatum toe aan het dossier in het WSE-loket zodat de aanvraag onderzocht kan worden.
  
• In geval van laattijdige inschrijving in het schooljaar moet u binnen de termijn van 3 maanden na de inschrijvingsdatum (conform het inschijvingsattest) een terugbetalingsaanvraag indienen. U geeft als startdatum de inschrijvingsdatum in zoals deze vermeld staat op het inschrijvingsattest.
  
• Ook voor opleidingen die minder dan 32 uren duren kunt u een terugbetalingsaanvraag indienen, uiteraard binnen de wettelijke termijn zoals hierboven vermeld. Als deze kan bijgeteld worden bij een andere aanvraag en samen aan 32 uren komt, is er mogelijk recht op VOV.

Waar indienen?

U kunt enkel online in het WSE-loket een terugbetalingsaanvraag voor VOV indienen. Ga naar https://wse.loket.vlaanderen.be.
U dient de terugbetalingsaanvraag in op naam van uw onderneming (niet verdergaan als natuurlijk persoon).

Hebt u nog niet de juiste rechten (DWSE organisatieverantwoordelijke met context ‘opleidingsverlof’)?

• Volg het stappenplan voor werkgevers(PDF bestand opent in nieuw venster) als u een terugbetalingsaanvraag moet indienen voor uw eigen onderneming.
• Volg het stappenplan voor sociale secretariaten/dienstverrichters(PDF bestand opent in nieuw venster) als u een terugbetalingsaanvraag moet indienen in naam van een andere onderneming.

Eens aangemeld in het WSE-loket, klikt u bovenaan op de tab ‘Start nieuwe aanvraag’ en vervolgens op ‘Vlaams opleidingsverlof’.

Hoe indienen?

U kunt een terugbetalingsaanvraag indienen:

• Werknemer per werknemer(PDF bestand opent in nieuw venster)
• Voor meerdere werknemers tegelijk via een csv-bestand(PDF bestand opent in nieuw venster)

Geef in de DmfA-aangifte bij code 5 én de daarbij horende inlichtingenzone het aantal opgenomen VOV-uren in. Zorg ervoor dat beide velden ingevuld zijn. Gebeurt dat niet, dan heeft de Vlaamse overheid onvoldoende gegevens om uw terugbetaling in orde te brengen.

Nadat u een terugbetalingsaanvraag indient, ontvangt u een bevestigingsmail met het dossiernummer (VG-VOV-...).
Raadpleeg uw ingediende dossiers in het WSE-loket(opent in nieuw venster):

• Ga naar de tab ‘Mijn lopende dossiers’ en klik door naar ‘Ingediende aanvragen’;
• Kies bij het veld ‘Maatregel’ voor ‘Vlaams opleidingsverlof’ en klik op de blauwe knop ‘Filteren’.
• Nu verschijnt het kader ‘Zoeken binnen het Vlaams opleidingsverlof’. Klik daar op de blauwe knop ‘Naar het zoekscherm’.
• U ziet nu een overzicht van al uw dossiers.

Lees in de tabel wat de status van uw dossier betekent:

Hou er rekening mee dat een dossier pas ‘Goedgekeurd’ kan worden ten vroegste rond 20 januari van het lopende schooljaar, omdat het tewerkstellingspercentage van september uit DmfA dan pas beschikbaar is in onze applicatie. Deze gegevens zijn nodig om het persoonlijk maximum te kunnen berekenen. Een weigering kan sneller verstuurd worden als de aanvraag niet voldoet omwille van een andere reden dan de tewerkstelling van september .

Zowel de werkgever, de mandataris (als van toepassing) als de werknemer (als de werkgever het mailadres ingeeft) krijgen een e-mail met de beslissing.

Volg de planning en de details van de betalingen per schooljaar op.

Per goedgekeurd uur Vlaams opleidingsverlof ontvangt de werkgever een forfaitair bedrag van 21,30 euro.
Elk kwartaal controleert de betaalapplicatie of er betaald kan worden door 3 zaken uit uw dossier naast elkaar te leggen:

• het maximumrecht van de werknemer
• de input van de werkgever (VOV-uren in code 5 en de inlichtingenzone in DmfA)
• de input van de opleidingsverstrekker (digitale attestering van aanwezigheid in de les/deelname aan de eindbeoordeling).

Als er attestering is voor de ingegeven VOV-uren en het maximumrecht is nog niet opgebruikt, dan kan er betaald worden.

Een werknemer wil een opleiding volgen in combinatie met zijn job. Wat moet hij doen om te kunnen genieten van Vlaams opleidingsverlof?

1. De werknemer controleert of hij voldoet aan de voorwaarden voor VOV.
2. De werknemer meldt aan de opleidingsverstrekker dat hij gebruik wil maken van VOV.
3. De opleidingsverstrekker bezorgt een inschrijvingsattest binnen de 8 dagen na inschrijving aan de werknemer/cursist.
4. De werknemer vraagt VOV aan bij zijn werkgever: Hij bezorgt hem het inschrijvingsattest van de opleiding.
5. De werknemer/de werkgever berekent hoeveel uren VOV de werknemer mag opnemen. Ze plannen in gezamenlijk overleg het VOV in en houden hierbij rekening met de planning.
6. De werkgever dient binnen de 3 maanden na de startdatum van de opleiding een terugbetalingsaanvraag VOV in bij de Vlaamse Overheid.
7. De werknemer komt zijn plichten na.
8. De werkgever registreert per kwartaal het aantal opgenomen VOV-uren in de DmfA-aangifte bij code 5 én de bijhorende inlichtingenzone.
9. De opleidingsverstrekker laadt tijdig digitale aanwezigheidsattesten op in het WSE-loket.
10. Het departement Werk en Sociale Economie behandelt uw dossier en uw vragen.
    

Als de werkgever een opleiding voorstelt aan de werknemer in het kader van het gemeenschappelijk initiatiefrecht, informeert hij de werknemer dat hij VOV zal aanvragen voor deze opleiding. De werkgever kan enkel een terugbetalingsaanvraag voor VOV indienen als de werknemer geen bezwaar heeft.