Beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten in het Bestuursdecreet

Wat zegt het Bestuursdecreet over bestuursdocumenten beheren, bewaren en vernietigen voor overheidsdiensten? Ontdek wat voor wie van toepassing is en wat er veranderde ten opzichte van het Archiefdecreet.

Voor wie?

Deze regelgeving geldt alleen voor overheidsinstanties die behoren tot:

de Vlaamse administratie;
de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
de Vlaamse adviesorganen;
de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie, behalve wat artikel III.84 betreft;
de lokale overheden, behalve wat artikel III.83, §2, III.84 en III.88, §2, betreft.

Om concreet te kunnen bepalen welke organisatie onder welke definitie valt is er in artikel I.3 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018(opent in nieuw venster) een definitielijst opgenomen. Deze definitielijst is overgenomen in het Organisatieregister van de Vlaamse overheid(opent in nieuw venster). Bijkomend is er een overzicht per organisatiecluster(opent in nieuw venster) gemaakt.

Let op: niet elke bepaling is van toepassing op elke overheidsinstantie. Soms wijkt het toepassingsgebied af per artikel, of soms binnen een artikel. Door de bevoegdheidsverdeling met betrekking tot archief zijn niet alle bepalingen van toepassing op de lokale besturen.

Toelichting bij artikels Bestuursdecreet

De regelgeving over beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten staat in hoofdstuk 3, afdeling 5 van het Bestuursdecreet. Deze afdeling bestaat uit verschillende onderafdelingen. Elke onderafdeling wordt hieronder kort toegelicht. Voor een gedetailleerde bespreking en de eigenlijke tekst van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 verwijzen we graag door naar de memorie van toelichting(opent in nieuw venster) en de tekst van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 in de Vlaamse Codex.

In de onderstaande bespreking zijn voor elk artikel de volgende zaken opgenomen:

een link naar het artikel in de Vlaamse Codex;
een beschrijving van het toepassingsgebied van het betreffende artikel of de onderafdeling;
een toelichting van het artikel.

Deze onderafdeling betreft enkel artikel III.79.
Raadpleeg het artikel(opent in nieuw venster).
Deze onderafdeling licht het toepassingsgebied van hoofdstuk 3, afdeling 5: beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten toe.
Deze onderafdeling is van toepassing op:
de Vlaamse administratie;
de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
de Vlaamse adviesorganen;
de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie, behalve wat artikel III.84 betreft;
de lokale overheden, behalve wat artikel III.83, § 2, III.84 en III.88, § 2, betreft.
Daarnaast moeten deze bepalingen, wat de lokale overheden betreft, ook steeds gelezen worden in het licht van de bevoegdheidsverdeling met de federale overheid.
Raadpleeg het artikel(opent in nieuw venster).
Dit artikel is van toepassing op:
de Vlaamse administratie;
de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
de Vlaamse adviesorganen;
de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie;
de lokale overheden.
Een overheidsinstantie maakt of ontvangt bestuursdocumenten in het kader van de uitvoering van haar taken, haar dienstverlening aan de burger of ter handhaving van haar eigen rechten. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het beheren en bewaren van die bestuursdocumenten wordt hier expliciet toegewezen aan de overheidsinstantie. De overheidsinstantie is ook bestuurlijk verantwoordelijk voor het beheren, bewaren en vernietigen van die bestuursdocumenten die ze heeft verworven (bv. door schenkingen, legaten, …) van derden.
Met de term ‘bestuurlijke verantwoordelijkheid’ wordt het eigenaarschap over de bestuursdocumenten aangeduid. Eigenaarschap impliceert dat een overheidsorganisatie voldoende garanties biedt op het vlak van infrastructuur, financiële en personele middelen om de bestuursdocumenten, waarvoor ze verantwoordelijk is, op een kwaliteitsvolle manier te beheren en te bewaren.
Er wordt expliciet gesteld dat de overheidsinstantie bestuurlijk verantwoordelijk blijft voor de bestuursdocumenten gedurende de volledige levenscyclus (dus: vanaf de creatie, verwerving of ontvangst tot de eventuele vernietiging). Dat geldt zelfs als de bestuursdocumenten fysiek door een andere overheidsinstantie of organisatie beheerd en bewaard worden. Enkel wanneer specifieke regelgeving (bv. de bepalingen van art. III.83) uitdrukkelijk stelt dat de bestuurlijke verantwoordelijkheid overgedragen wordt naar een andere overheidsinstantie, is een overheidsinstantie niet langer bestuurlijk verantwoordelijk.

Raadpleeg het artikel(opent in nieuw venster).
Dit artikel is van toepassing op:
de Vlaamse administratie;
de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
de Vlaamse adviesorganen;
de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie;
de lokale overheden.
De bestuursdocumenten waarvoor een overheidsinstantie bestuurlijk verantwoordelijk is, moeten in goede, geordende en toegankelijke staat beheerd en bewaard worden. Deze verplichting heeft tot doel om de bestuursdocumenten integer, authentiek en toegankelijk te houden.
Om de goede, geordende en toegankelijke staat te kunnen garanderen moeten de maatregelen voor het beheer en de bewaring van de bestuursdocumenten vastgelegd worden in beheersregels. Die beheersregels zijn door de Vlaamse Regering in een uitvoeringsbesluit verder uitgewerkt namelijk in het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 mei 2019 tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten (Hoofdstuk 2. Zorg en beheer) .
De beheersregels moeten vastgelegd, opgevolgd en uitgevoerd worden door een verantwoordelijke. De Vlaamse regering heeft de taken die de verantwoordelijke moet uitvoeren en de deskundigheid en deontologische code waaraan de verantwoordelijke (bv. een informatiebeheerder, archivaris, informatiemanager) moet voldoen, nader bepaald in het bovengenoemde uitvoeringsbesluit.
De overheidsinstantie moet er wel over waken dat de beheersregels toegepast en geëvalueerd worden volgens haar systeem van interne controle. De effectiviteit van de beheersregels en de mate waarin ze toegepast worden, moet geëvalueerd worden.

Raadpleeg het artikel(opent in nieuw venster).
Dit artikel is van toepassing op:
de Vlaamse administratie;
de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
de Vlaamse adviesorganen;
de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie;
de lokale overheden.
Overheidsinstanties moeten de categorieën van bestuursdocumenten (ook wel series genoemd) waarover ze beschikken, bekendmaken. Dat geldt ook voor de bestuursdocumenten die een instantie verworven heeft van een derde en die door de wilsuiting van die derde niet of beperkt openbaar gemaakt mogen worden.
Het afschermen van de inhoud verhindert het bekendmaken van de beschrijving in de vorm van metadata niet, tenzij dat expliciet is aangegeven door de wilsuiting van die derde, of tenzij de regelgeving over de bescherming van de natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens dat verhindert.
De bekendmaking door de overheidsinstanties moet gebeuren in het centraal register dat eigendom is van de Vlaamse overheid, het Serieregister. In datzelfde register worden ook de selectieregels (zie verder - art. III.87) bekendgemaakt. De concrete vorm van dit register en de uitbating ervan is geregeld in een uitvoeringsbesluit, namelijk het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 mei 2019 tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten (Hoofdstuk 3. Het centrale register).

Raadpleeg het artikel.(opent in nieuw venster)
Dit artikel is van toepassing op:
de Vlaamse administratie;
de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
de Vlaamse adviesorganen;
de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie;
de lokale overheden.
Let op: niet elke bepaling van het artikel is op iedereen van toepassing.
Dit artikel zorgt ervoor dat bestuursdocumenten van overheidsinstanties die opgeheven, ontbonden, samengevoegd of gesplitst worden, niet onbeheerd (achter)blijven.
De standaardregel is dat de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de bestuursdocumenten wordt overgedragen naar de overheidsinstantie die de verantwoordelijkheid overneemt voor de taak waaruit de bestuursdocumenten voortvloeiden. Als een overheidsinstantie wordt opgeheven of ontbonden zonder dat er een rechtsopvolger is, moeten de bestuursdocumenten overgedragen worden aan een overheidsinstantie die bij de opheffing of ontbinding is aangeduid.

Dat basisprincipe geldt voor:
de Vlaamse administratie,
de Vlaamse administratieve rechtscolleges,
de Vlaamse adviesorganen,
de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie
en de lokale overheden.
Er is echter een uitzondering voorzien op het basisprincipe. Als een van deze instanties wordt opgeheven zonder dat er een rechtsopvolger is aangewezen, of als één van haar taken is stopgezet, worden de bestuursdocumenten en de bijhorende bestuurlijke verantwoordelijkheid overgedragen aan het door de Vlaamse Regering aangewezen depot (zie hieronder bij art. III.84). Deze uitzondering geldt enkel voor
de Vlaamse administratie,
de Vlaamse administratieve rechtscolleges
en de Vlaamse adviesorganen.
Op deze uitzondering is ook een afwijking voorzien, namelijk voor de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie. Als zo’n overheidsinstantie ontbonden wordt zonder dat er een rechtsopvolger of verantwoordelijke instantie aangewezen is, of als één van haar taken stopgezet wordt, wijst de Vlaamse Regering, na advies van het stuurorgaan Vlaams Informatie- en ICT-beleid, een rechtsopvolger aan.

Raadpleeg het artikel(opent in nieuw venster).
Dit artikel is van toepassing op:
de Vlaamse administratie;
de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
de Vlaamse adviesorganen.
Let op: niet elke bepaling van het artikel is op iedereen van toepassing.
Al deze overheidsinstanties zijn verplicht om hun bestuursdocumenten waarvan de bewaartermijn verstreken is en waarvan de bestemming permanente bewaring is, over te dragen naar een door de Vlaamse Regering aangewezen depot. Dat depot wordt aangewezen in het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 mei 2019 tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten (Hoofdstuk 4. Het Depot).
De instanties van de Vlaamse administraties zijn daarnaast ook verplicht om hun bestuursdocumenten die administratief zijn afgehandeld (daarmee worden afgesloten dossiers of afgewerkte bestuursdocumenten bedoeld) onmiddellijk over te dragen aan een door de Vlaamse Regering aangewezen depot. Het gaat om hetzelfde depot als het depot dat hierboven bedoeld wordt in het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 mei 2019.
Let op: De term ‘overdrachtsverplichting’ betekent in het kader van dit artikel enkel een fysieke overdracht, en geen overdracht van de bestuurlijke verantwoordelijkheid.

Raadpleeg het artikel.(opent in nieuw venster)
Dit artikel is van toepassing op:
de Vlaamse administratie;
de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
de Vlaamse adviesorganen;
de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie;
de lokale overheden.
Het toezicht op de naleving van deze afdeling wordt uitgeoefend binnen het kader van het algemeen bestuurlijk toezicht. Om de naleving van afdeling 5: beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 voor het volledige toepassingsgebied te kunnen opvolgen, kan de Vlaamse Regering, eventueel op periodieke basis, een audit van een of meerdere overheidsinstanties uitvoeren. Die audit kan controleren in hoeverre voldaan wordt aan de bepalingen die opgenomen zijn in deze afdeling.
Deze onderafdeling betreft enkel artikel III.86.
Raadpleeg het artikel(opent in nieuw venster).
Deze onderafdeling is van toepassing op:
de Vlaamse administratie;
de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
de Vlaamse adviesorganen;
de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie;
de lokale overheden.
Er wordt ondersteuning voorzien voor alle overheidsinstanties die onder het toepassingsgebied vallen. Die ondersteuning bestaat uit:
administratieve ondersteuning van de selectiecommissies (zie art. III.88);
het bevorderen en organiseren van kennisdeling;
het verlenen van advies;
het ontwikkelen van een instrumentarium;
het beheer van het centraal register (zie art. III.82).
De Vlaamse Regering wijst met een uitvoeringsbesluit de ondersteuning toe. Deze toewijzing is gedaan aan Het Facilitair Bedrijf in het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 mei 2019 tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten (Hoofdstuk 5. Ondersteuning).
Raadpleeg het artikel.(opent in nieuw venster)
Dit artikel is van toepassing op:
de Vlaamse administratie;
de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
de Vlaamse adviesorganen;
de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie;
de lokale overheden.
Voor elke categorie van bestuursdocumenten (ook wel serie genoemd) moet een selectieregel opgesteld worden. Deze selectieregels moeten de volgende gegevens bevatten:
een betekenisvolle naam en omschrijving;
een gemotiveerde administratieve en/of wettelijke bewaartermijn;
een gemotiveerde bestemming: bewaren of vernietigen of alle mogelijkheden die daartussen liggen (bv. het bewaren van een steekproef). De memorie van toelichting geeft aan dat daarvoor bij voorkeur een mathematische steekproef wordt gehanteerd.
Een selectieregel kan pas toegepast worden nadat hij bekendgemaakt is in het centraal register, het Serieregister. Een selectieregel wordt pas gepubliceerd nadat hij is goedgekeurd of opgemaakt door de bevoegde selectiecommissie.
De context waarin een bestuursdocument tot stand komt, is onderhevig aan allerlei veranderingen. Daarom is een selectieregel maximum vijf jaar geldig vanaf de dag dat hij bekendgemaakt is. Die termijn kan korter zijn, als er specifieke en ingrijpende wijzigingen plaatsvinden die de context van een bepaalde categorie van bestuursdocumenten beïnvloeden (zie artikel III.83.).
De wijze waarop selectieregels opgemaakt en goedgekeurd worden en de onderlinge consistentie ervan is vastgelegd in een uitvoeringsbesluit, namelijk het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 mei 2019 tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten (Hoofdstuk 5. Selectiecommissies).

Raadpleeg het artikel.(opent in nieuw venster)
Dit artikel is van toepassing op:
de Vlaamse administratie;
de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
de Vlaamse adviesorganen;
de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie;
de lokale overheden.
Let op: niet elke bepaling van het artikel is op iedereen van toepassing.
Er wordt één selectiecommissie opgericht die bevoegd is voor de Vlaamse administratie, de Vlaamse administratieve rechtscolleges, de Vlaamse adviesorganen en de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie. Die selectiecommissie heeft tot taak om:
algemene selectieregels op te stellen, te actualiseren en goed te keuren;
in samenwerking met de overheidsinstanties de selectieregels op te stellen voor categorieën van bestuursdocumenten die betrekking hebben op activiteiten of taken die toegewezen zijn aan een bepaalde overheidsinstantie, en die selectieregels nadien goed te keuren.
Concreet betekent dit dat de selectiecommissie selectieregels opmaakt voor alle series die voortvloeien uit ondersteunende- en managementtaken. De hogergenoemde overheidsinstanties moeten de selectieregels opmaken voor alle series die ze creëren op basis van hun kerntaken en deze ter goedkeuring voorleggen in het Serieregister.
Er worden een of meerdere selectiecommissies opgericht die bevoegd zijn voor de lokale besturen. Die selectiecommissies hebben tot taak om alle selectieregels (zowel die van de kerntaken, de ondersteunende taken als de managementtaken) op te stellen, te actualiseren en goed te keuren.
In het uitvoeringsbesluit (het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 mei 2019 tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten (Hoofdstuk 5. Selectiecommissies) zijn nadere bepalingen opgenomen over de samenstelling en de werking van de selectiecommissies. Daarnaast wordt ook de vergoeding van de leden vastgesteld.

Raadpleeg het artikel(opent in nieuw venster).
Dit artikel is van toepassing op:
de Vlaamse administratie;
de Vlaamse administratieve rechtscolleges;
de Vlaamse adviesorganen;
de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie;
de lokale overheden.
Overheidsinstanties mogen hun bestuursdocumenten niet zomaar vernietigen. Vernietiging van bestuursdocumenten is namelijk een inperking van het grondwettelijk recht van de burger om bestuursdocumenten te raadplegen en er een afschrift van te ontvangen (art. 32 Grondwet). Doordat de bestuursdocumenten in kwestie vernietigd zijn, kan er ook geen afschrift meer verstrekt worden. Daarom voorziet dit artikel in drie verschillende scenario’s die gevolgd moeten worden vooraleer de overheidsinstantie kan overgaan tot vernietiging van de bestuursdocumenten in kwestie.
Let op: Te allen tijde moet de opgegeven bewaartermijn eerst verstreken zijn voor iets vernietigd kan worden.
Onafhankelijk van het scenario waarvan de overheidsinstantie gebruik maakt om bestuursdocumenten te vernietigen, houdt ze steeds een gedateerde verklaring bij die de vernietiging documenteert. Die verklaring bevat minstens een aanduiding van de (categorieën van) bestuursdocumenten die vernietigd werden, een aanduiding van het gevolgde scenario en een verwijzing naar de selectieregel die de vernietiging toelaat. De Vlaamse Regering heeft de inhoud van deze verklaring en de wijze waarop die bekendgemaakt wordt, concreter vormgegeven in een uitvoeringsbesluit.
Scenario 1: de overheidsinstantie beschikt over een door de selectiecommissie opgestelde en/of goedgekeurde selectieregel
In het eerste scenario beschikt de overheidsinstantie over door de selectiecommissie opgestelde en/of goedgekeurde selectieregels, die als bestemming ‘vernietigen’ hebben, voor die categorieën van bestuursdocumenten waarvan ze specifieke bestuursdocumenten wil vernietigen. Op basis van die goedgekeurde selectieregels kan de overheidsinstantie beslissen om haar bestuursdocumenten al dan niet te vernietigen. De overheidsinstantie heeft steeds die keuze, aangezien er geen vernietigingsplicht bestaat. Er is namelijk enkel een bewaarplicht als de bestemming van de betreffende selectieregel ‘bewaren’ is. Beschikt een overheidsinstantie niet over door de selectiecommissie goedgekeurde selectieregels, dan moet ze het tweede of derde scenario volgen.
Scenario 2: de overheidsinstantie beschikt over een selectielijst opgemaakt en goedgekeurd cf. Archiefdecreet van 9 juli 2010 en/of Archiefwet van 24 juni 1955
In het tweede scenario beschikt de overheidsinstantie over een selectielijst die is opgemaakt en goedgekeurd conform de bepalingen zoals vermeld in artikel 5 van de Archiefwet van 24 juni 1955, of conform de bepalingen zoals vermeld in artikel 11 van het Archiefdecreet van 9 juli 2010. Als een overheidsinstantie nog over een dergelijke selectielijst beschikt, kan ze die bestuursdocumenten waarvan in de selectielijst op het niveau van de categorie was aangegeven dat ze in aanmerking kwamen voor vernietiging, ook effectief vernietigen. Ook hier heeft de overheidsinstantie steeds de keuze om al dan niet over te gaan tot vernietiging, aangezien er noch in de Archiefwet van 24 juni 1955 noch in het Archiefdecreet van 9 juli 2010 sprake was van een vernietigingsplicht. Ook in die regelgevingen was enkel sprake van een impliciete bewaarplicht. Deze selectielijsten verliezen echter hun waarde zodra deze bepaling langer dan vijf jaar in werking is getreden. Concreet verliezen ze hun waarde dus op 1 januari 2024. Na vijf jaar moeten deze selectielijsten geactualiseerd worden door de bevoegde selectiecommissie. Indien dit niet het geval is, moet de overheidsinstantie het derde scenario volgen.
Scenario 3: de overheidsinstantie beschikt niet over een goedgekeurde selectielijst zoals bedoeld in scenario 2 of over een goedgekeurde selectieregel zoals bedoeld in scenario 1
In het derde scenario zijn er (nog) geen selectieregels opgesteld en goedgekeurd voor de bestuursdocumenten die de overheidsinstantie wil vernietigen, en is er ook niets bepaald in de selectielijsten die opgemaakt en goedgekeurd zijn conform de bepalingen zoals vermeld in artikel 5 van de Archiefwet van 24 juni 1955 of conform de bepalingen zoals vermeld in artikel 11 van het Archiefdecreet van 9 juli 2010. Als dat scenario zich voordoet, kan de overheidsinstantie een toestemming tot vernietiging vragen aan de bevoegde selectiecommissie. De Vlaamse Regering zal de procedure die daarvoor gevolgd moet worden, nader bepalen in een uitvoeringsbesluit (het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 mei 2019 tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten (Hoofdstuk 8. Vernietigen van bestuursdocumenten)).

Bestuursdecreet versus Archiefdecreet

Sinds 1 januari 2019 is het Bestuursdecreet(opent in nieuw venster) van kracht. Daarin werd het Archiefdecreet van 9 juli 2019 opgenomen. Tegelijkertijd kreeg een aantal bepalingen een update. Een overzicht van de belangrijkste wijzigingen.

‘Bestuursdocument’ vervangt ‘archiefdocument’

Verdwijnen van ‘archiefzorg’

‘Selectielijsten’ worden ‘selectieregels’

Intrede van een overdrachtsverplichting

Uitvoeringsbesluit: context

Artikels III.79 tot en met III.89 (titel III, hoofdstuk 3, afdeling 5)(opent in nieuw venster) van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 bieden een kader voor het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten binnen de Vlaamse bevoegdheden vanaf 1 januari 2019. Daardoor kunnen overheidsinstanties hun bestuursdocumenten gedurende de volledige levenscyclus op een optimale manier beheren. Onder ‘beheren’ wordt onder meer verstaan: ontsluiting, toegankelijkheid, bewaring, vernietiging …

De nadere regels voor de artikels III.81, III.82, III.83, III.84, III.86, III.87, III.88 en III.89 zijn bepaald in het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 mei 2019 tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten.

Voor artikel III.85 over de auditmogelijkheden zijn er momenteel nog geen nadere regels bepaald, waardoor dat artikel dus nog niet in werking treedt.

Uitvoeringsbesluit toepassingsgebied

Het toepassingsgebied van dit uitvoeringsbesluit is bepaald in artikel III.79(opent in nieuw venster) van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Het moet dus ook gelezen worden in het licht van de bevoegdheidsverdeling met de federale overheid, zoals omschreven in artikel III.79 § 2.

Onderstaande regelgeving geldt voor overheidsinstanties van...

Uitvoeringsbesluit: toelichting per artikel

Naast een inleidend hoofdstuk 1 met definities en een hoofdstuk 9 met slotbepalingen, die geen nadere duiding behoeven, telt het uitvoeringsbesluit 7 hoofdstukken. Deze 7 hoofstukken worden hieronder kort toegelicht.

Dit hoofdstuk geeft uitvoering aan artikel III.81 van het Bestuursdecreet en is van toepassing voor:
de Vlaamse administratie
de Vlaamse administratieve rechtscolleges
de Vlaamse adviesorganen
de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie
de lokale overheden

In artikel III. 81 van het Bestuursdecreet wordt aangegeven dat bestuursdocumenten in goede, geordende en toegankelijk staat moeten bewaard worden. Om dat te kunnen garanderen moeten de benodigde maatregelen vastgelegd worden in beheersregels. Het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 mei 2019 geeft in artikel 2 aan dat de verantwoordelijke (aangewezen volgens artikel III.81., §2, tweede lid van het Bestuursdecreet) beheersregels moet vastleggen die minstens 5 aspecten dekken. Die worden, samen met de minimale doelstellingen van de daaraan gekoppelde beheersregels, nader geduid in artikels 3 tot en met 7 van het uitvoeringsbesluit.
De beheersregels voor langetermijnbewaring (artikel 3) moeten er minstens voor zorgen dat er geen informatieverlies optreedt, dat de blijvende leesbaarheid van bestuursdocumenten wordt gegarandeerd en dat er geen wijzigingen aan de bestuursdocumenten kunnen gebeuren.
De beheersregels voor inventarisering en contextualisering (artikel 4) moeten zodanig opgesteld worden dat minimaal volgende metadata wordt gecapteerd:
naam van het bestuursdocument;
naam van het dossier waartoe het bestuursdocument behoort (indien van toepassing);
categorie van bestuursdocumenten waartoe het bestuursdocument behoort;
selectieregels van toepassing op het bestuursdocument;
taak waaruit het bestuursdocument voortvloeit;
aanduiding van de overheidsinstantie die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt over de bestuursdocumenten;
technische gegevens van bestuursdocumenten die zich op een elektronische drager bevinden;
aanduiding van de datum vanaf wanneer de bewaartermijn begint te lopen.
Merk daarbij op dat niet al deze metadata geregistreerd moeten worden op het niveau van het individuele bestuursdocument. Metagegevens zoals selectieregels, taak waaruit een bestuursdocument voortvloeit, bestuurlijk verantwoordelijke overheidsinstantie kunnen zeker ook vastgelegd worden op het niveau van de categorie van bestuursdocumenten (cf. ‘de serie’). Ze kunnen door middel van ‘overerving’ toegekend worden aan het dossier of het individuele bestuursdocument. Dergelijke metadata worden in het Serieregister opgenomen.
De beheersregels voor vernietiging van bestuursdocumenten (artikel 5) moeten ervoor zorgen dat vernietigingen plaatsvinden volgens de bepalingen in artikel III.89(opent in nieuw venster) van het Bestuursdecreet.
De beheersregels voor verwerving en vervreemding (artikel 6) moeten er minstens voor zorgen dat een overheidsinstantie die bestuursdocumenten van een andere overheidsinstantie ontvangt, op de hoogte is van de beheersregels; dat de historiek van de bestuursdocumenten gedocumenteerd is; dat er duidelijkheid is over welke bestuursinstantie de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt in geval van verwerving of vervreemding. Zulke situaties doen zich vooral voor bij opheffing of samenvoeging van overheidsinstanties of overdracht van taken tussen overheidsinstanties. Het is belangrijk dat over de rechtsopvolging duidelijke afspraken worden gemaakt.
De beheersregels voor toegang en raadpleging(opent in nieuw venster) (artikel 7) moeten er minstens voor zorgen dat er een duidelijk afsprakenkader is rond het recht op toegang en raadpleging. Er moet ook een procedure zijn om te controleren of die afspraken ook effectief worden nageleefd. Het uitvoeringsbesluit laat de overheidsinstantie zelf de keuze om daarvoor te werken met badges, sleutelbeheer (fysiek), het inregelen van toegangsrechten voor diverse groepen gebruikers in digitale toepassingen ….
Een overheidsinstantie kan voor elk van de bovengenoemde aspecten zelf een concrete werkwijze kiezen. Wel moet die werkwijze controleerbaar zijn volgens het interne auditsysteem.
In het uitvoeringsbesluit zijn de minimale doelstellingen van de beheersregels voor de vijf bovengenoemde kernaspecten vastgelegd. Zo wordt consistentie tussen werkwijzen van verschillende overheidsinstanties nagestreefd. Elke overheidsinstantie heeft daarnaast de vrijheid om beheersregels vast te leggen voor bijkomende aspecten, of om met extra beheersregels nog andere doelstellingen na te streven.

Het tweede hoofdstuk van het uitvoeringsbesluit bevat nadere specificaties over de deskundigheid en de deontologische code van de verantwoordelijke belast met de vastlegging, opvolging en uitvoering van de bovenstaande beheersregels.
Artikel 8 legt op dat de verantwoordelijke voldoende deskundig is op het vlak van kennis van langetermijnbewaring, inventarisering en contextualisering, vernietiging van bestuursdocumenten, verwerving en vervreemding, toegang en raadpleging van bestuursdocumenten. Hij moet ook kennis hebben van de relevante regelgeving. Deskundigheid kan verworven worden door relevante opleiding of beroepservaring.
Verder moet de verantwoordelijke volgens artikel 9 van het uitvoeringsbesluit een deontologische code naleven, die vastgesteld is door de overheidsinstantie. Het uitvoeringsbesluit legt geen nadere specificaties op over de inhoud van deze deontologische code. Overheidsinstanties kunnen dus kiezen om een specifieke deontologische code op te maken, of om ze te integreren in een algemene deontologische code die voor alle medewerkers van toepassing is. Desgewenst kan een overheidsinstantie de deontologische code voor archivarissen van de International Council on Archives(PDF bestand opent in nieuw venster) overnemen.
Om de bovenstaande specificaties te concretiseren heeft de Werkgroep Archief- en informatiebeheer, die ressorteert onder het Stuurorgaan VIaams ICT- en informatiebeleid, een functieprofiel uitgewerkt.
Dit hoofdstuk is van toepassing op:
de Vlaamse administratie
de Vlaamse administratieve rechtscolleges
de Vlaamse adviesorganen
de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie
de lokale overheden
Het beheer van het centrale register wordt toegewezen aan het agentschap Facilitair Bedrijf. In artikel 10 van het uitvoeringsbesluit worden de taken van Het Facilitair Bedrijf vastgelegd, als nadere uitvoering van het artikel III.82(opent in nieuw venster) uit het Bestuursdecreet.
Met het centrale register wordt het zogenaamde ‘Serieregister’ bedoeld. Het Serieregister is opgezet in het kader van de dienstverlening van Digitaal Archief Vlaanderen.
Standaard is het voor overheidsinstanties binnen het toepassingsgebied verplicht om de categorieën van bestuursdocumenten (‘series’) waarover ze beschikken te publiceren in het serieregister. Van deze verplichting kan afgeweken worden als de overheidsinstantie kan verantwoorden dat de publicatie een aantoonbaar buitensporige inspanning vereist. Het Facilitair Bedrijf zal de criteria vaststellen om te bepalen wanneer een inspanning aantoonbaar buitensporig is.
Dit hoofdstuk is van toepassing op:
de Vlaamse administratie
de Vlaamse administratieve rechtscolleges
de Vlaamse adviesorganen
Niet elk artikel is van toepassing op al deze overheidsinstanties.

De artikels opgenomen in deze afdeling zijn van toepassing op de depots vermeld in afdeling 3.
Om ervoor te zorgen dat er bij het beheer en de bewaring van bestuursdocumenten diversificatie mogelijk is, voorziet artikel 12 van het uitvoeringsbesluit dat het depot uit meerdere bewaarplaatsen kan bestaan. Een bewaarplaats is een (fysieke of virtuele) locatie waar bestuursdocumenten worden bewaard. Zo kunnen de bewaaromstandigheden optimaal afgestemd worden op de drager, bestemming … van de bestuursdocumenten die er zijn ondergebracht, zonder de kwaliteit uit het oog te verliezen.
Voor elke bewaarplaats zijn in artikel 13 enkele algemene kwaliteitscriteria opgelegd voor de bewaring, ongeacht of het gaat om bestuursdocumenten op analoge dan wel digitale dragers. Deze algemene voorwaarden zijn:
zorgen dat de bestuursdocumenten onwijzigbaar zijn;
voldoende maatregelen vastleggen en communiceren om ongeautoriseerde toegang te voorkomen;
voldoende maatregelen treffen om de integriteit en authenticiteit van de bestuursdocumenten te garanderen;
zorgen dat vernietigingen die worden uitgevoerd in het depot gebeuren volgens artikel III.89 van het Bestuursdecreet. Daarbij verloopt de vernietiging op een manier dat er geen gegevens gerecupereerd kunnen worden en dat de metadata (dus: metagegevens verbonden aan het bestuursdocument) niet vernietigd worden.
Depots voor de bewaring van bestuursdocumenten op een analoge drager die administratief afgehandeld (= het dossier is afgesloten) zijn, moeten niet alleen aan de algemene voorwaarden voldoen, maar ook aan vier extra kwaliteitscriteria. Deze zijn:
doeltreffende middelen inzetten voor het vertragen en doven van brand, afgestemd op aard, inhoud, oppervlakte van de bewaarplaats;
opvolgen en bijsturen van temperatuur en relatieve luchtvochtigheid, volgens gangbare normen van de collectie in de bewaarplaats;
zorgen voor aanwezigheid van een bestrijdingsplan voor biologische contaminatie en ongedierte;
voldoende inbraakpreventie voorzien, in lijn met aard, omvang en inhoud van de bewaarplaats.
Als in de bewaarplaats bestuursdocumenten worden bewaard op analoge dragers, waarvan de bewaartermijn is verstreken is en de bestemming ‘permanent bewaren’ is, worden er onverminderd de voorgaande algemene voorwaarden en de bovenstaande kwaliteitscriteria, bijkomende vereisten opgelegd:
Er is een doorgedreven depotadministratie: elke gebeurtenis die betrekking heeft op een bestuursdocument wordt geregistreerd;
Enkel de depotbeheerder heeft toegang tot de bewaarplaats;
de ruimte is ingericht met opslagsystemen specifiek bedoeld voor de bewaring van bestuursdocumenten;
Er zijn geen ramen of invallend daglicht;
Er zijn voldoende inwendige en uitwendige scheidingsconstructies om uitbreiding van calamiteiten tegen te gaan;
Er is minstens één quarantaineruimte die duidelijk afgescheiden is van de ruimte waarin de bestuursdocumenten worden bewaard;
Er vinden (vanzelfsprekend) geen vernietigingen plaatsvinden, aangezien de bestuursdocumenten permanente bewaring als bestemming hebben.
Ook bewaarplaatsen van het depot waar bestuursdocumenten op elektronische dragers worden bewaard, moeten voldoen aan de voorgaande algemene voorwaarden (met betrekking tot het onmogelijk maken van wijzigingen, het voorkomen van ongeautoriseerde toegang, het treffen van maatregelen rond authenticiteit en integriteit, het vernietigen conform artikel III.89. van het Bestuursdecreet). Daarnaast zijn er in het uitvoeringsbesluit enkele kwaliteitscriteria opgelegd voor deze bewaarplaatsen:
Technische metagegevens (metadata) worden gecapteerd en gecontroleerd bij overdracht aan het depot;
Er is een gedocumenteerd transformatiebeleid;
Het bestandsformaat van een elektronisch bestuursdocument wordt getransformeerd naar een ander bestandsformaat, als de leesbaarheid van het bestuursdocument dat vereist;
Elke actie die impact kan hebben op de integriteit en de authenticiteit van de elektronische kopie, wordt geregistreerd.

In artikels III.83 §2 en III.84 van het Bestuursdecreet is een overdrachtsverplichting naar een door de Vlaamse Regering aangewezen depot voorzien. De overdrachtsverplichtingen naar de depots van Het Facilitair Bedrijf in het uitvoeringsbesluit hebben als doel:
betrokken overheidsinstanties te ontzorgen zodat ze meer tijd kunnen vrijmaken voor hun kerntaken;
een kostenbesparing voor de Vlaamse overheid in zijn geheel te realiseren via schaalvoordelen op het vlak van infrastructuur en personeel;
de maturiteit van het beheer en de bewaring van bestuursdocumenten te verhogen door kwaliteitsvolle bewaring van bestuursdocumenten in een depot dat voldoet aan de kwaliteitscriteria;
het efficiënter gebruik van kantoorgebouwen te realiseren, aangezien er minder archiefruimte voorzien moet worden.
Hoe deze overdrachtsverplichtingen naar de depots van Het Facilitair Bedrijf praktisch zullen worden geïmplementeerd, wordt concreter uitgewerkt in een plan van aanpak vanaf het najaar 2019. De Werkgroep Archief- en informatiebeheer(opent in nieuw venster) zal daarbij betrokken worden. Sommige overheidsinstanties zijn slechts verplicht een deel van hun bestuursdocumenten over te dragen aan het depot, al is het voor deze overheidsinstanties natuurlijk ook perfect mogelijk om al hun bestuursdocumenten over te dragen.
Artikel 14 van het uitvoeringsbesluit geeft uitvoering aan artikel III.83, §2 van het Bestuursdecreet, rond de regeling voor rechtsopvolgers. Het artikel wijst het agentschap Facilitair Bedrijf aan als depot voor bestuursdocumenten wanneer een overheidsinstantie die behoort tot de Vlaamse administratie, de Vlaamse administratieve rechtscolleges of de Vlaamse adviesorganen wordt opgeheven of ontbonden zonder dat een rechtsopvolger of verantwoordelijke instantie aangewezen is, of als een van haar taken is stopgezet.
De artikels 15 en 16 van het besluit geven uitvoering aan de delegatie in artikel III.84 van het Bestuursdecreet.
Artikel 15 is van toepassing op overheidsinstanties uit de Vlaamse administratie, de Vlaamse administratieve rechtscolleges en de Vlaamse adviesorganen. Het Facilitair Bedrijf wordt met deze bepaling, vanaf het ogenblik dat het besluit in werking treedt, aangewezen als depot voor analoge bestuursdocumenten waarvan de bewaartermijn verstreken is en de definitieve bestemming permanente bewaring is. Daardoor kan de centrale infrastructuur en de expertise binnen het analoge archiefdepot te Vilvoorde optimaal benut worden, kunnen bestaande archiefloodsen uitgefaseerd worden, en kan het bestaande personeel binnen de betrokken overheidsinstanties anders en efficiënter ingezet worden. De bewaarplaats in Vilvoorde (ook bekend als Depot Vilvoorde) is voorzien op deze overdrachtsverplichting en voldoet aan de vereiste kwaliteitscriteria. De procedures voor de overdracht, raadpleging en vernietiging van bestuursdocumenten zijn te vinden op de website.
Artikel 16, ten slotte, is uitsluitend van toepassing op de Vlaamse administratie. Dit artikel omvat een tijdspad voor de overdrachtsverplichting.
Voor analoge bestuursdocumenten van de Vlaamse administraties die administratief afgehandeld zijn blijven de overheidsinstanties, gedurende de periode tussen 1 januari 2019 en 31 december 2022, aangewezen als depot voor die bestuursdocumenten waarvoor ze bestuurlijk verantwoordelijk zijn.
Vanaf 1 januari 2023 fungeert het agentschap Facilitair Bedrijf als depot voor deze bestuursdocumenten, voor zover het bestuursdocumenten van instanties betreft die opgenomen zijn in een door de bevoegde minister vastgestelde lijst. Om opgenomen te kunnen worden in deze lijst moeten de overheidsinstanties gehuisvest zijn in een gebouw dat onder beheer staat van het agentschap Facilitair Bedrijf.
Voor de instanties die niet vermeld worden op deze door de minister vastgestelde lijst, wijzigt er na 31 december 2022 niets. Zij blijven zelf voor hun administratief afgehandelde analoge bestuursdocumenten aangewezen als depot.
Dit hoofdstuk geeft uitvoering aan artikel III.86 van het Bestuursdecreet en is van toepassing op:
de Vlaamse administratie
de Vlaamse administratieve rechtscolleges
de Vlaamse adviesorganen
de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie
de lokale overheden
Het Facilitair Bedrijf voert de taken vermeld in artikel III.86(opent in nieuw venster) van het Bestuursdecreet (nl. 1° administratieve ondersteuning van de selectiecommissies; 2° bevorderen en organiseren van kennisdeling; 3° adviesverlening; 4° het ontwikkelen van een instrumentarium) uit.
Binnen Het Facilitair Bedrijf is de uitvoering van deze taken ondergebracht bij de coördinerende archiefdienst.
Dit hoofdstuk geeft uitvoering aan artikel III.88 van het Bestuursdecreet en is van toepassing op:
de Vlaamse administratie
de Vlaamse administratieve rechtscolleges
de Vlaamse adviesorganen
de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie
de lokale overheden

De volgende selectiecommissies worden opgericht:
de selectiecommissie Vlaamse overheid die bevoegd is voor de overheidsinstanties behorend tot de Vlaamse administratie, de Vlaamse administratieve rechtscolleges, de Vlaamse adviesorganen en de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administraties (cf. artikel 18 van het uitvoeringsbesluit);
de selectiecommissie gemeenten die bevoegd is voor de gemeenten, de districten, de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, de samenwerkingsvormen, vermeld in deel 3, titel 3 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, de intergemeentelijke onderwijsvereniging, vermeld in het decreet van 28 november 2008 betreffende de intergemeentelijke onderwijsvereniging, de welzijnsverenigingen, vermeld in deel 3, titel 4, hoofdstuk 2 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, de autonome verzorgingsinstellingen, vermeld in deel 3, titel 4, hoofdstuk 3 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur en de verzelfstandigde agentschappen die opgericht zijn door een gemeente;
de selectiecommissie provincies die bevoegd is voor de provincies en de verzelfstandigde agentschappen die opgericht zijn door een provincie;
de selectiecommissie polders en wateringen die bevoegd is voor de polders en de wateringen;
de selectiecommissie besturen van de erediensten die bevoegd is voor de besturen van de erkende kerk- of geloofsgemeenschappen van de erkende erediensten.
De leden van de selectiecommissies moeten expertise hebben in het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten (cf. artikel 20 van het uitvoeringsbesluit). Ook moeten ze vertrouwd zijn met de werking van de overheidsinstanties waarvoor hun respectievelijke selectiecommissie bevoegd zijn. Ze moeten echter niet noodzakelijk werkzaam zijn bij een overheidsinstantie waarvoor de commissie waarvan ze lid zijn bevoegd is. Elke selectiecommissie die opgenomen is in artikel 19 kan steeds een vertegenwoordiger van het Algemeen Rijksarchief (federale overheid) als lid opnemen.
Benoeming van de leden van de selectiecommissies gebeurt voor een periode van vijf jaar door de minister. Het lidmaatschap kan onbeperkt hernieuwbaar zijn. Bovendien duidt de minister een voorzitter en vicevoorzitter aan. Verder wordt conform de bepalingen in artikel 21 het ontslag van een selectiecommissielid medegedeeld aan de Vlaamse Regering.
De taken van de selectiecommissies zijn opgenomen in artikels 18 en 19 van het uitvoeringsbesluit. De selectiecommissie Vlaamse overheid heeft als taken:
selectieregels opstellen en actualiseren voor categorieën van bestuursdocumenten die betrekking hebben op algemene taken en activiteiten;
de selectieregels goedkeuren die door de overheidsinstanties zijn opgesteld (cf. het valideren van de informatiebeheersplannen);
toestemming verlenen voor het vernietigen van bestuursdocumenten waarvoor nog geen selectieregels of geldige selectielijsten bekendgemaakt zijn;
advies geven aan overheidsinstanties over de opmaak van selectieregels.
Alle andere selectiecommissies, die voor lokale overheden bevoegd zijn voor zover het Vlaamse aangelegenheden betreft, hebben deze taken:
selectieregels opstellen, actualiseren of goedkeuren;
toestemming verlenen voor het vernietigen van bestuursdocumenten van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvoor nog geen selectieregels of geldige selectielijsten bekendgemaakt zijn.
Merk op dat het bepalen van de bestemming voor alle andere bestuursdocumenten waarvoor lokale overheden bestuurlijk verantwoordelijk zijn, geen taak is voor de selectiecommissie, maar van de federale overheid (Algemeen Rijksarchief), volgens de bevoegdheidsverdeling. Evenmin zijn de selectiecommissies voor lokale overheden bevoegd voor documenten die voortvloeien uit federale materie. Om selectie en vernietiging echter op een efficiënte wijze te kunnen uitvoeren heeft de Vlaamse overheid een samenwerkingsakkoord uit met de federale overheid (Algemeen Rijksarchief) uitgewerkt.
Dit hoofdstuk geeft uitvoering aan artikel III.87 van het Bestuursdecreet en is van toepassing op:
de Vlaamse administratie
de Vlaamse administratieve rechtscolleges
de Vlaamse adviesorganen
de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie
de lokale overheden
Door in artikel 26 een sjabloon vast te stellen waaraan elke selectieregel minimaal moet voldoen, wordt consistentie ervan nagestreefd. Het beheer van het sjabloon wordt toegewezen aan het secretariaat van de selectiecommissies, dat wordt waargenomen door Het Facilitair Bedrijf. Het sjabloon kan worden uitgebreid, maar minimaal wordt voor elke selectieregel opgenomen:
de naam en de omschrijving van de categorie van bestuursdocumenten waarop de selectieregel betrekking heeft;
de bewaartermijn en bijbehorende verantwoording;
de bestemming en bijbehorende verantwoording;
een aanduiding van de taak waaruit de categorie van bestuursdocumenten voortvloeit;
een aanduiding van de overheidsinstantie waarvoor die selectieregel van toepassing is.
In artikel 27 is bepaald dat een selectieregel binnen de 10 dagen na goedkeuring door de bevoegde selectiecommissie gepubliceerd wordt in het centraal register (‘serieregister’) waarna de selectieregel uitwerking heeft, krachtens artikel III.87 §2 van het Bestuursdecreet. Met ‘uitwerking’ wordt bedoeld dat het vanaf dan mogelijk is om de selectieregel te implementeren door bv. vernietigingen uit te voeren op basis van die selectieregel.
Artikel 28 regelt de inhoudelijke consistentie van selectieregels door voldoende afstemming te voorzien tussen de verschillende selectiecommissies vooraleer die een nieuwe selectieregel opmaken of goedkeuren. De voorzitters van de selectiecommissies kunnen bv. vergaderen om te vermijden dat verschillende selectieregels elkaar tegenspreken.
Dit hoofdstuk geeft uitvoering aan artikel III.89 van het Bestuursdecreet en is van toepassing op:
de Vlaamse administratie
de Vlaamse administratieve rechtscolleges
de Vlaamse adviesorganen
de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie
de lokale overheden
Artikels 29 en 30 concretiseren de in artikel III. 89 §3 van het Bestuursdecreet beschreven situatie waarbij er nog geen goedgekeurde selectieregels zijn. Een overheidsinstantie kan dan een gemotiveerde vernietigingsaanvraag indienen bij de bevoegde selectiecommissie. Binnen de twintig werkdagen zal de selectiecommissie een volledige of partiële goedkeuring of een gemotiveerde weigering bezorgen aan de overheidsinstantie. Om de gemotiveerde vernietigingsaanvraag correct te kunnen beoordelen bevat deze minstens:
een duidelijke afbakening en omschrijving van de te vernietigen bestuursdocumenten;
een bewaartermijn en de bijhorende verantwoording;
een aanduiding van de datum vanaf wanneer de bewaartermijn begint te lopen;
een motivering voor de vernietiging.
Het Facilitair Bedrijf stelt een sjabloon hiervoor beschikbaar.
Artikel 31 legt de inhoud vast van de in artikel III.89 §4 van het Bestuursdecreet vermelde gedateerde verklaring van vernietiging:
een duidelijke naam en omschrijving van de vernietigde bestuursdocumenten;
een verwijzing naar de selectieregel zoals goedgekeurd door de bevoegde selectiecommissie of de goedkeuring van de selectiecommissie;
de datum waarop de vernietiging is uitgevoerd.
Dit artikel bepaalt ook dat de gedateerde verklaring van vernietiging wordt bekendgemaakt op vraag van een burger.

Volledige tekst uitvoeringsbesluit en nota Vlaamse Regering

Wij beheren en bewaren zowel analoge als digitale informatie en zijn het expertisecentrum voor archief- en informatiebeheer voor overheden in Vlaanderen.

Meer over onze organisatie

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief Documentbeheer van Het Facilitair Bedrijf in je mailbox.

Schrijf je in

Informatiemanagement voor informatiebeheerders, archivarissen,...

Beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten in het Bestuursdecreet

Voor wie?

Toelichting bij artikels Bestuursdecreet

Onderafdeling 1: Algemene bepalingen

Onderafdeling 2: Zorg en Beheer

Bestuurlijke verantwoordelijkheid (art. III.80)

Goede, geordende en toegankelijke staat (art. III.81)

Bekendmaking en het centrale register (art. III.82)

Rechtsopvolging (art. III.83)

Overdrachtsverplichting (art. III.84)

Externe audit (art. III.85)

Onderafdeling 3: Ondersteuning

Onderafdeling 4: Selectie en vernietiging

Selectieregels (art. III.87)

Selectiecommissies (art. III.88)

Vernietigen (art. III.89)

Bestuursdecreet versus Archiefdecreet

‘Bestuursdocument’ vervangt ‘archiefdocument’

Verdwijnen van ‘archiefzorg’

‘Selectielijsten’ worden ‘selectieregels’

Intrede van een overdrachtsverplichting

Uitvoeringsbesluit: context

Uitvoeringsbesluit toepassingsgebied

Onderstaande regelgeving geldt voor overheidsinstanties van...

Uitvoeringsbesluit: toelichting per artikel

Hoofdstuk 2: Zorg en beheer

Afdeling 1. Beheersregels

Afdeling 2. Taken, deskundigheid en deontologische code van de verantwoordelijke

Hoofdstuk 3: Het centrale register

Hoofdstuk 4: Het Depot

Afdeling 1. Algemene bepaling

Afdeling 2. Kwaliteitscriteria

Afdeling 3. Aanwijzing van het depot

Hoofdstuk 5: Ondersteuning

Hoofdstuk 6: Selectiecommissies

Afdeling 1. Oprichting en samenstelling

Afdeling 2. Werking

Afdeling 3. Vergoedingen

Hoofdstuk 7: Opstelling, goedkeuring, actualisatie en onderlinge consistentie van selectieregels

Hoofdstuk 8: Vernietigen van bestuursdocumenten

Volledige tekst uitvoeringsbesluit en nota Vlaamse Regering

Blijf op de hoogte

In de kijker

Snel naar