Heerlijk Helder bij het Departement Landbouw en Visserij
De communicatiedienst van het Departement Landbouw en Visserij heeft zich de afgelopen twee jaar gefocust op heldere communicatie met de land- en tuinbouwers en met de visserijsector. Nele Vanslembrouck, woordvoerder en diensthoofd Communicatie, en Gert Luypaert, communicatiemedewerker, gaan dieper in op hun aanpak.
De kracht zit in de samenwerking.
Hoe gaan jullie concreet te werk om de teksten te verbeteren?
‘Bij het Departement Landbouw en Visserij hebben collega’s steeds meer de reflex gekregen om teksten voor te leggen aan de communicatiedienst. Wij herschrijven de teksten en lichten onze aanpassingen toe tijdens een overleg. Tijdens die een-op-eengesprekken luisteren we ook echt naar de inhoudelijke experts als ze uitleggen waarom bepaalde technische termen behouden moeten blijven. Zo creëren we wederzijds respect.’
Hoe zijn jullie erin geslaagd collega’s te overtuigen om hun teksten spontaan voor te leggen?
‘De reflex om aan de communicatiedienst feedback te vragen is geleidelijk aan gegroeid. Vroeger werkten we met communicatieantennes, collega’s uit de afdelingen die het aanspreekpunt voor communicatie waren. Dat systeem werkte niet altijd goed omdat de communicatieantennes die taak boven op hun gewone takenpakket moesten vervullen. Sinds een paar jaar hebben we de rollen omgedraaid en werken we met communicatiepartners. Communicatiepartners zijn medewerkers van de communicatiedienst die elk voor een bepaalde afdeling verantwoordelijk zijn. Ze sporen de collega’s van die afdeling aan om feedback over hun teksten te vragen en ze houden maandelijks een overleg waar Heerlijk Helder een vast agendapunt is.’
‘De communicatiepartners nemen ook zelf initiatief om teksten te herschrijven. In het begin werd dat soms als inmenging gezien, maar nu is het aanvaard. De kracht zit in de samenwerking: we houden geen teksten tegen, maar we laten hen ons voorstel rustig bekijken. Meestal zijn de collega’s enthousiast over de herschreven tekst. Ook onze leidinggevende vindt heerlijk heldere communicatie erg belangrijk. Als je je leidinggevende meehebt, ben je al een grote stap vooruit.’
Hoe houden jullie Heerlijk Helder levend binnen jullie organisatie?
‘Het voorbije jaar hebben we heel wat communicatieafspraken herhaald op de interne portaalsite van Landbouw en Visserij. We hebben er zelfs een hashtag voor bedacht: #wijverstaanelkaar. De afspraken hebben betrekking op communicatie in het algemeen, maar heerlijk helder taalgebruik maakt daar zeker ook deel van uit.’
18 maart 2021