Een EPC moet opgemaakt worden per gebouweenheid. De definitie voor gebouweenheid werd vastgelegd door Digitaal Vlaanderen en moet ook gevolgd worden voor de opmaak van EPC’s. Dit kan enkel als deze gebouweenheid met het bijbehorende adres correct is opgenomen in het gebouwen- en adressenregister. Foute of ontbrekende gegevens in het gebouwen- en adressenregister moeten eerst aangepast worden vooraleer er een correct EPC opgemaakt kan worden. Deze aanpassingen kunnen aangevraagd worden via dit meldingsformulier.

Als er geen aparte gebouweenheden beschikbaar zijn, is het niet toegelaten om:

• 1 EPC voor een collectieve woning op te maken voor een gebouw dat opgedeeld is in 3 zelfstandige appartementen bij gebrek aan busnummers
• het EPC voor verschillende gebouweenheden in te dienen op hetzelfde adres en zo eerder ingediende EPC’s te overschrijven.

Het EPC Gemeenschappelijke Delen moet opgemaakt worden per gebouw. Dit kan enkel als de gebouwafbakening correct opgenomen is in het gebouwen- en adressenregister. Het kan voorkomen dat meerdere gebouwen als 1 gebouw getekend staan of omgekeerd dat aparte gebouwen op de kaart in werkelijkheid 1 gebouw vormen. Het is belangrijk dat de gebouwafbakening eerst gecontroleerd wordt, voordat het EPC Gemeenschappelijke Delen opgemaakt wordt. Fouten in de gebouwafbakening moeten gemeld worden aan het VEKA zodat deze aangepast worden.

Mogelijke gevolgen van een foute gebouwafbakening zijn:

• eigenaar of VME beschikt niet over een geldig EPC Gemeenschappelijke Delen en loopt het risico op een boete
• gegevens van het EPC Gemeenschappelijke Delen worden niet overgeërfd naar de juiste appartementen
• reeds ingediend EPC Gemeenschappelijke Delen wordt overschreven.

Deel II.7 van het inspectieprotocol vermeldt waaruit het projectdossier moet bestaan, dat 10 jaar bijgehouden moet worden. Uit controles blijkt dat dit niet altijd even nauwkeurig gedaan wordt.

Onderstaande informatie wordt vaak niet of onvolledig opgenomen in het projectdossier:

Fotografisch dossier

• weinig tot geen overzichtsfoto’s van gevels, installaties en overige schildelen
• geen duidelijke overzichts- en detailfoto’s van het glastype of de aanwezigheid van isolatie op een bepaalde plaats bij gebrek aan andere bewijsstukken
• bekijk hier een overzicht van de verplicht te nemen foto’s

Grafisch dossier

• geen of onvoldoende aanduiding van begrenzingen
• geen of onvoldoende aanduiding van alle afmetingen
• geen of onvoldoende motivatie voor het uitsluiten van ruimtes uit het beschermde volume
• geen of onvoldoende aanduiding van ruimteclusters voor ruimteverwarming en/of koeling
• bekijk hier de minimale informatie die het grafisch dossier moet bevatten

Aanstiplijst

• geen of niet ondertekende aanstiplijst
• oude versie van de aanstiplijst
• zelfgemaakte versie van de aanstiplijst
• de aanstiplijst dient om de eigenaar te informeren over het belang van de bewijsstukken en om discussies hierover achteraf te vermijden

Bij de opmaak van een EPC Gemeenschappelijke Delen moet een schets van het gebouw opgeladen worden. De energiedeskundigen die de EPC’s van de appartementen in het gebouw opstellen, moeten uit deze schets kunnen afleiden wat het beschermde volume van het gebouw is, waar de verschillende schildelen zich bevinden en wat hun begrenzingen zijn.

Vaak bevat de schets slechts één zicht van het gebouw of ontbreekt de naamgeving van de verschillende schildelen.

De richtlijnen voor de opmaak van deze schets kunt u terugvinden in deel II.7.4.3 van het inspectieprotocol.

• Een plaatsbezoek is altijd verplicht bij de opmaak van een EPC.
  • Ook als u een in het verleden door u opgemaakt EPC vernieuwt: u moet opnieuw ter plaatse gaan om te controleren of de toestand van de eenheid of het gebouw niet gewijzigd is.
  • Ook als u voldoende plannen en bewijsstukken ontvangt van de opdrachtgever: u moet steeds ter plaatse verifiëren of de verkregen informatie overeenkomt met de werkelijkheid.
• Het EPC mag niet later dan 6 maanden na het plaatsbezoek ingediend worden.
• De datum van het plaatsbezoek mag enkel gewijzigd worden als de energiedeskundige een nieuw plaatsbezoek uitvoert en alle invoergegevens uit een eerder EPC controleert en aanpast aan de laatste versie van het inspectieprotocol.

Het EPC moet de toestand van de eenheid of het gebouw op het moment van het plaatsbezoek weergeven.

• Het is niet toegelaten om nog uit te voeren werken al op te nemen in het EPC, ook niet als er een offerte aanwezig is.
• Het is niet toegelaten om een EPC op te maken van de toestand van een woning voor een renovatie als de werken reeds uitgevoerd zijn, ook niet in kader van premies.

Een document mag alleen als bewijsstuk aanvaard worden als aan onderstaande voorwaarden voldaan is:

• vermelding van datum en auteur (en handtekening indien specifiek gevraagd)
• link tussen het bewijsstuk en de eenheid of het gebouw
• link tussen het materiaal of de installatie in het bewijsstuk en de plaats van uitvoering.

Volgende documenten worden niet aanvaard:

• verklaringen van de eigenaar, fabrikant, aannemer of architect
• gegevens uit het isolatieformulier (BNRE/ISO 1 voor nieuwbouw of BNRE/ISO 2 voor vernieuwbouw)
• ontwerpplannen
• ex post facto documenten of ex post facto informatie op bewijsstukken
• mondelinge informatie

Voorbeelden

• een factuur die enkel het verblijfadres van de opdrachtgever, maar niet het werfadres vermeldt en die op geen enkele andere manier aan de eenheid of het gebouw in kwestie gelinkt kan worden, mag niet aanvaard worden.
• een offerte zonder bewijs of vaststelling dat het product in de offerte effectief geplaatst werd, mag niet aanvaard worden.
• gegevens die na de werken met de hand bijgeschreven worden op plannen mogen niet overgenomen worden.
• factuur vermeldt onduidelijke of geen beschrijving van waar de isolatie geplaatst werd:
  • Een factuur vermeldt ‘plaatsen van isolatie’ zonder vermelding van het schildeel waar deze geplaatst werd. Deze informatie kan dus niet gebruikt worden.
  • Een factuur vermeldt ‘40 m² dakisolatie’, de woning heeft een hellend dak van 39 m² en een plat dak van 37 m². Op basis van de beschrijving op de factuur kan niet afgeleid worden welk van deze 2 daken geïsoleerd werd.

• Bronnen voor het opzoeken van producteigenschappen moeten gebruikt worden.
• Van producten met een gekend merk en type kunnen de gegevens opgezocht worden, bijvoorbeeld de R- of lambdawaarde van een isolatiemateriaal of het rendement van een verwarmingsketel.

• Het referentiejaar bouw is een belangrijk invoergegeven. Het wordt bijvoorbeeld gebruikt om een isolatiedikte in te rekenen bij de verliesoppervlakken van het beschermde volume bij gebouwen van 1971 of jonger. Het moet dan ook opgezocht of opgevraagd worden.
• Er zijn tal van bewijsstukken waaruit u het referentiejaar bouw kunt afleiden: de notariële akte, de kadastrale legger, een mail van de gemeente, de woningpas, de bouwvergunningsaanvraagplannen, facturen…
• Toch stelt het VEKA vast dat het invoergegeven nog onvoldoende wordt ingevuld of niet correct wordt bepaald.
• De werkwijze om het referentiejaar bouw te bepalen op basis van een bouwjaar uit een bewijsstuk staat in een duidelijk en eenduidig stappenplan, in het inspectieprotocol deel III.

• Als er meerdere bestemmingen aanwezig zijn in een gebouweenheid, zal het type EPC dat opgemaakt moet worden afhangen van de hoofdbestemming. Het is niet toegelaten om een EPC Residentieel op te maken voor een eenheid met een niet-residentiële hoofdbestemming en omgekeerd.
• Een gebouweenheid met een residentiële bestemming in een gebouw met meerdere gebouweenheden is een ‘appartement’, ook als het gebouw bestaat uit een residentiële en een niet-residentiële gebouweenheid.

• Aanvragen voor een aanpassing van adresgegevens of gebouwafbakening moeten via het aanvraagformulier ingediend worden, niet per mail.
• Alle nodige bewijzen voor de aanvraag moeten toegevoegd worden, zonder zal de gemeente of Digitaal Vlaanderen de wijziging niet uitvoeren
• 1 persoon dient de aanvraag in om te vermijden dat er parallelle aanvragen lopen ingediend door bijvoorbeeld de energiedeskundige, de eigenaar, de makelaar...
• Aanpassingen worden aan het VEKA aangevraagd, die de aanvraag controleert en doorstuurt naar de bevoegde instantie

• Het beschermde volume en de bruikbare vloeroppervlakte worden berekend op basis van de buitenafmetingen. Als tijdens het plaatsbezoek de binnenafmetingen opgenomen worden, moet hier dus nog de dikte van de muren, vloeren en dak of plafond bijgeteld worden. Dit wordt vaak vergeten en leidt zo tot een te klein beschermd volume of bruikbare vloeroppervlakte.
• Voor schildelen grenzend aan een verwarmde ruimte wordt de helft van de dikte genomen, voor alle andere begrenzingen wordt de volledige dikte in rekening gebracht.

• Bij rijwoningen worden de volledige zijgevels ingevoerd met begrenzing ‘Aangrenzende verwarmde ruimte’ (AVR), terwijl deze vaak ook deels aan de buitenomgeving grenzen bijvoorbeeld ter hoogte van het dak of een aanbouw.
• Bij een inpandig terras of inkom of bij erkers zal er een stukje vloer grenzen aan buitenomgeving. Deze vloer wordt vaak vergeten.
• In een eengezinswoning worden soms vloeren of plafonds met begrenzing AVR ingevoerd. Bij een eengezinswoning is er slechts 1 gebouweenheid aanwezig in het gebouw, het is dus niet mogelijk dat er een vloer of plafond grenst aan een verwarmde ruimte. Een eengezinswoning kan enkel gevels met begrenzing AVR hebben. Mogelijke fouten zijn:
  • de zolder buiten het beschermde volume wordt onterecht beschouwd als een AVR omdat deze geïsoleerd is, maar minder dan de zoldervloer
  • de woning werd verkeerd benoemd als ‘eengezinswoning’ en is in werkelijkheid een appartement
  • de binnenvloeren en -plafonds werden verkeerdelijk ingevoerd
• Als een traphal in een appartementsgebouw winddicht is, zal deze deel uitmaken van het beschermde volume van het gebouw. De begrenzing van de muren naar deze traphal zal dus ‘Aangrenzende verwarmde ruimte’ zijn, ook als deze niet verwarmd wordt.

• Voor vloeren met begrenzing grond moet de perimeter ingevoerd worden. De perimeter van de vloer is de som van alle delen van de grondomtrek die grenzen aan de begrenzing buiten of een aangrenzende onverwarmde ruimte. Bij een vloer onder het maaiveld wordt gekeken naar de begrenzing die zich boven het maaiveld bevindt.
• Delen van de omtrek die grenzen aan een verwarmde ruimte worden niet meegeteld.

• Vaak worden ramen met dezelfde eigenschappen per gevel opgeteld. Dit is niet meer toegelaten. Sinds 2019 toont het EPC ook aanbevelingen voor maatregelen met bijhorende prijsindicaties. Om deze correct te kunnen bepalen, is het belangrijk dat elke opening afzonderlijk ingevoerd wordt.

• Voor ramen die volledig identiek zijn (gelijke eigenschappen én oppervlakte) kan het aantal ingevoerd worden.

• Bij de gemeenschappelijke delen is het wel toegelaten om alle privatieve openingen van de eenheden per gevel als 1 opening in te voeren.

• onvoldoende inspanningen geleverd om aanwezigheid van isolatie na te gaan, bijvoorbeeld niet in openstootvoegen kijken
• materiaal verkeerd benoemd, bijvoorbeeld EPS in plaats van XPS
• de dikte niet goed opgemeten
• isolatie ingevoerd zonder geldig bewijsstuk

• U-, R- of lambda-waarden mogen enkel overgenomen worden uit bronnen vermeld in het inspectieprotocol.
• Het is niet toegelaten om de R-waarde van isolatie of de U-waarde van een raam rechtstreeks over te nemen van een factuur.
  • Als de factuur het merk en type van het isolatiemateriaal vermeldt, kan de gedeclareerde R- of lambda-waarde opgezocht worden in een aanvaarde bron
  • De U-waarde van een raam mag enkel overgenomen worden uit een EPB-aangifte of een DOP (declaration of performance bij CE-markering).

Een referentiejaar renovatie mag enkel ingevoerd worden als de verbouwing betrekking heeft (‘isolatie aanwezig’ of ‘eigenschappen isolatie bekend, maar onbekende isolatiedikte’) of mogelijk betrekking heeft (‘isolatie onbekend’) op de plaatsing van isolatie.

• de renovatie van het betreffende schildeel onderwerp is van een aanvraag van een stedenbouwkundige vergunning
• het betreffende schildeel volledig nieuw bijgebouwd werd naar aanleiding van een uitbreiding
• de volledige samenstelling van het betreffende schildeel vernieuwd werd, bijvoorbeeld bij de vervanging van de volledige dakconstructie
• er isolatie in het betreffende schildeel geplaatst werd, bijvoorbeeld als een dak aan de binnenzijde geïsoleerd werd

Mogelijke fouten

• enkel de dakpannen werden vernieuwd: geen indicatie dat er ook isolatie geplaatst werd, dus er mag geen referentiejaar renovatie ingevoerd worden voor het dak
• goedgekeurde bouwaanvraagplannen voor het uitbreiden van een woning: het referentiejaar renovatie mag enkel ingevoerd worden voor de schildelen van deze uitbreiding en niet voor de bestaande woning (tenzij de plannen expliciet vermelden dat hier ook schildelen vernieuwd worden)

• Sinds 2006 is de EPB-regelgeving van kracht.
• Voor gebouwen met een datum bouwaanvraag in 2006 of later is er in principe een EPB-aangifte aanwezig. Toch wordt deze vaak niet opgevraagd en worden alle schildelen met isolatie onbekend ingevoerd.
• Zeker bij de opmaak van een EPC Gemeenschappelijke Delen is het belangrijk om de eigenaar of VME voldoende te informeren over het belang van het aanleveren van deze EPB-aangifte.
• Als de eigenaar niet beschikt over de EPB-aangifte, kan deze die terugvinden in de Woningpas of een duplicaat aanvragen bij het VEKA.

Als er geen aanvaarde bewijsstukken zijn die de aan- of afwezigheid van een luchtlaag aantonen en deze ook niet ter plaatse vastgesteld kan worden, moet er ingevoerd worden dat de aanwezigheid van een luchtlaag onbekend is.

• Enkel van schildelen die opgetrokken zijn in dezelfde bouwfase, met dezelfde opbouw (materialen, dikte, samenstelling) en met dezelfde begrenzing mag ervan uitgegaan worden dat deze dezelfde invoergegevens hebben.
• Als er isolatie vastgesteld kan worden in een hellend dak, mag er niet aangenomen worden dat deze ook aanwezig is in het plafond naar de zoldertip buiten het beschermde volume. Dit is een ander type schildeel (dak ↔ plafond) met een andere begrenzing (buiten ↔ AOR).

• Bij oudere ketels is het vaak moeilijk om informatie te vinden over de ketel op basis van het merk en type. Op basis van de kenmerken van de ketel moet dan bepaald worden welk soort ketel het is.
• Dit wordt vaak verkeerd gedaan.
  • condenserende ↔ niet-condenserende ketel
  • open ↔ gesloten ketel
  • gas ↔ stookolie
• Bekijk hier tips om het type ketel te herkennen.

Als er meerdere installaties voor ruimteverwarming aanwezig zijn, is het belangrijk dat het stappenplan voor het bepalen van de ruimteclusters correct gevolgd wordt en dat indirect verwarmde ruimtes bij de juiste ruimtecluster geteld worden.

• Ruimtes die niet direct of indirect verwarmd worden en een oppervlakte groter dan 6 m² hebben, vormen een aparte onverwarmde ruimtecluster.
• Voorbeelden hiervan zijn garages of zolders binnen het beschermde volume die enkel bereikbaar zijn vanuit een indirect verwarmde gang.

Als in een ruimte zowel een afgiftetoestel aangesloten op de centrale verwarming, als een decentraal toestel, zoals een kachel of een gesloten haard, aanwezig zijn, dan moeten deze beide ingevoerd worden in de EPC-software. Deze ruimte zal dan een aparte ruimtecluster vormen.

• Alle decentrale verwarmingstoestellen moeten apart ingevoerd worden, ook als ze volledig identiek zijn. Dit zal invloed hebben op de prijsindicaties bij de maatregelen die op het EPC staan.
• Decentrale toestellen moeten ook ingevoerd worden als ze niet meer gebruikt worden.

Als een lucht-luchtwarmtepomp zowel kan koelen als verwarmen, moet deze zowel voor koeling als voor verwarming ingevoerd worden.

Mogelijke fouten:

• een verwarmingsketel in een kelder buiten het beschermde volume maar niet aangeduid dat deze buiten het beschermde volume staat
• bij een ketel binnen het beschermde volume toch aangeduid dat er ongeïsoleerde leidingen buiten het beschermde volume zijn

• De ruimtecluster voor koeling bestaat enkel uit de direct gekoelde ruimtes, in tegenstelling tot ruimteverwarming, waar ook indirect verwarmde ruimtes meegenomen worden.
• Voor lucht-luchtwarmtepompen die zowel kunnen verwarmen als koelen, kan het volume van de ruimteclusters voor verwarmen en koeling dus verschillen.

Als een lucht-luchtwarmtepomp zowel kan koelen als verwarmen, moet deze zowel voor koeling als voor verwarming ingevoerd worden.

• Voor het bepalen van de leidinglengtes wordt er gemeten van het toestel dat het sanitair warm water levert tot het verste tappunt, horizontaal in vogelvlucht en verticaal volgens de werkelijke afstand.
• Als de lengte niet kan bepaald worden en bij twijfel, wordt uitgegaan van een leidinglengte > 5 m.
• Per systeem voor sanitair warm water wordt de langst voorkomende leidinglengte aangeduid.

Losstaande voorraadvaten op elektriciteit niet onterecht koppelen aan een gasketel voor ruimteverwarming die in dezelfde ruimte staat.

• Natuurlijke toevoer van buitenlucht gebeurt via toevoerroosters in de gevels, in de vensters of in de buitendeuren.
• Afvoerroosters voor natuurlijke afvoer zijn meestal bevestigd op een muur of plafond en geven uit op een schacht of zijn verbonden met een verticale luchtafvoerbuis die rechtstreeks door het dak gaat.
• De mogelijkheid om vensters handmatig te openen of op kipstand te plaatsen, wordt niet beschouwd als een toevoeropening of afvoeropening voor ventilatie.

• Het is altijd verplicht om alle natte ruimtes en verblijfsruimtes (behalve de donkere verblijfsruimtes) apart in te voeren, ook als er geen ventilatievoorzieningen in deze ruimtes aanwezig zijn.
• Het is dus foutief om
  • enkel die ruimtes in te voeren waar een ventilatievoorziening aanwezig is
  • alle ruimtes met eenzelfde type ventilatievoorziening samen te nemen in één ruimte.
• De belangrijkste reden is dat ruimtes zonder voorziening, met natuurlijke of met mechanische voorziening verschillend doorgerekend. Voor een correcte berekening van de energiescore en voor een correcte ventilatie-aanbeveling met indicatieve kostprijs moeten daarom alle ruimtes ingevoerd worden. Zijn niet alle ruimtes ingevoerd, dan is het aandeel van de ruimtes in de berekening foutief en dus ook de energiescore foutief.
• Bijkomend is het voor een lezer zo ook duidelijk in welke ruimtes er ventilatievoorzieningen verwacht worden.

• Regeling in functie van daglichtbeschikbaarheid betekent dat het kunstlicht aangestuurd wordt in functie van de hoeveelheid invallend daglicht.
• Hieronder vallen zowel de volledige in- of uitschakeling van de verlichting (aan/uit) als het verhogen of verlagen van de lichtstroom in de ruimte (dimmen). Deze sturing kan automatisch – zonder tussenkomst van de gebouwgebruikers – of manueel gebeuren.
• Logischerwijs kan er in ruimtes zonder ramen en dus zonder daglicht geen daglichtsturing zijn.
• Als in een ruimte met een raam de verlichting manueel aan- en uitgeschakeld kan worden, is er voldaan aan de minimale voorwaarden voor manuele daglichtsturing.
• In de meeste eenheden zullen er dus twee types daglichtsturing aanwezig zijn: ‘manuele regeling’ in de ruimtes met ramen en ‘geen of onbekend’ in de ruimtes zonder ramen. Er moeten dan ook twee verlichtingszones worden opgemeten en ingevoerd.

• Het EPC gemeenschappelijke delen heeft betrekking op het volledige appartementsgebouw.
• Een EPC GD opmaken van enkel de traphal is een grote fout. Dit heeft als consequentie dat energiedeskundigen die een EPC van een appartement binnen dit gebouw willen opmaken meteen vastlopen. Bij het EPC van het appartement is men namelijk verplicht om de overgeërfde invoer uit het EPC GD te gebruiken.
• Als alleen de schildelen van de traphal ingevoerd en dus overgeërfd worden, kan geen correct EPC van een appartement opgemaakt worden.

• Ook niet-residentiële gebouweenheden binnen het appartementsgebouw, zoals een winkel, horecazaak of kantoor, worden mee opgenomen in het EPC gemeenschappelijke delen.
• Deze eenheden maken net zoals de appartementen deel uit van het gebouw.
• Het feit of deze eenheden eventueel een aparte toegang via de straat (en dus niet via de traphal) hebben maakt hierbij geen verschil.
• Zowel het volume als de schildelen moeten ingevoerd worden.

• Het is belangrijk dat u alle verliesoppervlakten invoert in het EPC Gemeenschappelijke Delen.
• Tot de verliesoppervlakten behoren ook de zijmuren die grenzen aan buiten of aan een aangrenzende onverwarmde ruimte (AOR), dakkapellen, inpandige terrassen, erkers, volumes aan de achtergevel...
• Enkel de verliesoppervlakten die in het EPC GD zijn ingevoerd, kan men gebruiken bij de opmaak van het EPC van een gebouweenheid. Er kunnen geen nieuwe schildelen meer aangemaakt worden bij de gebouweenheden (met uitzondering van schildelen die grenzen aan een verwarmde ruimte (AVR)). Ontbrekende schildelen moeten dus eerst in het EPC GD toegevoegd worden, voor het EPC van het appartement afgewerkt kan worden.
• In deel IV van het inspectieprotocol staan alle omhullende en schildelen in het gebouw opgelijst die moeten worden opgenomen in het EPC GD.
• Hoewel het niet verplicht is, kan het soms wel nuttig zijn om ook sommige eenheden te controleren tijdens het plaatsbezoek om zo alle schildelen correct op te nemen.

• Privatieve raamopeningen worden vaak niet ingevoerd in het EPC Gemeenschappelijke Delen

De binnenwanden en -vloeren tussen de individuele eenheden in het gebouw en tussen de eenheden en de gemeenschappelijke (circulatie)ruimtes moeten ook ingevoerd worden in het EPC Gemeenschappelijke Delen.