Terugblik: slimme sjablonen voor de installatievergadering
Het Agentschap Binnenlands Bestuur bood de lokale besturen in 2024 inhoudelijke sjablonen aan voor de installatievergadering van de nieuwe bestuursperiode. Deze sjablonen gebruikten de mandaten uit de module ‘Lokaal Mandatenbeheer’. Besluiten die werden voorbereid met behulp van deze sjablonen konden gebruikt worden in elk notuleringspakket.
Sjablonen binnen ‘Gelinkt Notuleren’
De inhoudelijke sjablonen waren beschikbaar in de toepassing ‘Gelinkt Notuleren’. Deze toepassing laat toe om op een dynamische manier het gewenste besluit aan te maken, rekening houdend met de verschillende scenario’s die zich kunnen voordoen en de verschillende juridische teksten die daarbij horen.
Deze sjablonen maakten gebruik van de mandaten uit de module ‘Lokaal Mandatenbeheer’: de mandaten die in deze module werden opgepikt door het besluitsjabloon en automatisch ingevuld.
Voordelen van de sjablonen
Na het voorbereiden van de besluiten
Er waren 2 mogelijke scenario’s nadat de besluiten van de installatievergadering werden voorbereid in ‘Gelinkt Notuleren’.
Gebruikte het lokaal bestuur ‘Gelinkt Notuleren’ als notuleringstoepassing? Dan ging het bestuur verder met het ondertekenen en publiceren van de stukken van de installatievergadering. Dat gebeurde op dezelfde wijze als bij elke andere zitting.
Maakte het bestuur gebruik van een ander notuleringspakket, dan waren er verschillende mogelijkheden. Afhankelijk van het notuleringspakket werden de voorbereide besluiten in het eigen pakket geïmporteerd. Met alle grote notuleringspakketten waren afspraken gemaakt om dit op een vlotte manier te laten gebeuren.
Feedbackbevraging
In februari 2025 peilde het Agentschap Binnenlands Bestuur naar de ervaringen met de aangeboden digitale ondersteuning bij de installatievergadering: 165 personen bezorgden hun feedback.
In het algemeen werden de verschillende ondersteuningstools (Lokaal Mandatenbeer en slimme sjablonen) positief beoordeeld.
Als positieve punten werden de gebruiksvriendelijkheid, de flexibiliteit en de juridische correctheid vermeld. Het belangrijkste verbeterpunt was het ontbreken van een automatische koppeling met het eigen notuleringspakket.