Het kantoorgebouw is vandaag opgedeeld in 3 zones:

• De publieke zone: de lager gelegen verdiepingen met gemeenschappelijke functies zoals onthaal, auditorium, vergadercentrum en front office-functies. Publiek toegankelijk, dus zowel voor externen (weliswaar op uitnodiging) als voor de medewerkers van de Vlaamse overheid.
• De semi-publieke zone: het restaurant, de koffiebar(s).

• De niet-publieke zone/bewonerszone: de hoger gelegen kantoorverdiepingen die met beveiligde toegangspoortjes afgescheiden zijn van de publieke zone. Hier is het noodzakelijk de principes te wijzigen.

Wat verandert er concreet?

In het kantoorgebouw van de toekomst wordt een grotere nadruk gelegd op samenwerken dan vandaag. Daarom wordt de niet-publieke bewonerszone opgedeeld in:

• De toegewezen zone: de delen van de bewonerszone die toegewezen zijn aan één of meerdere entiteiten. De ‘klassieke’ kantoorvormgeving dus, met individuele werkplekken en samenwerkplekken en met een mix van open en afgesloten ruimten (in de vorm van vergaderzalen, cockpits,..). +/- 70% van de beschikbare nuttige kantooroppervlakte van de bewonerszone wordt voorzien als toegewezen kantoorzone.
• De gedeelde zone: de delen van de bewonerszone met gemeenschappelijke functies. Ook een mix van open en gesloten ruimten, maar niet toegewezen aan een specifieke entiteit en dus door elke medewerker van de Vlaamse overheid te gebruiken. De zone wordt opgedeeld in specifieke zones, elk met een eigen thematiek. De invulling verschilt per gebouw, maar zal altijd een mix zijn van individuele werkplekken en samenwerkruimtes. +/- 30% van de beschikbare nuttige kantooroppervlakte van de bewonerszone wordt voorzien in de gedeelde kantoorzone.

Waarom is dit interessant?

De gedeelde zone zorgt voor meer flexibiliteit, de toegewezen zone voor herkenbaarheid.
De opsplitsing van de niet-publieke zone zorgt voor meer mogelijkheden voor de medewerkers. Ze kunnen niet alleen van de eigen toegewezen zone gebruik maken, maar ook van alle gedeelde (en publieke) zones in het gebouw. De gedeelde zone biedt dus tevens mogelijkheden om eventuele bezettingspieken op te vangen. Elke medewerker kan bovendien in alle gedeelde zones van alle grote kantoorgebouwen van HFB terecht. Daardoor kan het als een verruiming van het bestaande concept van satellietwerkplekken beschouwd worden.

De toegewezen zone blijft nodig als ankerpunt, met mogelijkheid tot identiteit van de entiteit.

Het totaal aantal zitplekken verhoogt.
Door 30% van de niet-publieke bewonerszone voortaan in te zetten als gedeelde zone met meer samenwerkfaciliteiten verhoogt het aantal zitplekken in het gebouw, zelfs al vermindert het totaal aantal toegewezen beeldschermwerkplekken.

Wat verandert er concreet?

Er komen meer activiteitsgebonden werkplekken, zowel in de toegewezen zone als in de gedeelde zone, elk gekenmerkt door een eigen interieurvormgeving en materiaalgebruik. Denk bijvoorbeeld aan de sfeer en architectuur van een bibliotheek die haar gebruikers aanzet tot stilte en concentratie.

Waarom is dit interessant?

Een variatie in interieur ondersteunt verschillende types van activiteiten.
In de toegewezen zone vertaalt zich dit in werkplekken in een actieve, rustige of stille zone, met telkens een specifiek afsprakenkader. Werknemers kunnen dus zelf beslissen welke zone het best past bij een geplande activiteit, maar kunnen ook een plek kiezen in functie van hun eigen voorkeur. Ze houden zich daarbij aan het geldende afsprakenkader.

De gedeelde zone geeft werknemers de flexibiliteit om in een omgeving te werken, ingericht volgens een specifiek thema, waar men gebruik van kan maken naargelang nood, voorkeur of activiteit. Daarenboven zorgen deze duidelijk gedifferentieerde zones ook voor een betere leesbaarheid van en oriëntatie binnen het gebouw.

Wat verandert er concreet?

Waar vroeger een bepaalde ‘oppervlakte’ aan een entiteit werd toegekend, zijn dat nu enkel een aantal beeldschermwerkplekken. Dit gebeurt telkens per herhuisvestingsproject en dus per gebouw.

Een werkplek wordt eenduidig gedefinieerd als een ‘beeldschermwerkplek’:

• met een op lichaamshoogte instelbare bureaustoel én tafel;
• waar meer dan 2 uur aan een stuk aan gewerkt kan worden;
• met rechtstreeks daglicht;
• bij voorkeur loodrecht ingeplant op de ramen;
• met een vast beeldscherm (al dan niet voorzien door Het Facilitair Bedrijf);
• met de benodigde tussenafstanden voor integrale toegankelijkheid.

Binnen de categorie beeldschermwerkplek vallen dus de open eilandwerkplek, de afgeschermde werkplek (voorzien van akoestische tussenwanden) en de zit/stawerkplek, in een configuratie van 2, 4 of 6 werkplekken.

Waarom is dit interessant?

De bewegingsvrijheid van de medewerkers beperkt zich niet tot een specifieke oppervlakte.
Waar de maatstaf vroeger ‘oppervlakte’ was, is dit nu enkel de beeldschermwerkplek. De faciliteiten rond deze werkplekken kunnen door iedereen gebruikt worden. Zo beperkt de ‘bewegingsvrijheid’ van de gehuisveste entiteiten (en zeker de kleine entiteiten) in een kantoorgebouw zich niet enkel tot een bepaalde oppervlakte.

Wat verandert er concreet?

Vandaag worden in de toegewezen zone naast de beeldschermwerkplekken ook andere faciliteiten voorzien zoals een koffiehoek, (kleine) overlegruimtes, aanlandplekken en uitwijkmogelijkheden zoals éénpersoonscockpits. Deze ondersteunende faciliteiten worden vanaf nu maximaal gedeeld. Het hybride werken heeft ervoor gezorgd dat het faciliteren van hybride overleg als activiteit veel belangrijker geworden is en we dus meer afgesloten ruimtes nodig hebben, ook in de toegewezen zone. Een entiteit kan zich deze faciliteiten niet toe-eigenen zelfs indien de ruimte uitgerust is met in de hoogte verstelbare werkplek(ken).

De éénpersoonscockpits worden niet meer meegerekend in het totaal van het aantal werkplekken, ook al zijn de cockpits als beeldschermwerkplek ingericht.

Waarom is dit interessant?

Entiteiten kunnen van meer faciliteiten gebruik maken.
Wanneer het geheel aan ondersteunende faciliteiten gedeeld aangeboden wordt, verhoogt het aantal mogelijkheden voor elke entiteit. Een grote hoeveelheid gedeelde overlegruimtes is interessanter dan een beperkt aantal toegewezen ruimtes.

Extra uitwijkmogelijkheden worden voorzien.
Eénpersoonscockpits en kleine overlegruimtes worden voortaan voornamelijk ingezet als uitwijkmogelijkheid voor hybride overleg. Door de éénpersoonscockpits niet mee te rekenen, worden ze dus als extra voorzien bovenop het aantal toegewezen beeldschermwerkplekken.

De gedeelde zone zorgt voor extra mogelijkheden.
De medewerkers kunnen niet enkel van de toegewezen zone maar eveneens van de gedeelde zone gebruik maken. In deze zone, waar de nadruk nog meer zal liggen op samenwerking, worden faciliteiten zoals projectruimtes, overlegruimtes, brainstormruimtes,… aangeboden in een mix met (individuele) beeldschermwerkplekken. Zoals de naam echter zegt worden deze faciliteiten volledig gedeeld door alle medewerkers van de Vlaamse overheid.

Waar vroeger enkel het behoeftesjabloon gebruikt werd voor het bepalen van te begroten ruimte voor een entiteit, worden nu ook bezettingsmetingen als toets gebruikt.

Met de komst van het hybride werken is voor veel entiteiten de ratio werken op kantoor versus werken van thuis veranderd. Het aantal werkplekken bekomen via de berekening vanuit het behoeftesjabloon is een theoretische berekening en eveneens een momentopname. In een bilateraal overleg tussen de te huisvesten entiteit en Het Facilitair Bedrijf wordt de VTEg vergeleken met de bezettingsmetingen.

Waarom is dit interessant?

In de toegewezen zone zullen altijd voldoende beeldschermwerkplekken zijn.
Door de vinger aan de pols te houden en de bezettingsmetingen goed op te volgen, kunnen we gemakkelijk stijgende of dalende trends opmerken. Het uitgangspunt is dat het aantal werkplekken voor een entiteit in de toegewezen zone ongeveer gelijk is aan de gemeten gemiddelde gelijktijdige bezetting (*) van de medewerkers van een entiteit op de piekdagen (maandag, dinsdag en donderdag).

Indien in de toekomst en op basis van bezettingsmetingen blijkt dat het aantal toegewezen werkplekken te hoog of te laag is, kan Het Facilitair Bedrijf steeds een aanpassing van het aantal werkplekken initiëren.

(*) Gemiddelde gelijktijdige bezetting: Voor elke piekdag (maandag, dinsdag en donderdag) van een relevante periode, wordt het piekmoment berekend op basis van badgebewegingen. Dit is één specifiek moment van de dag waarop het aantal werknemers dat samen aanwezig is in het gebouw, het hoogst is. Van al die momenten wordt het gemiddelde bepaald of de gemiddelde gelijktijdige bezetting. Een relevante periode kan voor elke entiteit anders zijn, maar houdt voornamelijk in dat vakantieperiodes niet worden meegerekend. De badgebewegingen maken geen onderscheid tussen werknemers die effectief in de toegewezen zone van de entiteit aanwezig zijn of in andere zones van het gebouw.

Het Facilitair Bedrijf zal de huisvestingsprincipes toepassen voor alle gebouwen in beheer waar Het Facilitair Bedrijf ook aanspreekpunt is. Dit zijn in eerste instantie de grote kantoorgebouwen (zoals een VAC of het Belpairegebouw).
Voor gebouwen met een aanspreekpunt van de klant (bijv. een Justitiehuis) is de context anders. Enerzijds omdat het vaak de huisvesting betreft van entiteiten met een specifieke front office dienstverlening, anderzijds omdat de bouwkundige context vaak anders is met minder ruimte voor gedeelde faciliteiten zoals restaurant, koffiebar, ingericht vergadercentrum,… waardoor het aantal faciliteiten dat aan een werkplek kan gekoppeld worden lager is. Dat neemt echter niet weg dat er ook bij de inrichting van dit soort gebouwen gelijkaardige principes worden nagestreefd. Het gaat dan om bijvoorbeeld activiteitsgebonden (samen)werkplekken en ondersteunende faciliteiten die zo oppervlakte-efficiënt mogelijk – gedeeld waar mogelijk dus – worden ingezet.

Een kantoorgebouw wordt meestal opgedeeld in verschillende zones: de publieke zone (zoals het vergadercentrum), de semi-publieke zone (zoals het restaurant), en de niet-publieke zone of bewonerszone.
De bewonerszone is het geheel van de kantoorverdiepingen die met beveiligde toegangspoortjes afgescheiden zijn van de publieke zone.

De huisvestingsprincipes gelden voor alle huisvestingsprojecten, maar er is een verschil tussen een nieuwbouwproject en een herinrichtingsproject. Een nieuwbouwproject start vanuit een specifiek programma van eisen (functionele behoeften), terwijl bij een herinrichtingsproject vertrokken wordt van een vaste beschikbare nuttige kantooroppervlakte, die al op een bepaalde manier is ingericht. Daardoor is deze laatste categorie veel meer onderhevig aan bouwtechnische –en dus financiële– beperkingen. Deze webpagina vertrekt van de bouwtechnische principes voor een nieuwbouwproject - het ideale scenario dus - en beschrijft waar mogelijk de toleranties voor de herinrichtingsprojecten.