Gedaan met laden. U bevindt zich op: Werking vertrouwenspersonen Bijkomende informatie

Werking vertrouwenspersonen

Wat is een vertrouwenspersoon?

De vertrouwenspersonen zijn een laagdrempelig eerste aanspreekpunt voor medewerkers van hun eigen entiteit voor alle vragen rond psychosociale risico’s zoals stress, burn-out, ongewenst gedrag, …

Elke medewerker met moeilijkheden rond welzijn op het werk kan op een professionele, kwaliteitsvolle manier bij een vertrouwenspersoon van de eigen entiteit terecht. Belangrijk hierbij is dat de vertrouwenspersoon gebonden is door het beroepsgeheim. Daarom mag de vertrouwenspersoon geen informatie delen met derden die die hoort tijdens de uitoefening van die rol.

Momenteel zijn er ongeveer 160 vertrouwenspersonen in de aangesloten entiteiten van de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk (GDPB).

Een vertrouwenspersoon binnen een entiteit valt functioneel onder de GDPB. De GDPB ondersteunt het netwerk van de vertrouwenspersonen binnen de Vlaamse overheid. Op die manier kan het netwerk een kwalitatieve dienstverlening aanbieden en tegelijk de wetgeving optimaal toepassen. De vertrouwenspersoon staat dan ook in nauw contact met de preventieadviseurs psychosociale aspecten (PAPSY) van de GDPB van de entiteit.

De rol van vertrouwenspersoon

De taken van de vertrouwenspersoon samengevat:

  • De vertrouwenspersonen mogen enkel informele verzoeken behandelen.
  • Ze kunnen deelnemen aan de concrete uitwerking van de interne procedure.
  • De werkgever kan aan de vertrouwenspersonen vragen om mee te werken aan de uitvoering van de algemene psychosociale risicoanalyse, bv. door de werknemers te informeren of vergaderingen te organiseren.
  • De vertrouwenspersonen houden het register voor feiten door derden bij.
  • Ze plegen regelmatig overleg met de preventieadviseur psychosociaal welzijn. Beide hebben de verplichting om alle contacten die nodig zijn voor het vervullen van de opdrachten te onderhouden.
  • Ze registreren alle verzoeken in DOS en delen minstens eenmaal per jaar aan PAPS de behandelde incidenten mee die zich bij herhaling hebben voorgedaan, voor de jaarlijkse evaluatie.

Aanstelling van de vertrouwenspersoon

De aanstelling van een vertrouwenspersoon gebeurt via een beslissing van het EOC (Entiteit Overleg Comité) van de entiteit:

Ondersteuningsaanbod voor de vertrouwenspersoon

Om de professionalisering van de vertrouwenspersonen te verhogen, voorziet de GDPB in een voortdurende ondersteuning, zowel op inhoudelijk vlak als op praktisch gebied.

Inhoudelijke ondersteuning

  • Individuele ondersteuning: voor bijstand bij individuele cases, delicate thema’s of andere vragen kunnen de vertrouwenspersonen steeds terecht bij de preventieadviseur psychosociale aspecten die actief is in hun entiteit.
  • Intervisie: naast de vijfdaagse basisopleiding is de vertrouwenspersoon wettelijk verplicht om jaarlijks één dag intervisie te volgen, met concrete casusbespreking onder begeleiding van de preventieadviseur psychosociale aspecten.
    • Tijdens intervisie komt ervaringsgericht leren tot stand. Ervaringsgericht leren bevat naast de ontwikkeling van kennis en vaardigheden ook vooral een persoonlijke groei als vertrouwenspersoon.
    • De GDPB organiseert deze intervisies om te zorgen dat de vertrouwenspersonen hun rol op een goede, kwalitatieve manier kunnen invullen.
    • De vertrouwenspersonen werken in vaste groepen van maximaal 12 personen. De GDPB streeft ernaar binnen elke intervisiegroep te komen tot een langdurig engagement door met dezelfde groep 2 halve dagen per jaar samen te komen.
    • Het is belangrijk dat de entiteit de vertrouwenspersoon ondersteunt in diens aanwezigheid op de intervisiemomenten.
  • Infosessies en vormingen: het is sterk aanbevolen om minstens één dag bijkomende opleiding per jaar te volgen. De GDPB organiseert jaarlijks minimaal enkele infosessies of vormingen.

Praktische ondersteuning

  • Registratie: vertrouwenspersonen zijn verplicht een registratie bij te houden in functie van het jaarverslag dat de preventieadviseur psychosociale aspecten op niveau van de entiteit en op niveau Vlaamse overheid opmaakt. De GDPB koppelt de registratie aan het opvolgingssysteem DOS, een beveiligde applicatie waarin vertrouwenspersonen hun informele verzoeken vertrouwelijk kunnen bewaren. Er volgt een automatische, anonieme rapportage uit die gegevens. De GDPB garandeert zo de kwaliteit van de registratie en de vertrouwelijkheid van de bijgehouden dossiers.
  • Infodeling: DOS doet ook dienst als infodelingssysteem. Zo krijgen vertrouwenspersonen toegang tot documenten die zowel inhoudelijk als praktisch nuttig zijn voor vertrouwenspersonen. Op de pagina’s van Vlaanderen Intern is alle nuttige info voor de uitoefening van de rol als vertrouwenspersoon gebundeld.
  • Gespreksruimte: het is belangrijk dat vertrouwenspersonen in alle discretie gesprekken kunnen voeren. Dit is niet steeds evident in een open kantoorruimte. Daarom voorziet de GDPB voor de vertrouwenspersonen ook een gesprekslokaal in het Herman Teirlinckgebouw in Brussel. Wie hiervan gebruik wil maken, contacteert de preventieadviseur psychosociale aspecten.
  • Lijst van vertrouwenspersonen: de GDPB houdt een lijst bij van de actieve vertrouwenspersonen en publiceert regelmatig updates. Iemand die tijdelijk niet actief is, staat niet op deze lijst. Op die manier komen medewerkers met moeilijkheden snel bij de juiste persoon terecht. Het is daarom belangrijk dat de vertrouwenspersoon die een tijd niet actief is, dit meldt aan de preventieadviseur psychosociale aspecten. De GDPB houdt ook een lijst van alle aangestelde vertrouwenspersonen bij.

Ondersteuning van de vertrouwenspersonen door de entiteiten

De doelstelling is dat elke entiteit een goed preventiebeleid uitbouwt, waarbij de werkgever de nodige maatregelen treft om de psychosociale risico’s op het werk te voorkomen, om de schade ten gevolge van deze risico’s te voorkomen of om deze schade te beperken.

De werking van de vertrouwenspersoon vormt een essentieel onderdeel in dit preventiebeleid. Het is heel belangrijk dat medewerkers in een vroeg stadium zaken kunnen melden, die constructief opgepakt worden. Om maximaal return te verkrijgen en een goede werking van vertrouwenspersonen te hebben binnen de entiteit is het belangrijk dat de entiteit die werking ondersteunt. De ondersteuning van entiteiten naar hun eigen vertrouwenspersonen toe richt zich op verschillende domeinen:

Opvolging van de vertrouwenspersoon

De GDPB zal de vertrouwenspersoon motiveren om hun rol op een goede manier op te nemen binnen het kader van de welzijnswet en met respect voor het beroepsgeheim.

Door de vertrouwenspersonen op te volgen en samen een stand van zaken bij te houden, stimuleert de GDPB hun ontwikkeling. Daarbij gaat aandacht naar zaken die positief verlopen, maar ook naar zaken waarin zij kunnen groeien. Duidelijke feedback is daarbij belangrijk.

De entiteiten krijgen jaarlijks de evaluatie van psychosociaal beleid, waarbij een luikje gaat over de werking van de vertrouwenspersonen. Het gaat hierbij hoofdzakelijk over duidelijk meetbare en registreerbare gegevens die de GDPB aangrijpt om samen in gesprek te gaan, zoals:

  • Volgen basisopleiding: het behalen van het attest van de vijfdaagse basisopleiding is verplicht binnen de 2 jaar na aanstelling op het EOC.
  • Aanwezigheid intervisie: vertrouwenspersonen zijn wettelijk verplicht op jaarlijks 1 dag intervisie (2 halve dagen bij de GDPB) te volgen. Kunnen ze niet op de afgesproken dagen, dan sluiten ze aan op de open intervisiegroepen die de GDPB of IDEWE organiseren. Intervisie vanuit de GDPB is gratis. Voor de intervisie georganiseerd door IDEWE betaalt de entiteit via preventie-eenheden. Volgt de vertrouwenspersoon een externe intervisie, bezorgt die daarna een aanwezigheidsattest aan de GDPB.
  • Registratie dossiers: vertrouwenspersonen registreren hun gesprekken zorgvuldig in het opvolgingsdossier DOS. Wanneer een vertrouwenspersoon drie jaar op rij géén geregistreerde dossiers heeft, volgt een gesprek.
  • Contact met de preventieadviseur psychosociaal welzijn: een vertrouwenspersoon voert gesprekken binnen het kader van de welzijnswet, met respect voor het beroepsgeheim. Om op een kwalitatieve manier gesprekken te voeren, laat de vertrouwenspersoon zich ondersteunen door de preventieadviseurs psychosociale aspecten. Bij delicatie thema’s zoals ongewenst seksueel gedrag op het werk, cases waarbij afdelingshoofden of leidend ambtenaren betrokken zijn of groepsproblematieken, is die ondersteuning sowieso verplicht.

De rol van vertrouwenspersoon neerleggen