Gedaan met laden. U bevindt zich op: Betalingstermijnen gemeente en OCMW Financieel beleid en beheer (BBC)

Betalingstermijnen gemeente en OCMW

Het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) organiseert elk kwartaal een bevraging over de betalingstermijnen en betaalachterstanden van lokale besturen. Aanleiding hiervoor is de inbreukprocedure die de Europese Commissie heeft opgestart tegen België wegens het niet naleven van de Europese richtlijn inzake betalingstermijnen. Om de voortgang van dit dossier nauwgezet op te volgen, moet België (en dus ook de Vlaamse lokale besturen) voortaan elk kwartaal rapporteren aan de Europese Commissie over onder meer de betalingstermijnen en de verplichte forfaitaire vergoeding van 40 euro bij betalingsachterstand.

Lokale besturen hebben 30 (of in welbepaalde gevallen tot 60) dagen om leveranciers, dienstverleners, aannemers… te betalen. Bij betalingsachterstand is er van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlinterest verschuldigd. Daarnaast moet automatisch een forfaitair bedrag van 40 euro worden toegekend aan de schuldeiser, zonder dat die daarvoor een verzoek moet indienen.

Meer info

De bevraging peilt naar te betalen facturen aan de leveranciers. De factuurbedragen betreffen het bedrag betaald aan de leverancier. Dat is meestal inclusief BTW behalve bij bv. medecontractant of intracommunautaire BTW.

De rapportage gebeurt op basis van de ontvangstdatum van de factuur. Dat is de datum waarop een lokaal bestuur de factuur effectief ontvangt. De factuurdatum is daarbij niet van belang.

Wat neem je niet op in de rapportage?

  • betwiste facturen die nog open staan of waarvan de betwisting nog hangende is moeten niet opgenomen worden
  • betwiste facturen die betaald werden moeten gecorrigeerd worden voor de periode dat de betwisting hangende was (bv. als er 100 dagen zitten tussen de ontvangst en de betaling van de factuur, maar daarvan is 80 dagen betwisting, dan moeten er maar 20 dagen gerekend worden als betaaltermijn). Is dit niet mogelijk om technische redenen dan is de tweede beste optie om de betwiste facturen integraal uit de gegevens te verwijderen, dus zowel bij de openstaande als de betaalde facturen.
  • negatieve facturen of creditnota’s (bijvoorbeeld door desinvesteringen, terugvorderbare steun, uitbetaling van lonen,…)
  • uitbetaling van de lonen en eventuele toelagen.
  • een investeringsproject dat om contractuele redenen (gedeeltelijk) lang openstaat (omdat overeengekomen is met de leverancier om het laatste openstaande bedrag van de investeringsfactuur pas te betalen na het einde van de werken). In dit geval mag dit bedrag niet bij de nog openstaande bedragen gerekend worden. Dit zorgt er anders ten onrechte voor dat de termijn van de openstaande facturen de hoogte in gaat.

Kwartaalbevragingen

Er vinden per jaar 4 bevragingen plaats, na ieder kwartaal zal er door ABB een e-formulier uitgestuurd worden:

Bevraging over kwartaal 1 wordt begin april uitgestuurd.

Bevraging over kwartaal 2 wordt begin juli uitgestuurd.

Bevraging over kwartaal 3 wordt begin oktober uitgestuurd.

Bevraging over kwartaal 4 wordt begin januari uitgestuurd.

De bevraging bestaat telkens uit 3 onderdelen:

    • Aantal betaalde facturen in het kwartaal waarover de bevraging gaat. Het moment van betaling is het moment van opname in het betaalbestand van de bank. Opgesplitste betalingen komen meerdere keren voor in de rapportering omdat we elke betaling apart bekijken.
      Bijvoorbeeld: Er werden 1543 facturen betaald in het kwartaal waarover de bevraging gaat.
    • Totale bedrag van de betaalde facturen. Dit is de som van de bedragen van alle facturen die in het kwartaal waarover de bevraging gaat betaald werden. Bijvoorbeeld: bedrag factuur 1+ bedrag factuur 2 + bedrag factuur 3 + bedrag factuur 4 + … = €3.548.265 (er werd voor €3.548.265 aan facturen betaald in kwartaal waarover de bevraging gaat).
    • Aantal dagen tussen de ontvangst van de factuur en de betaling ervan maal het betaalde bedrag. Bijvoorbeeld: bedrag factuur 1 * aantal dagen van ontvangst tot betaling van factuur 1 + bedrag factuur 2 * aantal dagen van ontvangst tot betaling van factuur 2 + bedrag factuur 3 * aantal dagen van ontvangst tot betaling van factuur 3 + bedrag factuur 4 * aantal dagen van ontvangst tot betaling van factuur 4 + … = 102.210.250 (dit bedrag gebruikt de Europese Commissie om een gemiddelde betalingstermijn te berekenen per bestuur).
    • Termijn waarbinnen de facturen betaald werden in het kwartaal waarover de bevraging gaat:
      • Aantal facturen die betaald werden binnen de 15 dagen na ontvangst.
      • Aantal facturen die betaald werden tussen 15 dagen en 30 dagen na ontvangst.
      • Aantal facturen die betaald werden tussen 30 dagen en 60 dagen na ontvangst.
      • Aantal facturen die betaald werden later dan 60 dagen na ontvangst.
    • Denk je dat de betaaltermijn verbeterd of verslechterd is tegenover het vorige kwartaal? Indien verslechterd, wat is de reden?
    • Aantal openstaande facturen op het einde van het kwartaal waarover de bevraging gaat. Bijvoorbeeld: Er staan nog 73 onbetwiste facturen open aan het einde van het kwartaal waarover de bevraging gaat.
    • Totale bedrag van de openstaande facturen op het einde van het kwartaal waarover de bevraging gaat. Dit is de som van de bedragen van alle facturen die op het einde van het kwartaal waarover de bevraging gaat nog openstaan.Bijvoorbeeld: bedrag openstaande factuur 1+ bedrag openstaande factuur 2 + bedrag openstaande factuur 3 + bedrag openstaande factuur 4 + … = €26.245 (er staat nog een bedrag van €26.245 open op het einde van het kwartaal waarover de bevraging gaat).
    • Aantal dagen tussen de ontvangst van de openstaande factuur tot het einde van het kwartaal waarover de bevraging gaat maal het bedrag van de factuur. Bijvoorbeeld: bedrag openstaande factuur 1 * aantal dagen vanaf ontvangst tot einde van het kwartaal + bedrag openstaande factuur 2 * aantal dagen vanaf ontvangst tot einde van het kwartaal + bedrag openstaande factuur 3 * aantal dagen vanaf ontvangst tot einde van het kwartaal + bedrag openstaande factuur 4 * aantal dagen vanaf ontvangst tot einde van het kwartaal + … = 659.210 (dit bedrag gebruikt de Europese Commissie om een gemiddelde termijn van openstaande facturen te berekenen per bestuur).
    • Denk je dat de betaaltermijn verbeterd of verslechterd is tegenover het vorige kwartaal? Indien verslechterd, wat is de reden?
    • Hoeveel facturen blijven na de afloop van de betalingstermijn (zie onderstaande verduidelijking) onbetaald? (30 dagen is de regel, 60 dagen indien dit expliciet is overeengekomen met de leverancier of indien het een overheidsopdracht betreft).
    • Indien van toepassing: Om welke reden(en) wordt in sommige contracten een langere betalingstermijn voorzien?

    Wat is de betalingstermijn?

    30 kalenderdagen is de regel, 60 kalenderdagen indien dit expliciet is overeengekomen met de leverancier, dienstverlener of aannemer. Dit principe geldt zowel voor ‘klassieke’ handelstransacties als voor overheidsopdrachten en concessies, zij het op basis van verschillende regelgeving.

    Voor ‘klassieke’ handelstransacties tussen ondernemingen en overheidsinstanties waarop de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties van toepassing is, bedraagt de betalingstermijn in principe 30 kalenderdagen.

    Partijen kunnen afwijken van de betalingstermijn van 30 kalenderdagen en uitdrukkelijk een langere betalingstermijn overeenkomen. Deze mag maximaal 60 kalenderdagen bedragen en deze langere betalingstermijn moet objectief gerechtvaardigd worden door de bijzondere aard of door bepaalde elementen van de overeenkomst.

    Als de wet of de overeenkomst voorziet in een aanvaardings- of verificatieprocedure, maakt de verificatietermijn integraal deel uit van de betalingstermijn en heeft deze dus geen impact op het begin, het einde of de duur van de betalingstermijn van 30 (of 60) kalenderdagen.

    Voor overheidsopdrachten en concessies die onder het toepassingsgebied vallen van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten (hierna: KB AUR), en respectievelijk het KB van 25 juni 2017 betreffende de plaatsing en de algemene uitvoeringsregels van de concessieovereenkomsten, gelden de regels zoals vervat in deze KB’s. Hierop is de wet van 2 augustus 2002 niet van toepassing.

    Vanaf 1 januari 2025 hebben ook aanbesteders in principe nog slechts 30 dagen de tijd voor zowel de verificatie als de betaling van de opdracht. Er is vanaf 1 januari 2025 dus één samengevoegde “behandelingstermijn” van 30 dagen. Deze termijn kan verlengd worden tot maximaal 60 dagen indien voldaan wordt aan volgende voorwaarden:

    • de verlenging uitdrukkelijk in de opdrachtdocumenten wordt vermeld;
    • de verlenging objectief gerechtvaardigd is op grond van de bijzondere aard of eigenschappen van de opdracht;
    • de verlenging niet kennelijk onbillijk is voor de opdrachtnemer.

    Overheidsopdrachten waarvan het geraamd bedrag 30.000 euro niet bereikt (overheidsopdrachten van beperkte waarde) zijn uitgesloten van het toepassingsgebied van het KB AUR en vallen binnen het toepassingsgebied van de wet van 2 augustus 2002.

    Voor meer info, zie de Europese Richtlijn 2011/07/EU over de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties.

    Wat bij betalingsachterstand?

    • Als er geen betaling is ontvangen binnen de betalingstermijn (in principe 30 dagen en in specifieke wettelijk bepaalde situaties maximaal 60 dagen) en er met andere woorden sprake is van betalingsachterstand, is er van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlinterest verschuldigd op het openstaande bedrag.
    • Als bovenstaande verwijlinterest verschuldigd is, wordt het openstaande bedrag van rechtswege en zonder ingebrekestelling verhoogd met een forfaitaire vergoeding van 40 euro voor de invorderingskosten van de schuldeiser. Dit bedrag moet automatisch worden toegekend aan de schuldeiser, zonder dat deze hiervoor een verzoek moet indienen.
    • Deze regels zijn de omzetting naar nationaal recht van de Europese Richtlijn 2011/07/EU over de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties.

    Welke verwijlinterest werd er vooral aan de schuldeisers betaald in geval van betalingsachterstand?

    Ontvangen benadeelde schuldeisers automatisch de forfaitaire som van 40 euro bij het te laat betalen van een factuur?

    Welke maatregelen nam je om de betalingen te verbeteren? Je krijgt de keuze uit 5 antwoorden:

    • Geen
    • Betere opvolging van de facturen
    • Engagement om sneller te betalen bij e-facturatie
    • Digitalisering van de facturen
      • Hoe ver staat jouw bestuur met de uitrol van een digitaal platform voor de registratie en verwerking van ontvangen facturen?
      • Hoe verloopt de digitale registratie en verwerking van ontvangen facturen in jouw bestuur?
    • Andere

    Zowel de rente als het forfaitair bedrag moeten verplicht betaald worden volgens de Europese richtlijnen bij overschrijding van de betalingstermijn (hetzij na 30 dagen (na 60 bij overheidsopdracht), hetzij contractueel anders bepaald). Lees meer over de te betalen rente en het forfaitaire bedrag in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Regelgeving

Heb je een vraag of opmerking?

Laat het ons weten