Gedaan met laden. U bevindt zich op: Visienota’s van de Werkgroep Archief- en informatiebeheer over SharePoint en Microsoft Teams Gemeenschappelijk klassement opbouwen

Visienota’s van de Werkgroep Archief- en informatiebeheer over SharePoint en Microsoft Teams

De Werkgroep Archief- en informatiebeheer heeft een nota uitgewerkt waarin ingegaan wordt op de relatie tussen Microsoft Teams en andere Office 365 platformen (bv. SharePoint). De focus van deze nota ligt op informatiebeheer en niet op communicatie (telefonie) en chats. 

De visienota Teams in het kort

Samenvattend kan gesteld worden dat Teams geen volwaardige vervanger is van SharePoint of een ander documentmanagementsysteem. SharePoint is en blijft de plek voor het beheren van informatie.

De werkgroep Archief- en informatiebeheer beveelt aan om Teams te gebruiken in de volgende situaties:

Het wordt afgeraden om Teams aan te maken voor situaties waarbij structureel wordt samengewerkt rond documenten. Hiervoor blijft SharePoint het primaire platform.

Wat de relatie tussen Outlook (mail) en Teams betreft, wordt Outlook vooral aangeraden als de communicatie:

  • een onderdeel vormt van de formele output van dossiervorming en projecten;
  • voor lange termijn bewaard dient te worden;
  • een administratieve of juridische (bewijs)waarde heeft.

De visienota SharePoint in het kort

De Werkgroep Archief- en informatiebeheer heeft een nota uitgewerkt over het gebruik van SharePoint met het oog op een goed informatiebeheer. Aanleiding hiervoor was de bestaande nood bij zowel de Vlaamse overheid als bij lokale overheden om een informatiebeleid specifiek rond SharePoint uit te werken.

Omdat de structuur en aanpak verschilt per organisatie, is een kader gecreëerd dat gebaseerd is op goede praktijken. De nota omvat volgende onderdelen:

  • Stap 1

    Verduidelijken in welke gevallen SharePoint wordt ingezet en waarvoor andere toepassingen. Er wordt aanbevolen om SharePoint best te gebruiken bij:

    • Structurele samenwerking in een kernproces
    • Doorslaggevend belang van documentbeheer en een afsprakenkader
    • Langere bewaartermijn van documenten
    • Delen van documenten binnen héél de organisatie
  • Stap 2

    Duidelijke keuzes en afspraken maken over de onderdelen en componenten binnen SharePoint, en hoe deze worden ingezet.

  • Stap 3

    Duidelijke afspraken maken in verband met rechtenbeheer: eenvoudig, veilig en op een zo hoog mogelijk niveau.

  • Stap 4

    Voor een goed beheer is een duidelijk en overkoepelend overzicht nodig om het gebruik en levenscyclus van sites op te volgen.

  • Stap 5

    Om het draagvlak bij gebruikers te creëren voor deze visie is opleiding op maat en communicatie van groot belang.

Stuurorgaan adviseert VO-entiteiten om de nota’s over Teams en SharePoint te implementeren

Op 18 juni 2020 heeft het Stuurorgaan Vlaams Informatie en ICT-beleid aangegeven de in de nota geformuleerde beleidsaanbevelingen m.b.t informatiebeheer binnen Microsoft Teams sterk aan te bevelen. Op 15 juni 2021 heeft het Stuurorgaan Vlaams Informatie en ICT-beleid ook de nota m.b.t informatiebeheer binnen SharePoint onderschreven.

Het Stuurorgaan adviseert ook sterk dat de entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal rekening houden met de in deze nota’s opgenomen kaders bij de opmaak van een eigen beleid m.b.t. Microsoft Teams en SharePoint.

Wij beheren en bewaren zowel analoge als digitale informatie en zijn het expertisecentrum voor archief- en informatiebeheer voor overheden in Vlaanderen.

Meer over onze organisatie