De vergaderzalen van het vergadercentrum zullen stapsgewijs ter beschikking worden gesteld voor de verhuisde en verhuizende toekomstige bewoners. Het Facilitair Bedrijf zal hetzelfde principe volgen voor het cateringaanbod voor vergaderingen.

Entiteiten uit andere gebouwen (niet Belpaire-standplaats) zullen geen toegang hebben tot het reservatiesysteem zolang de volledige verhuisbeweging van de 6 gebouwen niet is afgerond. Nadien zal het reservatiesysteem worden opengesteld naar alle entiteiten van de VO.

Het Facilitair Bedrijf streeft ernaar om 50% van de vergadercapaciteit operationeel te hebben bij de eerste inhuizingen van de entiteiten van Arenberg. Nadien zullen in functie van de levering van het nieuwe meubilair en de uitrusting, de overige vergaderzalen ter beschikking worden gesteld.

Van zodra er een meer concrete planning en overzicht van de beschikbare zalen gekend is, zal deze aan de entiteiten gecommuniceerd worden. Wanneer je nu toch al een vergaderzaal wilt boeken voor 2024 (omwille van bijvoorbeeld een event dat je organiseert), dan kan je uitwijken naar de andere Brusselse gebouwen. Je reserveert dan gewoon je zaal in Facilipunt. Een zaal kan 1 jaar op voorhand worden vastgelegd. Bijhorende catering kan 6 maand vóór het event geboekt worden (je kan je aanvraag altijd nog aanvullen / aanpassen via Facilipunt).

Beide auditoria zullen operationeel zijn bij de eerste inhuizingen in het Belpaire gebouw. De exacte timing vanaf wanneer je ze kan reserveren in Facilipunt, wordt later nog meegedeeld.

De toegewezen vergaderzalen op de kantoorverdiepingen zullen operationeel zijn wanneer de entiteit intrek neemt op zijn nieuwe kantoorverdieping.

De vergaderzalen in de gedeelde zones zullen operationeel zijn wanneer de verdieping in gebruik zal worden genomen door 1 of meerdere entiteiten. De exacte timing vanaf wanneer je ze kan reserveren in Facilipunt, wordt later nog meegedeeld.