Gedaan met laden. U bevindt zich op: Afsprakenkader elektrische toestellen Overzicht gebouwen

Afsprakenkader elektrische toestellen

Conform de omzendbrief gebouwbeheer zorgt Het Facilitair Bedrijf voor een afsprakenkader rond het gebruik van elektrische toestellen. Dat afsprakenkader is van toepassingen op alle gebouwen waarvoor Het Facilitair Bedrijf de rol van gebouwbeheerder opneemt (zoals vermeld in de Terra patrimoniumdatabank).

Context en rollen

Het aanspreekpunt van het gebouw ziet erop toe dat het afsprakenkader rond het gebruik van elektrische toestellen wordt nageleefd en dat onveilige toestellen verwijderd worden.
- In bepaalde gebouwen neemt een personeelslid van Het Facilitair Bedrijf de rol van aanspreekpunt op, zoals de facilitair gebouwverantwoordelijke in de VAC’s of in de grote kantoorgebouwen in Brussel.
- In de gebouwen waar Het Facilitair Bedrijf wel de rol van gebouwbeheerder opneemt, maar niet de rol van aanspreekpunt, treedt een personeelslid van een andere entiteit op als aanspreekpunt.
De lijnmanager zorgt ervoor dat de afspraken over het binnenbrengen van elektrische toestellen worden gecommuniceerd en gerespecteerd aan/door de personeelsleden van de eigen entiteit.

Grote Brusselse kantoorgebouwen en VAC's

Gebouwen waar Het Facilitair Bedrijf gebouwbeheerder en aanspreekpunt is:

Wat?

Er geldt een verbod om elektrische toestellen bij te plaatsen op de werkvloer.

Bij elektrische toestellen denken we aan (niet limitatief):

waterkokers,
koffiezetapparaten/espressomachines,
koelkasten (met of zonder vriesvak),
verwarmingstoestellen,
airco’s,
ventilatoren,
luchtbevochtigers,
microgolfovens,
airfryers,
printers,
…

De facilitair gebouwverantwoordelijke (HFB) voert regelmatig controles uit en ook de preventie-adviseur van de GDPB besteedt hier aandacht aan tijdens de jaarlijkse horizontale en/of verticale welzijnsrondgang. Bij niet-naleving van de afspraken uit dit afsprakenkader kan de facilitair gebouwverantwoordelijke elektrische toestellen verwijderen.

Waarom?

Het Facilitair Bedrijf besluit hiertoe, in overleg met de GDPB om volgende redenen:

Veiligheid in het gebouw

Bijgeplaatste elektrische toestellen verhogen het risico op:

brand en verhogen de brandlast
elektrisering of elektrocutie
waterschade bij lekken
hinder op de evacuatiewegen (afhankelijk van de plaatsing)

Niet alleen verhoogt elk bijkomend toestel het risico, vaak worden deze toestellen binnengebracht of aangekocht zonder advies of indienststelling door de GDPB, niet in nieuwe staat, zonder afspraken of intentie tot onderhoud op het toestel, zonder een handleiding en/of afspraken rond gebruik van het toestel.

Zie ook het generiek advies van de GDPB m.b.t. het aankoopbeleid voor arbeidsmiddelen: aankoopbeleid voor arbeidsmiddelen

Energie- en milieumanagement

Het Facilitair Bedrijf zorgt bij de huisvesting van haar klanten voor een aantal diensten, zoals een uitgeruste kitchenette, koffie op de werkvloer, een aangenaam binnenklimaat, catering, printfaciliteiten, enz.
Bijkomende toestellen met eenzelfde functie zorgen op niveau Vlaamse overheid voor een dubbele kost bij aankoop, een hoger energieverbruik en mogelijk ook meer afval of de productie van minder duurzaam afval.

Interferentie met aanwezige technieken

Elektrische toestellen verstoren mogelijk de werking van technische installaties in het gebouw, zoals:

de HVAC installaties (en mogelijk dus de comfortparameters) wanneer verwarmingstoestellen of airco’s worden bijgeplaatst
de verlichting wanneer er met sensoren wordt gewerkt en de verlichting automatisch aangepast wordt aan omstandigheden.

Uitzonderingen?

Het is bij uitzondering mogelijk elektrische toestellen bij te plaatsen:

indien het noodzakelijk is voor de dienstverlening of de goede werking van de entiteit in het gebouw:

Bijvoorbeeld:

een koelkast voor het bewaren van stalen of vaccins (er wordt steeds de voorkeur gegeven aan koelkasten zonder vriesvak, omwille van het risico op waterschade door ontdooiing)
een high-end koffiezetapparaat of espressomachine om VIP bezoekers te ontvangen

indien het elektrische toestellen voor bepaalde directielokalen betreft (lokalen die uitsluitend toegewezen zijn bijvoorbeeld aan de leidend ambtenaren, minister of kabinetschef), bijvoorbeeld een koffiezetapparaat/espressomachine of een koelkast.

Procedure aanvragen uitzonderingen?

Je vraagt de goedkeuring om het toestel te plaatsen bij het aanspreekpunt van het gebouw via een melding in het facilitair helpdesksysteem (Facilipunt).
In sommige gevallen is advies van GDPB nodig voorafgaand aan de aankoop van het toestel (zie: Aankoopbeleid arbeidsmiddelen)
- Indien nodig volgens het aankoopbeleid arbeidsmiddelen zorg je voor een indienststellingverslag opgemaakt door de GDPB, dat bewaard wordt door de entiteit zelf en waarvan een kopie wordt bezorgd aan het aanspreekpunt van het gebouw.
Indien relevant bezorg je informatie over onderhoud van het toestel, aan de GDBP en het aanspreekpunt van het gebouw.
Indien relevant maak je afspraken over de schoonmaak of reiniging van het toestel met Het Facilitair Bedrijf.

Financiële afspraken bij uitzonderingen

De aanvragende entiteit bekostigt de aankoop van het toestel, de aankopen/bestellingen nodig voor het gebruik van het toestel, het onderhoud van het toestel en de herstelling bij defect.
Het Facilitair Bedrijf bekostigt en begeleidt de nodige (en redelijke) aanpassingswerken die nodig zijn om het toestel te plaatsen en de correcte en duurzame afvoer van het toestel bij einde gebruik.
Indien relevant maak je afspraken over de schoonmaak of reiniging van het toestel met Het Facilitair Bedrijf.

Andere kantoorgebouwen

Gebouwen waar de rol van aanspreekpunt van het gebouw wordt opgenomen door één van de entiteit(en) die in het gebouw zijn gehuisvest en waar Het Facilitair Bedrijf de rol van gebouwbeheerder opneemt.

Wat?

Het al dan niet bijplaatsen of verwijderen van elektrische toestellen is een beslissing die wordt gemaakt door het aanspreekpunt van het gebouw (cfr. Omzendbrief) in samenspraak met de lijnmanager.

Bij elektrische toestellen denken we aan (niet limitatief):

waterkokers,
koffiezetapparaten/espressomachines,
koelkasten (met of zonder vriesvak),
verwarmingstoestellen,
airco’s,
ventilatoren,
luchtbevochtigers,
microgolfovens,
airfryers,
printers,
…

Indien het elektrisch toestel een impact heeft op de facilitaire dienstverlening of het gebouwbeheer (op de werking van de HVAC installatie, op het energieverbruik, op de werking van de verlichting enz.), dan stemt het aanspreekpunt van het gebouw het voorstel voor beslissing af met Het Facilitair Bedrijf en de GDPB.

Het aanspreekpunt van het gebouw voert regelmatig controles uit en ook de preventie-adviseur van de GDPB besteedt hier aandacht aan tijdens de jaarlijkse horizontale en/of verticale welzijnsrondgang. Bij niet-naleving van de afspraken uit dit afsprakenkader kan het aanspreekpunt elektrische toestellen verwijderen.