Vergaderingen bestuur van de eredienst

Het bestuur van de eredienst vergadert minstens 1 keer per kwartaal. De vergaderingen zijn niet openbaar. Het bestuur van de eredienst kan buitenstaanders met een bepaalde expertise over een agendapunt uitnodigen, maar zij moeten na hun uiteenzetting de vergadering verlaten. Bij de beraadslaging en de beslissing mogen enkel de leden van het bestuur van de eredienst aanwezig zijn.

Het bestuur kan slechts geldig beraadslagen als de meerderheid van de bestuursleden (4 personen) aanwezig is.

Als het bestuur van de eredienst bij een eerste bijeenroeping niet kan beraadslagen omdat er niet genoeg leden aanwezig zijn, kan het bestuur na een 2^e bijeenroeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, toch beraadslagen en besluiten over de punten die voor de 2^e keer op de agenda voorkomen.

De notulen zijn een beknopte weergave van de bespreking, de beraadslaging en de stemming over alle besproken agendapunten en het gevolg dat eraan gegeven wordt. Zij bevatten een weergave van de gemotiveerde beslissingen. Een loutere opsomming van de agendapunten is onvoldoende. De notulen moeten minstens vermelden wat het resultaat is van de bespreking (bijvoorbeeld verdaging, verder onderzoek, uitslag van de stemming,…). Uit de notulen moet duidelijk blijken of de bestuursleden al dan niet geheim stemden. De punten waarover geen besluit is genomen, worden ook vermeld.

De notulen moeten geen uitgebreid verslag zijn van alle interpellaties. Wel moet uit de notulen blijken dat aan een aantal vormvereisten, die bepalend zijn voor de geldigheid van de vergadering of van de genomen besluiten, is voldaan.

De volgende gegevens moeten in de notulen opgenomen zijn:

• de naam van het bestuur van de eredienst
• de zetel : dat is het officiële aanspreekpunt van het bestuur van de eredienst, vastgesteld door het bestuursorgaan. Wanneer de zetel wijzigt, moet dat steeds genotuleerd worden.
• de datum van de vergadering
• de aanwezige/afwezige leden: deze vermelding is nodig om te kunnen nagaan of het bestuursorgaan geldig kon vergaderen
• vermelding wie voorzitter, secretaris en penningmeester is (of melding maken van de vervangers)
• per agendapunt de namen van de personen die niet deelnamen aan bepaalde beraadslagingen en stemmingen (verbodsbepalingen);
• in chronologische volgorde alle besproken onderwerpen en per agendapunt de uitslag van de stemming
• de beslissingen en de motivering (belangrijke overwegingen en nuttige opmerkingen)
• het geheim karakter van de stemming als dit decretaal verplicht is.

De secretaris maakt de notulen van de vergaderingen op.

De ingestuurde notulen zijn een ontwerp, tenzij ze ter zitting werden goedgekeurd. Omdat dat meestal niet het geval is, vormt de goedkeuring van de notulen altijd het eerste punt op de agenda van de volgende zitting. De voorzitter en de secretaris ondertekenen de goedgekeurde notulen . De beslissingen van het bestuursorgaan zijn, los van de goedkeuring van de notulen, onmiddellijk uitvoerbaar.

Het bestuur van de eredienst moet binnen 20 dagen na de vergadering een afschrift van de notulen bezorgen aan de provinciegouverneur, het gemeentebestuur/provinciebestuur en het erkend representatief orgaan. Dat doet het via het Loket Lokale Besturen (applicatie ‘Toezicht’) of via ReligioPoint.

Het college van burgemeester en schepenen (de deputatie) neemt in het kader van het administratief toezicht kennis van de notulen en beslist over een eventueel optreden. De gemeenteraad (provincieraad) moet hiervan geen kennis nemen.

De besluiten worden bij volstrekte meerderheid van stemmen genomen.

Bij staking van stemmen (evenveel ja- als neen-stemmen) is het voorstel verworpen.

Het aantal geldig uitgebrachte stemmen bepaalt de berekening van de vereiste meerderheid, niet het aantal aanwezige leden.

Een bestuurslid kan zich ook onthouden bij een stemming. Dat betekent dat betrokkene noch voor, noch tegen een voorgelegde beslissing stemt. Bij de berekening van de volstrekte meerderheid, wordt geen rekening gehouden met onthoudingen.

De aangestelde vertegenwoordiger van het representatief orgaan of het lid van rechtswege is een volwaardig lid van het bestuur van de eredienst en neemt bijgevolg aan de stemmingen deel.