Per dossier moet je een aantal gegevens registreren:

• De dossiercategorie: fase voorafgaand aan het verzoek of informeel verzoek. (meer uitleg vind je bij de verklaring van de registratiecategorieën)
• Omschrijving: geef een korte situatieschets
• De datum van het eerste gesprek
• Wie is de verzoeker? Vul de contactgegevens in. Als je de naam van de verzoeker niet volledig kent, vul je in wat je weet. Beleidsdomein en entiteit zijn verplicht om jaarcijfers te kunnen maken. De functionele rol (werknemer, hiërarchische lijn, werkgever, ander) is ook verplicht. Je duidt aan of het een nieuwe verzoeker is of iemand die in het verleden al melding deed van iets anders.
• Wie is de betrokkene (andere rechtstreeks betrokken partij): functionele rol
• Psychosociale risico’s: Minimaal een hoofdthema, waar de verzoeker het meest last van heeft en optioneel maximaal drie neventhema’s
• Psychosociale maatregelen: Bij elk gesprek voer je in wat je deed: onthaal en 1 of meerdere adviesgesprekken, interventie met een derde in de entiteit die kan helpen of verzoening.
• Doorverwijzing naar jou: Hoe is de verzoeker bij jou terechtgekomen?
• Bijlage: O.a. het ondertekende verzoek tot psychosociale interventie.

In de loop van het kalenderjaar registreer je de dossiers die je opneemt. De gegevens die je registreert, zijn anoniem: niemand ziet de namen van de personen die je sprak als vertrouwenspersoon. Je rapporteert dus alle vertrouwelijke info in het dossieropvolgingssysteem en bewaart niets buiten dit dossieropvolgingssysteem. Jouw eigen nota’s kan je ook als bijlage bij het dossier opladen.
Het registeren van dossiers is een wettelijke verplichting. De preventieadviseur psychosociale aspecten maakt op basis van anonieme gegevens uit jouw registraties een rapportering voor het jaarverslag per entiteit en voor de hele Vlaamse overheid. Het is belangrijk om je registraties elk jaar voor midden januari in orde te hebben. Op die manier is er nog voldoende tijd om het jaarverslag op te maken en dit tijdig aan de Federale overheid te bezorgen.

• Alle nieuwe dossiers: alle nieuwe verzoekers.
• Een gesprek met een verzoeker die eerder een beroep deed op jou als vertrouwenspersoon, maar jullie laatste contact dateert van een jaar geleden of langer.
• Een verzoeker die al een beroep deed op jou als vertrouwenspersoon minder dan een jaar geleden, maar nu komt de verzoeker voor een andere thema.
• Hoe registreer je verschillende medewerkers uit eenzelfde team die een gesprek aanvragen? Je registreert elke verzoeker apart, ook al heb je verschillende verzoekers samen op gesprek gehad. Dus als je bijvoorbeeld van 1 team 3 medewerkers samen hebt gesproken dan zijn dit 3 aparte dossiers.

• Dossiercategorie: als vertrouwenspersoon kan je alleen ‘fase voorafgaand aan het verzoek’ en ‘informeel verzoek’ registreren. Voor een formeel verzoek verwijs je door naar de preventieadviseur van IDEWE.
  • ‘fase voorafgaand aan het verzoek’: Het gaat over de luister- en informatiefase zoals in de welzijnswet beschreven. De bedoeling van deze luister- en informatiefase is het probleem goed te kunnen omschrijven en de werknemer te informeren over de mogelijkheid om op een informele of formele wijze tot een oplossing te komen. Nadat hij de nodige informatie ontvangen heeft, zal de werknemer kiezen welk type interventie hij wenst te gebruiken. Deze categorie kan je dus aanduiden als je bijvoorbeeld aan iemand informatie gaf over jouw rol als vertrouwenspersoon, de mogelijkheden in de informele procedure en welke soorten interventies mogelijk zijn in wat je voor de verzoeker kan doen. Zo heb je het voorbereidend werk gedaan om de verzoeker eventueel klaar te maken voor een meer uitgebreid gesprek en heeft de verzoeker de nodige informatie om de keuze te maken om in toekomst al dan niet bij jou of een andere vertrouwenspersoon gesprekken te hebben over de inhoud van de problematiek. In deze fase kan je dus geen andere personen in de entiteit spreken of horen.
  • Informeel verzoek: in een latere registratiestap kan je de acties kiezen.
• Persoon die de interventie vraagt (= de verzoeker) is (functionele rol):
  • Werkgever (SG of AG): de werkgever is de leidend ambtenaar, dus de secretaris-generaal of de administrateur-generaal
  • Werknemer
  • Lid van de hiërarchische lijn: iedereen met een leidinggevende functie
  • Andere
• De betrokkene (direct betrokken partij): een verzoeker kan meerdere personen aanduiden als rechtstreeks betrokken partij. Er hoeft niet altijd een direct betrokken partij te zijn (bijvoorbeeld iemand die puur voor stressklachten komt).
  • De functionele rol van de rechtstreeks betrokken partij is:
    • Werkgever (SG of AG): de werkgever is de leidend ambtenaar, dus de secretaris-generaal of de administrateur-generaal
    • Werknemer
    • Lid van de hiërarchische lijn: iedereen met een leidinggevende functie
    • Andere
• Psychosociale maatregelen: je krijgt 3 keuzes voor de actie. Het doel is om op informele wijze te zoeken naar een oplossing door 1-op-1-gesprekken, een interventie bij een andere persoon in de entiteit of een verzoeningspoging. Je registreert al je gesprekken en duidt aan of het gaat om 1 of meerdere adviesgesprekken (onthaal/advies), interventie of verzoening. Wat jullie afspreken, neem je op in een document ‘verzoek informele psychosociale interventie’, dat de vertrouwenspersoon en de verzoeker ondertekenen. Je stopt het in bijlage (stap 5 in het digitale dossieropvolgsysteem).
  • onthaal en advies: je hebt als vertrouwenspersoon één of meerdere gesprekken met de verzoeker. De verzoeker kan in bepaalde gevallen al geholpen worden door het louter voeren van persoonlijke gesprekken met 1 van de vertrouwenspersonen. Ze onthalen de verzoeker en luisteren actief naar zijn problematiek, waarna ze hem adviseren over mogelijke oplossingen.
    ‘Doorverwijzing naar’ duid je aan als je de verzoeker na 1 of meerdere gesprekken doorverwijst naar een andere partij.
  • interventie: op vraag van de verzoeker ga je als vertrouwenspersoon het gesprek aan met een derde persoon in de entiteit, bijvoorbeeld de directe, hogere leidinggevende of werkgever of HR-dienst van de verzoeker om die in kennis te stellen van de moeilijkheden die de verzoeker ervaart en om samen naar een oplossing te zoeken. Het zou erin kunnen bestaan de andere persoon te vragen maatregelen te treffen op het niveau van de arbeidsorganisatie (zoals de functiebeschrijving), de arbeidsomstandigheden (bijvoorbeeld de verdeling van de werknemers over de kantoorruimte) of een onderhoud te hebben met de persoon waarmee de verzoeker een conflict heeft. De keuze van de verzoeker duid je aan in het document, dat wordt gedateerd en ondertekend door jou en de verzoeker. Je bezorgt een kopie aan de verzoeker.
  • verzoening: op vraag van de verzoeker ga je als vertrouwenspersoon in gesprek met de direct betrokken partij om tot verzoening of een gepaste oplossing te komen. De bedoeling van de verzoeningsprocedure bestaat erin aan beide partijen de nodige verantwoordelijkheidszin bij te brengen door hen de gelegenheid te bieden om de zaak uit te praten en naar elkaar te luisteren, om zo te komen tot een akkoord met respect voor de belangen van beide partijen. De verzoening vereist niet noodzakelijk een ontmoeting tussen de twee partijen: dit verzoeningsproces kan ook door met elk individu afzonderlijk gesprekken te voeren. Voor verzoenings- of bemiddelingsgesprekken is er akkoord nodig van beide partijen. De keuze van de verzoeker duid je aan in het document, dat wordt gedateerd en ondertekend door jou en de verzoeker. Je bezorgt een kopie aan de verzoeker.
  • Meer info: Keuze voor de informele weg: het verzoek tot informele psychosociale interventie(opent in nieuw venster).
• Psychosociale risico’s: bij elk dossier noteer je minstens 1 thema, dit is het probleem waar de verzoeker het meest last van heeft. Daarnaast kan je maximum nog 3 extra thema’s aangeven. Het is niet verplicht om extra thema’s te benoemen.

Lijst van registratiecategorieën met verklaring:

• pesten: wettelijke definitie van pesterijen: een onrechtmatig geheel van meerdere gelijkaardige of uiteenlopende gedragingen, buiten of binnen de organisatie, die plaats hebben gedurende een bepaalde tijd tijdens de uitvoering van het werk en die tot doel of gevolg hebben dat:
  • de persoonlijkheid, de waardigheid of de fysieke of psychische integriteit van een werknemer bij de uitvoering van zijn werk wordt aangetast
  • zijn betrekking in gevaar wordt gebracht
  • een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd

De gedragingen uiten zich vooral in woorden, bedreigingen, handelingen, gebaren of eenzijdige geschriften (bv. de werknemer isoleren, verhinderen dat hij zich uitdrukt, in diskrediet brengen, als individu aantasten, overmatig controleren). Het gaat dus om het onrechtmatig karakter van het geheel van de gedragingen, de herhaling van de gedragingen in de tijd en de gevolgen ervan.
Deze categorie registreer je wanneer de verzoeker aangeeft dat hij/zij het gevoel heeft gepest te worden op basis van bovenstaande.

• ongewenst seksueel gedrag
  Wettelijke definitie: Elke vorm van ongewenst verbaal, non-verbaal of lichamelijk gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast of een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd. Voorbeelden: dubbelzinnige opmerkingen, insinuaties, lonken, …
• verbaal geweld
  Elke feitelijkheid waarbij een werknemer verbaal wordt bedreigd of aangevallen bij de uitvoering van het werk (bijvoorbeeld schelden, vloeken, verwijten, provoceren, roepen, tieren,…).
• fysiek geweld
  Elke feitelijkheid waarbij een werknemer fysiek wordt bedreigd of aangevallen bij de uitvoering van het werk (slaan, schoppen, duwen, bijten, krabben, aan de haren trekken, met voorwerp gooien, messteek,….).
• psychisch geweld
  Elke feitelijkheid waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt bedreigd of aangevallen bij de uitvoering van het werk (bv. persoonlijke bedreigingen, chanteren, onder druk zetten, stalken).
• persoonlijke problematiek
  Een persoonlijke problematiek met invloed op het werk kan zijn: familiale problemen, financiële problemen, relatieproblemen, psychiatrische problematiek, …
• verwerkingsproblematiek
  Dit kan bv. gaan over een rouwproces, aanvaarding van scheiding, ziekte,…
• stress
  Deze categorie enkel gebruiken wanneer de verzoeker komt met een puur stress gerelateerde vraag (bv. hoe kan ik anders omgaan met de stress op het werk). Deze categorie niet gebruiken om het effect (met name: stress) van iets te registreren.
• burn-out
• conflict met collega
  Verschil tussen conflict en ontevredenheid arbeidsverhoudingen: een conflict is uitgesproken (de andere partij weet dat er een conflict is) en doorgaans wederkerig. Bij een conflict zijn er identificeerbare personen betrokken (bijvoorbeeld niet: ik voel me niet goed in de groep).
• conflict met directe leidinggevende
  een conflict is uitgesproken (de andere partij weet dat er een conflict is) en doorgaans wederkerig, bij een conflict zijn er identificeerbare personen betrokken
• conflict met hogere leidinggevende
  een conflict is uitgesproken (de andere partij weet dat er een conflict is) en doorgaans wederkerig, bij een conflict zijn er identificeerbare personen betrokken
• vermoedelijke verslavingsproblematiek
• functioneren/PLOEG
  • Verzoekers die worden doorverwezen door hun leidinggevende omwille van disfunctioneren.
  • Verzoekers die worden aangesproken op hun functioneren en die hier niet mee akkoord gaan en dit bv. zien als pesterijen.
  • Verzoekers die zelf aangeven te disfunctioneren, meestal omwille van redenen buiten zichzelf zoals pesterijen, favoritisme, conflicten,….
• functioneren/ontslag
• arbeidsomstandigheden
  ontevredenheid over werkaspecten als gebouwen, temperatuur, geuren, licht, inrichting, werkingsmiddelen,…
• arbeidsrelaties/verhoudingen met collega(‘s)
  ontevredenheid over de verhoudingen met collega’s, bijvoorbeeld het gevoel niet opgenomen te zijn in de groep, geen goed gevoel bij collega’s (geen pesterijen of conflict),… Ook de kwaliteit van de relaties (samenwerking, integratie, …) vallen hieronder. Verschil met conflict: de ontevredenheid is niet uitgesproken en hoeft niet gericht te zijn op bepaalde personen.
• arbeidsrelaties/verhoudingen met leidinggevende(n)
  ontevredenheid over de verhoudingen met de leidinggevende, bijvoorbeeld zich niet gesteund voelen door de leidinggevende (LG), slecht contact met de LG (geen pesterijen of conflict),… Ook de kwaliteit van de relaties (samenwerking, integratie, …) vallen hieronder. Verschil met conflict: de ontevredenheid is niet uitgesproken en hoeft niet gericht te zijn op bepaalde personen.

• arbeidsvoorwaarden
  Ontevredenheid over de modaliteiten van de uitvoering van het werk, zoals de aard van de overeenkomst en het type werkrooster (nachtarbeid, werken in ploeg, atypische uren, …), de opleidingsmogelijkheden, het loopbaanbeheer en de evaluatieprocedures, loon, pauzes, …

• arbeidsinhoud
  Ontevredenheid met de taken, afwisseling in werk, werkhoeveelheid, de emotionele belasting (relatie met het publiek, contact met leed, …), de psychische belasting (o.a. de moeilijkheidsgraad en complexiteit van de taken), de lichamelijke belasting, gebrek aan duidelijkheid van de taken en rollen, ...
• arbeidsorganisatie
  Ontevredenheid over bijvoorbeeld het algemeen beleid van de entiteit, de structuur (horizontaal–verticaal), de wijze waarop de taken worden verdeeld, communicatie, de werkprocedures, de beheersinstrumenten, de managementstijl, stijl van leidinggeven, het gebrek aan een welzijnscultuur, ...
• discriminatie
  Het gevoel anders behandeld te worden dan de anderen, niet opgenomen te worden in de groep omwille van bepaalde persoonlijke kenmerken (geslacht, leeftijd, religie, seksuele voorkeur,….). Racisme.
  Pesterijen en geweld kunnen gebaseerd zijn op een discriminatiegrond en kunnen verband houden met:
  • leeftijd
  • burgerlijke staat
  • geboorte
  • vermogen
  • geloof of levensbeschouwing
  • politieke of syndicale overtuiging
  • taal
  • huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap
  • sociale afkomst
  • nationaliteit
  • zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationaliteit of etnische afstamming
  • geslacht
  • seksuele geaardheid, genderexpressie of genderidentiteit, geslachtsverandering
  • zwangerschap, borstvoeding, moederschap, vaderschap en meemoederschap, adoptie

Deze gronden worden beschermd door de wetgeving over de strijd tegen discriminatie.

• re-integratie
  gesprekken bij moeilijkheden rond terugkeer naar het werk na langdurige afwezigheid (minimum 1 maand) omwille van psychosociale risico’s op het werk (bijvoorbeeld pesten, conflict, burn-out).
• integriteit
  Integriteit betekent correct omgaan met middelen en mensen door iedereen in de organisatie. Die benadering van integriteit is veel ruimer dan de preventie en aanpak van corruptie en fraude. Het kan ook gaan bijvoorbeeld over misbruik van bevoegdheid, misbruik in de vrije tijd, onverenigbare (neven)functies of bindingen, verspilling, wanprestaties, inbreuk op de deontologische code.

Doorverwezen door

Hoe kwam de verzoeker bij jou als vertrouwenspersoon terecht?

• geen doorverwijzing
• arbeidsarts
• HR
• andere medewerker/collega
• medewerker re-integratie
• medewerker integriteit
• andere vertrouwenspersoon
• directe leidinggevende
• hogere leidinggevende
• huisarts
• veerkrachtcoach
• andere

Doorverwijzing naar

Naar wie verwijs jij de verzoeker door?

• geen doorverwijzing
• arbeidsarts
• HR
• preventieadviseur psychosociaal welzijn
• medewerker re-integratie
• medewerker integriteit
• andere vertrouwenspersoon
• directe leidinggevende
• hogere leidinggevende
• huisarts
• veerkrachtcoach
• interne coaches
• psycholoog via het raamcontract EAP en psychologische begeleiding
• andere