Digitaliseer wanneer er een meerwaarde is

Verlies niet uit het oog dat er steeds meerwaarde moet zijn voor een digitaliseringsproject: is er effectief vraag naar digitalisering, of creëert het digitale proces vooral een administratieve overlast?

Weeg de kosten en baten af. Bepaalde documenten zullen nog blijven bestaan op papier, omdat deze werkwijze bijvoorbeeld handiger, gebruiksvriendelijker en goedkoper is, of omdat de digitalisering ervan een lagere prioriteit heeft binnen de organisatie.

Daarnaast dien je steeds ook rekening te houden met de digitale kloof: overheden kunnen hun dienstverlening naar burgers toe niet uitsluitend digitaal organiseren.

Pas archivering by design toe en streef naar correcte dossiervorming

  • Soms worden er ‘dossiers’ gevormd die in feite ‘onderwerpsmappen’ zijn: ze zijn niet of pas heel laat afsluitbaar zijn en blijven dus aangroeien in de applicatie, waardoor ze onbeheersbaar worden. Trek in zo’n geval een grens en voer een nieuwe werkwijze in.

    Een voorbeeld: het is geen goed idee om onderhoudsdossiers te ordenen per gebouw (of locatie) en ze daarna te laten aangroeien. Zolang het gebouw in gebruik is, kan een ‘onderhoudsdossier’ dan niet worden afgesloten. Door per onderhoud een apart dossier aan te maken kan, nadat de bewaartermijn verstreken is, het dossier vernietigd worden terwijl het gebouw nog in gebruik is.

  • Stel een duidelijke visie en beleid op. Informatiebeheer is werk voor de hele organisatie. Raadpleeg de webpagina over de informatiemanagementstrategie(opent in nieuw venster) om inspiratie te vinden.

  • Kan de informatie eruit gehaald worden via een export? Kan de informatie doorgegeven worden via API? Zet in op goede modelbepalingen voor nieuwe contracten. Digitaal Archief Vlaanderen heeft zulke modelbepalingen op zijn website staan. ​​​​​

  • Welke bestuursdocumenten zitten in welke toepassingen, samenwerkingsplatformen, etc.? Door selectieregels (series) aan te maken in het Serieregister leg je alvast een goede basis voor deze oefening, aangezien je in het Serieregister voor jouw organisatie de informatiestromen en hun beheersregels oplijst.

Hergebruik bestaande bouwstenen

Kies zoveel mogelijk voor reeds bestaande kwalitatieve oplossingen. Neem bouwstenen van de Vlaamse overheid over en/of integreer ze in je eigen applicatie. Vermijd zo het ontwikkelen en onderhouden van gelijkaardige functionaliteiten in afzonderlijke toepassingen of platformen.

Enkele voorbeelden:

Streef procesoptimalisering na

Streef zoveel mogelijk automatisatie en vereenvoudiging na. Zeker bij reeds bestaande processen bestaat het risico dat je de analoge werkwijze ongewijzigd overneemt in de digitale wereld. Een grondige analyse van het bedrijfsproces biedt een uitgelezen kans om de dossiervorming en de werkwijze kritisch te bekijken en te verbeteren. Houd het procesverloop zo eenvoudig mogelijk en schaf overbodige stappen af.

Denk bijvoorbeeld na over de handtekening (die zowel in analoge als in elektronische vorm kunnen voorkomen in bestaande processen). Is de handtekening nog noodzakelijk? Indien deze nog noodzakelijk is, kan je ze dan digitaliseren? Lees meer hierover op de pagina over de digitale handtekening.

Kies voor standaardisatie en authentieke bronnen

  • Wanneer je informatie in digitale werkprocessen wil omzetten, denk dan aan hergebruik. Daarvoor heb je een eenduidige standaard voor de uitwisseling van informatie nodig. OSLO (Open Standaarden voor Linkende Organisaties) biedt hiervoor een antwoord door in te zetten op de ontwikkeling van context-neutrale informatiemodellen. Je kan ze over de verschillende bestuursniveaus heen gebruiken.

    Er zijn OSLO-standaarden beschikbaar voor bv. adres, persoon, melding, cultureel erfgoed, organisatie, perceel, weg, dossier, … Het standaardiseren van de betekenis van informatie is cruciaal om het principe ‘vraag niet wat je al weet’ te realiseren.

  • Bij de analyse van processen komt regelmatig als conclusie terug dat heel wat data en informatie onnodig opnieuw ingevoerd wordt, terwijl ze al elders beschikbaar is en dus kan geïntegreerd worden. Deel daarom zoveel mogelijk informatie met andere overheden en vermijd inefficiënties zoals dubbele data-invoer en -opslag.

    Het MAGDA-platform (MAximale GegevensDeling tussen Administraties) zorgt ervoor dat gegevens uit authentieke bronnen op een veilige manier opgehaald kunnen worden. Het Rijksregisternummer kan je bijvoorbeeld via het MAGDA-platform ophalen en gebruik je om burgers uniek te identificeren.

    Enkele voorbeelden:

Bouw papier af

Analyseer de juridische procescontext en onderzoek of je substitutie kan toepassen, waarbij je analoge documenten scant op een rechtsgeldige manier, rekening houdend met de voorwaarden in de regelgeving, en nadien de papieren originele bestuursdocumenten vernietigt.

Ga na of je de equivalentieregels in het Bestuursdecreet kan toepassen, indien er in het proces dat je wil digitaliseren oudere regelgeving voorkomt die geschreven is voor een context waarin informatie nog verwerkt wordt in analoge vorm (meestal papier). Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 bevat nl. in artikel II.22 t.e.m. II.25. equivalentieregels, die enerzijds elektronische uitwisseling van berichten mogelijk maken of anderzijds toelaten dat bestuurshandelingen in elektronische vorm gebeuren, ook als de toepasselijke regelgeving enkel voorziet in analoge procedures. Lees meer hierover op de pagina over digitaalvriendelijke regelgeving(opent in nieuw venster).

Overtuig je collega’s

Vergeet het veranderingsmanagement niet. De afgelopen decennia hebben de meeste overheden in Vlaanderen sterk ingezet op de omschakeling naar meer digitaal werken. Niettemin wordt er nog heel wat papier gebruikt in verschillende, gewoonlijk hybride processen. Vaak aangehaalde redenen zijn:

  • informatie komt (deels) nog steeds binnen in papieren vorm
  • onduidelijkheden, zoals de rol van de handtekening
  • juridische vormvereisten die digitalisering bemoeilijken of onmogelijk maken
  • andere organisaties vereisen informatie op papier
  • medewerkers lezen documenten liever op papier dan op het scherm
  • aantekeningen maken op papier is eenvoudiger

Het is belangrijk dat je achterhaalt welke bezwaren er meespelen in het te digitaliseren proces: zo kan je in de uiteindelijke oplossing rekening houden met deze obstakels. De oplossing grijpt in op de organisatie van het werk en houdt bijgevolg een veranderingstraject in. Betrek en informeer je collega’s, voorzie opleiding, een testomgeving, etc. om met eventuele weerstand op een gepaste manier om te gaan.

Sommige collega’s benaderen een digitaliseringsproject dan weer te optimistisch. Neem ook die misverstanden weg ten aanzien van procesdigitalisering. Het bruikbaar houden van de informatie – en dit geldt zowel voor digitale informatie als voor bestuursdocumenten op papier – zolang een organisatie die nodig heeft, vergt aanzienlijke inspanningen van alle medewerkers.