Kennisnetwerkdag Documentbeheer 2026
Deze dag is het ontmoetingsmoment voor informatieprofessionals van de Vlaamse overheid, lokale besturen en alle klanten van onze dienstverlening. We zoomen dieper in op drie centrale thema’s: Digitalisering, SharePoint en Digitaal Archief Vlaanderen (DAV).
- 23 april 2026
- Hele dag
Herman Teirlinckgebouw
Routeplanner opent in nieuw venster
Havenlaan 88, Brussel- 15 april 2026
Programma
| 8.45 - 9.15 | 8.45 - 9.15 Onthaal met koffie |
| 9.20 - 9.30 | 9.20 - 9.30 Verwelkoming Auditorium |
| 9.30 - 10.20 | 9.30 - 10.20 Openingspanelgesprek "De kracht van informatiebeheer" AuditoriumDoelgroep: iedereen - Vlaamse overheid en lokale besturen
|
| 10.35 - 11.20 | 10.35 - 11.20 Je kan kiezen uit volgende sessies:
|
| 11.20 - 12.10 | 11.20 - 12.10 Je kan kiezen uit volgende sessies:
|
| 12.10 - 13.20 | 12.10 - 13.20 Netwerklunch |
| 13.20 - 14.10 | 13.20 - 14.10 Je kan kiezen uit volgende sessies:
|
| 14.15 - 15.05 | 14.15 - 15.05 Je kan kiezen uit volgende sessies:
|
| 15.05 - 15.20 | 15.05 - 15.20 Pauze |
| 15.20 - 16.10 | 15.20 - 16.10 Je kan kiezen uit volgende sessies:
|
| 16.10 - 17.00 | 16.10 - 17.00 Netwerkdrink |
Inschrijven
Deelname is gratis, maar inschrijven is verplicht!
Wil je meer weten over de inhoud van de sessies, kijk dan helemaal onderaan deze pagina.
Het Facilitair Bedrijf verwerkt de persoonsgegevens die je op dit formulier vermeldt in overeenstemming met de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. Meer informatie met betrekking tot het doel en de wijze waarop wij deze persoonsgegevens verwerken, vind je terug in de disclaimer of kun je opvragen via het e-mailadres dpo.hetfacilitairbedrijf@vlaanderen.be. Voor verdere vragen of om je rechten uit te oefenen kun je ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van Het Facilitair Bedrijf via het mailadres dpo.hetfacilitairbedrijf@vlaanderen.be. Ben je het niet eens met de manier waarop we je gegevens verwerken, dan kun je je wenden tot de bevoegde toezichthoudende autoriteit.
Inhoud van de sessies
Hieronder vind je een omschrijving van de inhoud van elke sessie. We geven onder de titel telkens de doelgroep aan. De prioritaire doelgroep vermelden we eerst.
| Titel | Omschrijving | Spreker |
|---|---|---|
Sessie 1: Doelgroep: Vlaamse overheid en lokale besturen | Vanuit een brede blik op de strategische waarde van informatiebeheer verkennen we hoe de drie thema’s van de kennisnetwerkdag – SharePoint, digitalisering en Digitaal Archief Vlaanderen – vandaag én morgen bijdragen aan een sterke, efficiënte en duurzame overheid. In dit openingspanel gaat de administrateur-generaal van Het Facilitair Bedrijf samen met andere stemmen uit het werkveld in dialoog over hoe informatiebeheer richting geeft aan dienstverlening, efficiëntie en organisatiebrede samenwerking. Een moderator begeleidt het gesprek en brengt verschillende perspectieven samen in een inspirerende start van de dag. | Frank Geets (administrateur-generaal, Het Facilitair Bedrijf), Harald Nilens (diensthoofd Communicatie, Kennisdeling en Informatie, Departement Financiën en Begroting), Tanja Mattheus (algemeen directeur, Stad Herentals) en Marc Carnier (diensthoofd, Rijksarchief te Leuven) |
Sessie 2: Doelgroep: Vlaamse overheid en lokale besturen | Tijdens deze sessie delen we het traject van Stad Tongeren-Borgloon, één van de eerste organisaties die van perceel 2 in de nieuwe raamovereenkomst digitalisering heeft afgenomen. In de toelichting komt aan bod hoe het proces verliep, welke keuzes en stappen daarbij belangrijk waren, en welke voordelen en uitdagingen zich onderweg hebben voorgedaan. | Ruth Goddefroy (deskundige archief, Stad Tongeren-Borgloon) en Steven Vandewal (stadsarchivaris, Stad Tongeren-Borgloon) |
Sessie 3: Doelgroep: Lokale besturen (en Vlaamse overheid) | Ook na Floo, het Gemeentehuis van de Toekomst-project dat we samen met Stad Gent uitvoerden, rollen we SharePoint verder uit binnen onze organisatie. We doen dat procesgericht, met metadata én aandacht voor change management. Hoewel we de technische opzet zo eenvoudig mogelijk houden, zijn bepaalde automatisaties noodzakelijk voor een vlotte implementatie. Deze sessie past binnen de Floo-filosofie om onze realisaties, inzichten, uitdagingen en toekomstplannen met andere overheidsinstanties te delen. | Annelies Mattheus en Katrien Deroo (informatiebeheerders, Stadsarchief Brugge) |
Sessie 4: Doelgroep: Klanten van Digitaal Archief Vlaanderen | In deze sessie krijg je een helder overzicht van wat er het afgelopen jaar veranderde binnen Digitaal Archief Vlaanderen. We koppelen terug over de voorbije workshops en recente releases, en tonen welke verbeteringen en nieuwe functionaliteiten daaruit voortkwamen. Daarna blikken we vooruit naar extra workshops die gepland worden rond andere thema’s. | Digitaal Archief Vlaanderen, Cluster Documentbeheer Het Facilitair Bedrijf |
Sessie 5: Doelgroep: Lokale besturen (en Vlaamse overheid) | In deze infosessie krijg je een stap‑voor‑stap uitleg over de raamovereenkomst voor digitalisering van bestuursdocumenten. We leggen uit wat de raamovereenkomst precies is, hoe je als organisatie kan afnemen, en welke voorbereiding nodig is om vlot aan de slag te gaan. Daarbij komen de drie percelen ‘postdigitalisering’, ‘thema omgeving/vergunningen’ en ‘overige bestuursdocumenten’ aan bod, zodat je een helder beeld krijgt van welke diensten en soorten digitaliseringsopdrachten mogelijk zijn. | Sofie Ruysseveldt (expert informatiebeheer, Cluster Documentbeheer Het Facilitair Bedrijf) en Ruben Van Driessche (procesmanager digitale post en scanning, Cluster Documentbeheer Het Facilitair Bedrijf) |
Sessie 6: Doelgroep: Vlaamse overheid (en lokale besturen) | In dit panelgesprek delen consulenten informatiebeheer hun ervaringen met het begeleiden van SharePoint‑implementaties binnen verschillende entiteiten van de Vlaamse overheid. Ze belichten welke keuzes gemaakt werden, welke uitdagingen naar boven kwamen en welke oplossingen en goede praktijken écht werken op de (digitale) werkvloer. Door inzichten uit verschillende VO‑contexten naast elkaar te leggen, maken we herkenbare patronen, succesvolle aanpakken en gedeelde knelpunten zichtbaar. | Jef Peeters, Tibo De Block, Bob Verbeke en Louis Dejaeghere (consulenten informatiebeheer, Cluster Documentbeheer Het Facilitair Bedrijf) |
Sessie 7: Doelgroep: Klanten van Digitaal Archief Vlaanderen | In deze workshop duiken we in de gebruikerservaring (UX) en user interface (UI) van de DAV‑toepassingen. We tonen hoe de huidige schermen en interacties werken, welke pijnpunten en noden naar voren kwamen in eerdere workshops. Je krijgt inzicht in hoe DAV‑toepassingen informatie tonen en ontsluiten, welke elementen bepalen of een interface intuïtief aanvoelt en hoe organisaties de tools vandaag ervaren. Tijdens deze sessie rekenen we volop op jouw feedback: wat werkt, wat kan beter, en welke verwachtingen hebben eindgebruikers van een moderne DAV‑omgeving? Belangrijk om te weten: als je eerder deelnam aan een workshop rond de DAV‑portalen, zal een deel van de inhoud vertrouwd klinken en kies je wellicht beter voor een andere sessie dan deze. | Digitaal Archief Vlaanderen, Cluster Documentbeheer Het Facilitair Bedrijf |
Sessie 8: Doelgroep: Lokale besturen (en Vlaamse overheid) | In deze sessie tonen we demo’s van de nieuwe ontwikkelingen binnen het Gemeentehuis van de Toekomst‑project, rond de generieke integratie tussen het E‑depot van Digitaal Archief Vlaanderen (DAV) en de lokale vergunningssoftware (CEVI – Vergunningen.net en Remmicom – ROL.net/Omgeving.net). Je krijgt een vooruitblik op hoe lokale besturen binnenkort vlotter gedigitaliseerde dossiers rechtstreeks kunnen raadplegen vanuit hun eigen toepassing en vergunningsdossiers eenvoudig kunnen archiveren in het E‑depot van DAV. Deelnemers krijgen een concreet beeld van wat er op korte termijn op de planning staat om uit te worden uitgerold, en zien de voordelen hiervan voor de dagelijkse werking van lokale besturen. | Valerie Blomme (productbeheerder vergunningen, CEVI) + Bert Welkenhuysen (product owner omgeving, Remmicom) + Sofie Ruysseveldt (expert informatiebeheer, Cluster Documentbeheer Het Facilitair Bedrijf) |
Sessie 9: Doelgroep: Vlaamse overheid (en lokale besturen) | In deze tweedelige opleiding maak je kennis met de kernprincipes van een gemeenschappelijk klassement en ontdek je hoe je dit in de praktijk opbouwt en beheert. We gaan in op het opzetten van groepsklassementen, de onderliggende structuur- en beheerlogica, rechtenbeheer en governance. Daarbij tonen we concrete toepassingen in SharePoint‑omgevingen binnen O365. Deze sessie biedt zowel beginnende informatiebeheerders als meer ervaren collega’s praktische inzichten om werkdocumenten correct, veilig en uniform te organiseren binnen hun organisatie. | Katlijn Vanhee (adviseur informatiebeheer, Cluster Documentbeheer Het Facilitair Bedrijf) |
Sessie 10: Doelgroep: Klanten van Digitaal Archief Vlaanderen (en Vlaamse overheid of lokale besturen) | In deze praktische sessie ontdek je hoe bestandsvalidatie werkt en waarom ze cruciaal is voor kwaliteitsvolle en duurzame digitale opslag. We bekijken hoe bestandsformaten automatisch worden gecontroleerd, welke tools hiervoor worden ingezet en hoe foutmeldingen of inconsistenties gedetecteerd worden. Aan de hand van laagdrempelige ‘keukenlogica’ en ‘recepten met bestanden’ tonen we in een live demo hoe complexe validatieflows in de praktijk verlopen en welke stappen nodig zijn om bestanden correct, volledig en conform de specificaties aan te leveren. Deze sessie is verdiepend voor iedereen die werkt rond digitale archivering, kwaliteitscontroles of ingest‑processen. | Sofie Ruysseveldt (expert informatiebeheer, Cluster Documentbeheer Het Facilitair Bedrijf) |
Sessie 11: Doelgroep: Vlaamse overheid en lokale besturen | In dit namiddagpanel gaan we in op één centrale vraag: hoe overtuig je je management van het belang van informatiebeheer - in de praktijk? Aansluitend op het plenaire openingspanel, waar de strategische meerwaarde van informatiebeheer wordt belicht, brengen vier collega’s uit het werkveld concrete voorbeelden en geleerde lessen. Hoe kregen zij hun management mee in digitale transformatie en documentbeheerinitiatieven? Welke obstakels kwamen ze onderweg tegen, en hoe hebben ze die overwonnen? Dit interactieve gesprek, begeleid door een moderator, biedt inspirerende inzichten en toepasbare tips voor iedereen die informatiebeheer binnen de organisatie wil versterken. | Bram Dierckx (intergemeentelijk archivaris, Balen - Dessel - Laakdal - Meerhout - Retie), Erwin Steegen (diensthoofd, Stadsarchief Mechelen en docent van de major Archivistiek als onderdeel van de master Erfgoedwetenschappen (UA)), Laurien Van Assche (informatiebeheerder Team Digitale Transitie, lokaal bestuur Temse) en Vania Vande Voorde (informatiebeheerder, Agentschap Justitie en Handhaving) |
Sessie 12: Doelgroep: Vlaamse overheid en lokale besturen | In deze tweedelige opleiding maak je kennis met de kernprincipes van een gemeenschappelijk klassement en ontdek je hoe je dit in de praktijk opbouwt en beheert. We gaan in op het opzetten van groepsklassementen, de onderliggende structuur- en beheerlogica, rechtenbeheer en governance. Daarbij tonen we concrete toepassingen in SharePoint‑omgevingen binnen O365. Deze sessie biedt zowel beginnende informatiebeheerders als meer ervaren collega’s praktische inzichten om werkdocumenten correct, veilig en uniform te organiseren binnen hun organisatie. Hoewel deelnemers zich vrij kunnen inschrijven voor één of beide sessies, raden we aan om deel 1 en deel 2 te volgen voor een volledig inzicht in zowel de basis als de praktische toepassing binnen O365/SharePoint. | Katlijn Vanhee (adviseur informatiebeheer, Cluster Documentbeheer Het Facilitair Bedrijf) |
Sessie 13: Doelgroep: Vlaamse overheid | Het Facilitair Bedrijf wil de postverwerking voor de Vlaamse overheid slimmer en sneller maken met behulp van artificiële intelligentie. AI helpt automatisch nieuwe poststukken herkennen, het soort post bepalen en de juiste bestemmeling vinden. Daardoor verdwijnen heel wat manuele, repetitieve stappen en verkleint de kans op fouten. De technologie wordt stap voor stap ingevoerd binnen Digipost: eerst leert de AI mee met de medewerkers, daarna nemen de AI-modellen steeds meer routinewerk over. Alleen bij twijfel komt er nog iemand tussen. Zo evolueert Digipost naar een nog efficiëntere manier van post verwerken. | Ruben Van Driessche (procesmanager digitale post en scanning, Cluster Documentbeheer Het Facilitair Bedrijf) en Sara Van den Eynde (productmanager post en scanning, Cluster Documentbeheer Het Facilitair Bedrijf) |
Sessie 14: Doelgroep: Vlaamse overheid en lokale besturen | Departement Omgeving staat voor de uitdaging om ruim 12 lopende kilometer analoog archief te verwerken tegen 31 december 2030. Ons projectplan beschrijft hoe we via een gestructureerde, pragmatische aanpak met aandacht voor regelgeving, risico’s en samenwerking het archief selecteren, schonen, inventariseren en overdragen of vernietigen. Door nauwe betrokkenheid van alle afdelingen en een flexibele planning spelen we in op lokale noden, herhuisvestingen en onverwachte situaties. Het resultaat is een toekomstbestendig archiefbeheer dat transparantie, efficiëntie en compliance binnen de Vlaamse overheid versterkt. | Caroline Schillemans (consulent informatiebeheer, Cluster Documentbeheer Het Facilitair Bedrijf) + Tim Van Damme (teamlead Helpdesk, Digitale Werkplek en Informatiebeheer, Departement Omgeving) |
Sessie 15: Doelgroep: Lokale besturen en Vlaamse overheid | De voorbije jaren heeft team informatiebeheer binnen Groep Gent intensief gewerkt aan het uitbouwen en implementeren van een Document Management Systeem in SharePoint Online. Dat traject vroeg niet alleen veel denkwerk, maar vooral heldere afspraken tussen verschillende betrokken partijen. Omdat elke discipline - van informatiebeheer tot IT - met een eigen bril kijkt, ontstaan soms andere prioriteiten en bijhorende spanningsvelden. In deze sessie tonen we hoe we streven naar een evenwichtige vorm van governance, waarin zowel informatiebeheer als IT hun expertise kunnen inbrengen en de juiste accenten kunnen leggen. | Johan De Reu (informatiebeheerder, Stad Gent) |
Locatie en bereikbaarheid
Brussel - Herman Teirlinckgebouw
- Adres
Herman Teirlinckgebouw
Havenlaan 88
1000 Brussel
Routeplanneropent in nieuw venster