Aanbod aanwezigheidsbeleid
Om de 5 jaar maakt jouw departement of agentschap een Globaal Preventieplan (GPP) op en vertaalt dat jaarlijks naar een Jaaractieplan (JAP). Dat kadert in de opmaak van een welzijnsbeleid, dat inzet op het organiseren van werkbaar werk binnen elke entiteit van de Vlaamse overheid. In het psychosociaal welzijnsbeleid van je entiteit is het aanwezigheidsbeleid een belangrijke factor. Wil je binnen je entiteit aan de slag gaan met aanwezigheidsbeleid? Op deze pagina vind je alles over de ondersteuning die het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) op dat vlak biedt.
De bouwstenen van het aanwezigheidsbeleid
Het vermijden van ziekteafwezigheden is een belangrijke doelstelling. De toenemende vergrijzing en langer werken vormen hierbij een extra uitdaging. Het aanwezigheidsbeleid richt zich op het ondersteunen van medewerkers zodat zij duurzaam aan de slag blijven. Omdat ziekteafwezigheid een vorm van gedrag is, bestaat er een mogelijkheid om hierop in te grijpen en kansen te benutten.
3 bouwstenen van het aanwezigheidsbeleid:
- Stap 1
Preventief welzijnsbeleid
Een preventief welzijnsbeleid is gericht op het voorkomen van uitval door ziekte. Denk daarbij aan het inzetten op een werkklimaat van vertrouwen, verbondenheid, constructie leiderschapsstijlen
- Stap 2
Contactbeleid
Het beleid bij en tijdens ziekteafwezigheid (contactbeleid) is bedoeld om ziektemeldingen te beperken en om een snellere terugkeer van medewerkers te bevorderen. Denk daarbij aan een kader opbouwen rond ziektemeldingen, contact houden,…
- Stap 3
Curatief re-integratiebeleid
Een curatief re-integratiebeleid is bedoeld om duurzame re-integratie te bevorderen en herval te vermijden. Het zet in op het uitwerken van een re-integratiebeleid, zoals opgenomen in de omzendbrief.
Bij elk van de 3 bouwstenen is er telkens aandacht voor de principes van dialoog en open gesprekscultuur, vertrouwen en autonomie, gedeelde verantwoordelijkheid, amplitie (focus op groei en positieve kenmerken bij werknemers) en focus op het gewenste gedrag.
Kenmerken van een aanwezigheidsbeleid
Met een aanwezigheidsbeleid zet je entiteit in op het ondersteunen van de aanwezigheid van de medewerkers. Daarbij focus je op het tijdig detecteren van signalen van psychosociale belasting en het bevorderen van een gezonde werkcultuur. Een aanwezigheidsbeleid grijpt in op levensstijlfactoren en factoren in de werkcontext die het keuzegedrag van de medewerker om zich al of niet ziek te melden beïnvloeden.
Een aanwezigheidsbeleid:
- detecteert vroegtijdig veranderingen in aanwezigheid (zoals frequent kortverzuim, laattijdigheden, of vermijdingsgedrag);
- creëert een open dialoog waarin medewerkers zich veilig voelen om uitdagingen aan te kaarten;
- bevordert betrokkenheid door aandacht te hebben voor motivatie, werkplezier en zingeving.
Monitoren van het aanwezigheidsbeleid
Het is belangrijk om het aanwezigheidsbeleid van je entiteit te monitoren. Gebruik daarvoor de PDCA-cyclus (plan-do-check-act) en streef telkens naar verbetering:
- Plan: ga op basis van (risico)analyses en andere metingen na aan welk beleid en welke acties er nood is. Maak zo je aanwezigheidsbeleid op.
- Do: voer het beleid en de geplande acties uit.
- Check: controleer geregeld of de acties de gewenste effecten hebben.
- Act: stuur bij waar nodig.
Ondersteuning bij de opmaak van het aanwezigheidsbeleid?
Wil je binnen je entiteit actief aan de slag met het aanwezigheidsbeleid en wil je een beroep doen op ondersteuning van AgO? Vraag een intakegesprek aan via gdpb@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie). TIjdens dat intakegesprek bepaalt AgO welke aanpak het beste is voor jouw entiteit.
- Stap 1
Zijn er al stappen gezet rond het psychosociaal welzijnsbeleid en wil je entiteit verder werken rond het thema ‘aanwezigheidsbeleid’? Je gaat in gesprek met een expert bij AgO, die inpikt op je concrete vragen. Neem eventuele nieuwe acties ook mee in het Globale Preventieplan en Jaaractieplan van je entiteit. Zo krijgt het beleid een duurzaam karakter.
Tijdens het gesprek maak je gebruik van een checklist. Die vind je onderaan deze pagina.
- Stap 2
Zet je entiteit de eerste stappen rond het thema ‘aanwezigheidsbeleid’? Dan kan je een uitgebreider traject met verschillende begeleidingssessies opstarten. Daarbij is aandacht voor deze elementen:
- Visie en beleidsaanpak
- Heldere rolverdeling en verwachtingen tijdens het project
- Aandacht voor communicatie en een correct stakeholdermanagement zodat er een draagvlak wordt opgebouwd
- Praktische workshops om in te gaan op de gedragingen die je als entiteit wilt zien en ondersteunen, met als doel een concreet actieplan dat je kan meenemen in het Jaaractieplan en het Globaal Preventieplan
- Aandacht voor het continue evalueren (zowel tijdens de samenwerking als op het einde)