Dan bereken je de loonprognoses manueel. Raadpleeg de handleiding(PDF bestand opent in nieuw venster) en sjablonen weddebudgetrapportering(Excel bestand opent in nieuw venster), instroom(Excel bestand opent in nieuw venster), doorstroom(Excel bestand opent in nieuw venster) en uitstroom(Excel bestand opent in nieuw venster) voor meer informatie.

Sinds de implementatie van een nieuwe loonmotor (juli 2023) worden de provisies voor eindejaarstoelage en vakantiegeld maandelijks berekend.

In de applicatie

• Deze provisies worden nu ook al transparant weergegeven bij de detailgegevens van een betaalmaand binnen de salariscomponent met de nieuwe looncodes: 9RE0, 9RE2, 9RV0, 9RV1, 9RV2.
• Voorlopig zijn deze bedragen puur informatief en worden deze niet meegerekend in het uitgavenbedrag wat als basis dient voor de extrapolatie. Ook de richtlijnen rond het gebruik van de componenten ‘eindejaarstoelage’ en ‘vakantiegeld’ blijven voorlopig ongewijzigd. Op termijn worden deze componenten aangepast om rekening te houden met deze maandelijkse provisiebedragen om de prognoses nog nauwkeuriger te berekenen.

Op 8 september 2023 gaf de Vlaamse Regering haar definitieve goedkeuring aan het ontwerpbesluit waarbij de recurrente maatregelen van het sectoraal akkoord 2020-2022 worden verankerd. Dit sluit aan bij de reeks beslissingen rond de maaltijdcheques, ecocheques en sport- en cultuurcheques.

In de applicatie

• De retroactieve toepassing van dit akkoord zit integraal vervat in de salarisgegevens van oktober 2023. Wees waakzaam voor extrapolaties die zich baseren op deze eenmalige verhoogde betaalmaand.
• Toekomstige maanden kun je corrigeren binnen de salariscomponent. Bijsturen per looncodes is mogelijk via het gebruik van een toelagescenario (zie handleiding pagina 34) binnen je prognose.
• Sinds de implementatie van een nieuwe loonmotor in juli 2023 wordt de administratieve kost maaltijdcheques nu ook uiterst nauwkeurig berekend. Het basisbedrag bedraagt 0,0003 euro per digitale maaltijdcheque per persoon. Indien deze bedragen afgerond zouden worden op twee decimalen per persoon, zou er precisieverlies optreden en worden de verschillen met de totale werkelijke kost te groot. Om een antwoord te bieden aan deze problematiek, verrekent de loonmotor deze waarde vanaf nu met een factor 10.000. Wil je als gebruiker de reële kost kennen, dan dien je het bedrage van deze looncode te delen door 10.000.
• Vanaf 1 december 2023 wordt de retroactieve bijpassing (van 1 euro per maaltijdcheque) voor de maanden januari en februari 2023, automatisch opgenomen onder de categorie ‘Andere uitgaven’ met de precieze meerkost van deze bijpassing per budgetsleutel. Hierdoor is het eindsaldo van elke prognose (lichtjes) naar beneden toe bijgesteld. Deze meerkost is te vinden onder looncode 1839 - “Bijpas maaltijdcheques sec. akk.”. Deze kost werd boekhoudkundig al wel aangerekend en toegekend aan de personeelsleden, maar was de afgelopen periode nog niet zichtbaar in elke prognose. Opgelet: heb je de meerkost zelf al in rekening gebracht via een eigen correctie, dan dien je deze ingreep nog ongedaan te maken om een dubbeltelling te vermijden.

De looncode ‘1944 - maandelijks leasebudget’ is toegevoegd aan het toelagenscenario zodat je het bedrag vrij kan aanpassen.

De geraamde eindejaarstoelage in de applicatie houdt ook rekening met het deel ‘flexbudget eindejaarstoelage’ dat personeelsleden hebben ingezet voor hun bedrijfsfiets.
Opgelet: dit is enkel voor de personeelsleden waarvan het maandelijks leasebudget ook al is opgenomen in de werkelijke budgetlast.

Sinds begin juli 2020 kunnen personeelsleden van niveau D en rang C1 de terugbetaling vragen van hun persoonlijke tussenkomst in loopbaan- en/of opleidingscheques. De entiteiten betalen deze kost in eerste instantie zelf, maar kunnen het betaalde bedrag (inclusief WG-bijdrage) nadien terugvorderen van de DAB Overheidspersoneel.

Om het terug te vorderen bedrag te bepalen, kun je het rapport ‘Werkelijke uitbetaalde toelagen en vergoedingen’ gebruiken in onze rapporteringstool Cognos (Vlimpersrapportering > Financieel > 1. Wedderapportering). In het keuzescherm selecteer je, onder de toelagen, de looncodes 1920 ‘Tussenkomst opleidingscheques’ en 1921 ‘Tussenkomst loopbaancheques’.

Deze looncodes stromen ook door naar je prognose, maar mogen dus niet afgehouden worden van je beschikbaar budget.

Vanaf 2020 kan het overschot van de aangelegde provisie vakantiegeld 2020 prestaties 2019 aangewend worden voor de aanrekening van looncomponenten op de huidige kredieten.

De applicatie ‘Weddebudgetrapportering’ is aangepast en houdt rekening met deze aanpassing. Een overschot van de provisie wordt nu als vrijgekomen budget opgenomen in de prognose.

Meer info vind je terug op de webpagina van OraFin in het gepubliceerde pdf-bestand ‘Aanrekeningsregels_versie_juni2020_def.pdf’ onder paragraaf 3.4 ‘Hoe omgaan met boekjaar overschrijdende ramingen’.

De applicatie ‘Weddebudgetrapportering’ houdt rekening met de nieuwe index op het moment dat de betalingen van van die maand worden ingeladen.

Het salaris van december 2022, opgeladen in de weddebudgetrapporteringstool, is verkeerdelijk opgenomen in de tabel van de toekomstige uitgaven in plaats van de werkelijke uitgaven. We volgen het technisch probleem verder op.

Wil je dit in afwachting van een oplossing tijdelijk manueel opvangen?

• Ga in je prognose naar de component ‘Salaris’.
• Kopieer onder ‘Berekeningsbasis voor toekomstig salaris s(= prognosebedrag)’ het bedrag bij ‘Uitgaven’.
• Scrol door naar ‘Overzicht salaris (toekomstige uitgaven)’. Klik op het potloodje en plak het bedrag in het veld ‘Gecorrigeerd bedrag’.
• Klik op ‘Wijzig’ om het aangepaste bedrag in te voeren.

Meer nieuws over een mogelijke oplossing volg je op via de applicatie ‘Weddebudgetrapportering’ bij ‘Mededelingen’ of de webpagina ‘Weddebudgetrapportering’.

Vragen? Contacteer HR-data via het Vlimpers-contactformulier (categorie ‘rapportering’).

Dit is mogelijk. Deze verschillen kunnen verklaard worden door middel van ordonnantierapportering.
Dit houdt in dat je een 1-op-1-aansluiting maakt tussen de Vlimpers-gegeven (financiële Cognosrapporten) en de uiteindelijke aanrekeningen in het centrale boekhoudsysteem Orafin (rekeninganalyse).
Hou bij deze aansluiting rekening met het onderstaande overzicht van de kosten die door Orafin rechtstreeks op de ‘62’-rekening worden ingeboekt en dus niet uit Vlimpers worden gehaald:

Cognos is ingesteld op basis van entiteitsgegevens terwijl de tool ‘weddebudgetrapportering’ is ingesteld op basis van de aanrekeningscode en basisallocatie. Hierdoor is het mogelijk dat bepaalde personeelsleden, die door je organisatie betaald worden, niet opgenomen zijn in Cognos-rapporten omdat ze bij een andere entiteit ‘geaffecteerd’ zijn. De personeelsleden zijn wel opgenomen in de tool.

Gebruik een andere browser of verander je instellingen en zet de pop-up blokkering uit.

Om een theoretische budgetlast te berekenen zijn een aantal parameters nodig zoals de patronale bijdrage, de index en de bijdrage aan de pool der parastatalen. Welke percentages/bedragen er op dit moment in de toepassing gebruikt worden, kun je controleren door via het menu ‘Extra’ een theoretische budgetlast te berekenen.

Voor deze percentages/bedragen baseren we ons op de aanwervingskosttabel van het Juridisch Kenniscentrum (AgO). Dit is een Excelbestand dat je terugvindt onder de aanvullende info van het VPS.