Ondersteuner team protocol (BI-stage)

Ben jij op zoek naar een stage waar je écht iets bijleert? Waar je meedraait in een team dat werkt op het kruispunt van diplomatie, organisatie en administratie? Dan is deze stageplek iets voor jou!

Wat ga je doen?

Tijdens je stage ondersteun je ons team op verschillende vlakken. Geen dag is dezelfde! Je takenpakket is gevarieerd en je krijgt de kans om te groeien in:

Logistiek:

• Zorgen dat de eventlocatie klaar is voor ontvangst: tafels, stoelen, geluidsinstallatie, enz.
• Materiaal (zoals relatiegeschenken en vlaggen) brengen en ophalen naar locaties in Brussel en daarbuiten. Je kan hiervoor een dienstwagen gebruiken.
• De inventaris van vlaggen en relatiegeschenken beheren
• Documenten, adviesvragen en foto’s klasseren in ons digitaal archief (SharePoint)
• Meehelpen bij evenementen op locatie

Administratie:

• Drukwerk voorbereiden: printen en opmaken van naamborden, enveloppen, badges, uitnodigingen, speeches, enz.
• Contactgegevens van diplomaten en andere belangrijke relaties bijwerken in het CRM-systeem
• Ondersteunen bij financiële administratie: bestellingen opmaken, facturen nakijken, rapporten maken.
• Meedenken over hoe we onze werking kunnen verbeteren, zoals het stroomlijnen van interne communicatie en het documenteren van werkinstructies.

Je versterkt het dynamische team Protocol en Ontvangst binnen de afdeling Kanselarij van het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken. Dit team biedt strategische en operationele ondersteuning aan de minister-president van de Vlaamse Regering en zorgt voor een sterk Vlaams imago in binnen- en buitenland. 

We organiseren officiële evenementen zoals de Nieuwjaars- en 11 juli recepties, coördineren ministeriële ontvangsten en netwerkevenementen voor nieuwe ambassadeurs. Daarnaast beheren we het prestigieuze Errerahuis, de ambtswoning en de ontvangst van buitenlandse gasten.  

• Je hebt een diploma secundair onderwijs.
• Rijbewijs B
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands.
• Je bent administratief sterk, digitaal vaardig en werkt nauwkeurig.
• Je bent flexibel, proactief en een echte teamspeler.
• Je kan goed schakelen tussen verschillende taken en houdt van een dynamische werkomgeving.

Je werkt vanuit ons kantoor in de Koolstraat of het Errerahuis, beide in hartje Brussel en vlot bereikbaar met het openbaar vervoer. 

Beroepsinlevingsstage (BIS) van 6 maanden, minstens 80%. Startdatum te bespreken.
Je komt terecht in een warm team waar je écht iets kan bijleren. Je krijgt verantwoordelijkheid, begeleiding en de kans om je administratieve en logistieke skills te versterken. Ideaal voor wie een eerste werkervaring zoekt of zich wil verdiepen in de werking van de Vlaamse overheid. Je leert bij over administratie, de organisatie van evenementen en hoe je een professioneel netwerk onderhoudt.
Terugbetaling woonwerkkosten via openbaar vervoer.
De stagevergoeding wordt bepaald door je leeftijd en varieert tussen €865,90 (18 jaar) en €1056 (21 jaar en ouder) – index februari 2025.