Consulenten Informatiebeheer aan het werk
Via Het Facilitair Bedrijf kan je consulenten inschakelen voor ondersteuning bij je projecten rond informatiebeheer. De consulenten worden binnen Het Facilitair Bedrijf opgeleid en zijn vertrouwd met de werking van de Vlaamse overheid, de applicaties van Digitaal Archief Vlaanderen en het Archiefdepot Vlaamse overheid in Vilvoorde.
Twee recente projecten illustreren hoe deze experts ondersteuning op maat geven.
Opruimactie bij het Agentschap voor Natuur en Bos
Sinds oktober 2024 begeleidt onze consulent het Agentschap voor Natuur en Bos bij hun archiefbeheer. De eerste opdracht: naar aanleiding van de renovatie van het VAC Antwerpen de archiefverwerking onder de loep nemen. Hij stelde binnen vijf dagen een inventaris op van circa 250 meter papieren archief, waarmee het agentschap tijdens opruimdagen gericht aan de slag kon. Het resultaat? Zo’n 170 meter documenten werden vernietigd, 80 meter werd overgedragen naar het Archiefdepot in Vilvoorde. Op twee maanden tijd werd zo de werkvloer archiefvrij gemaakt.
Digitaal klassement bij De Vlaamse Waterweg
Begin 2025 startte bij De Vlaamse Waterweg het project ‘Digitaal klassement’ in samenwerking met Het Facilitair Bedrijf. Waar voorheen documenten op verschillende omgevingen werden opgeslagen (netwerkschijven, Teams, SharePoint,…), wil men nu alles centraliseren in één veilige, digitale omgeving.
De keuze viel op SharePoint als centrale plek voor het digitale klassement, dat is opgebouwd rond processen en series. Een consulent werkte halftijds aan het project en zorgde voor de opbouw, terwijl een andere consulent voltijds meedacht over informatiebeheer in het algemeen. Dankzij hun inzet zal De Vlaamse Waterweg een digitale werkomgeving krijgen met duidelijke documentbibliotheken, slimme zoektermen en overzichtelijke afspraken over archiveren.
Een testcase bij de dienst informatiemanagement resulteerde in een helder beleidskader, dat nu verder wordt verfijnd zodat het in de hele organisatie kan toegepast worden. De volgende stap is de uitrol binnen andere afdelingen, met aandacht voor changemanagement en duidelijke communicatie. Zo wordt stap voor stap gebouwd aan een moderne informatieomgeving voor alle medewerkers van De Vlaamse Waterweg.