Getuigenis Belpairegebouw: verhuizen als voorbereiding op… een verhuis!
Zowel Sport Vlaanderen als het Departement Cultuur, Jeugd en Media (DCJM) zullen van het Arenberggebouw naar het Belpairegebouw verhuizen. Die verhuis leidde tot ongerustheid bij sommige medewerkers. Bij het Departement Cultuur, Jeugd en Media bleven ze niet bij de pakken zitten. Een kleinere interne verhuis leek hen de ideale kans om al enkele veranderingen door te voeren en de medewerkers zo te laten wennen.
Wij spraken met enkele collega’s van DCJM: An Vrancken - algemeen directeur, communicatiemedewerker Els Beaumont, HR-verantwoordelijke Ben Geenens en archief- en informatiebeheerder Harald Nilens.
Twee vliegen in één klap
An, als Algemeen Directeur heb jij dit initiatief genomen.
An Vrancken: Bij DCJM was er na de reorganisatie van enkele teams sowieso de noodzaak om een kleine interne verhuis te organiseren. We wilden niet wachten tot de verhuis naar het Belpairegebouw. We maakten gebruik van de coronaperiode om eind 2021 enkele wijzigingen in de inrichting door te voeren en koppelden meteen ook de heropstart aan de nieuwe inrichting. Zo konden we onze mensen al laten wennen aan deze nieuwe manier van werken.
Wat hebben jullie dan juist veranderd?
Els Beaumont: De inrichting van onze verdiepingen dateert al van 2005 en is dus ook gebaseerd op het personeelsaantal van 2005. Vandaag levert dat veel meer werkplekken op dan de bedoeling is. We zitten nu verspreid over 3 verdiepingen, in Belpaire zullen we op 1 verdieping gehuisvest worden. Met minder werkplekken en toegewezen zones dan vandaag in het Arenberggebouw.
Omdat we zo’n ruime keuze aan werkplekken hebben, bleven de meeste collega’s ook aan dezelfde werkplek zitten, ongeacht welke activiteit ze uitvoerden. Dat gaat veranderen in het Belpairegebouw. We gaan daar onze plek moeten kiezen op basis van wat we aan het doen zijn. En net die mentaliteitswijziging moesten we nu al aanleren. Dat betekende dus ook een andere inrichting van onze werkplekken. Voor mij was de verandering niet groot, maar voor andere collega’s wel.
An Vrancken: Ik vond het belangrijk dat wij dit niet top-down zouden opleggen. Daarom heb ik aan alle teamverantwoordelijken gevraagd om met hun mensen in gesprek te gaan. Ze mochten zelf een voorstel doen om hun zone te herinrichten. Ze kregen daarbij de keuze om te gaan voor een bezettingsgraad tussen 50% tot 80%.
Sommige mensen waren in het begin echt boos op mij….
Betrokkenheid vergroten
Ik kan me voorstellen dat niet iedereen even enthousiast was? Je vaste plek afgeven, voor sommigen is dat moeilijk…
An Vrancken: Klopt, ik heb dan ook in het begin wel wat kwade reacties gekregen. Sommige mensen waren in het begin echt boos op mij. Waarom moesten we dit nu al doen? We konden toch nog wel wachten tot de effectieve verhuis naar het Belpairegebouw? Sommige collega’s hadden echt hun eigen ‘plekje’ gemaakt met een plantje, foto’s van het gezin. Het vooruitzicht dat dat niet meer kan, maakte hen niet gelukkig. Ik vond het dan ook heel erg belangrijk om zeker ook hen te betrekken bij dit project. Via de gesprekken in het team, met de teamverantwoordelijken, wilden ze uiteindelijk gaan voor 80% plaatsen met stilteplekken, projectruimtes, ontmoetingsplaatsen… Dat kon met inspraak van de medewerkers in elk team bepaald worden.
Els Beaumont: We hebben vanuit de Communicatiedienst al onze collega’s continu geïnformeerd over de verhuis, om de betrokkenheid te vergroten. Wanneer er nieuws was, publiceerden we dat op Zeppos (intranet DCJM nvdr). We hadden een aparte intranetpagina over deze interne verhuis zodat iedereen steeds de informatie kon raadplegen. En we illustreerden ook alles met grondplannetjes. Onze collega Kim Vanderpoorten van de Stafdienst heeft zelfs een handleiding gemaakt, speciaal voor deze verhuis.
Interactie met alle personeelsleden
Ben, jullie schakelden de hulp van Unicorn in. Wat hield dat juist in?
Ben Geenens: Zij zijn aangesteld als vaste partner voor transformatie naar hybride werken. We maakten gebruik van het bestaande raamcontract, voor ons was het een meerwaarde dat we niet zelf een eigen opdracht moesten uitschrijven. Hun uitgangspunt is werken rond hybride werken en anders gaan werken in een nieuwe kantooromgeving. We zijn met hen in dialoog gegaan om te kijken wat we nodig hadden om het anders te gaan doen.
Daaruit kwam naar voor dat het verder ging dan enkel een andere werkomgeving, we moesten ook een afsprakenkader maken, maar vooral werken aan onze organisatiecultuur en hierin een gedeelde visie vinden over hoe we samenwerken in de toekomst. Het traject bestond voor ons dan ook uit 2 pijlers: een nieuwe visie op hybride werken en een verandering van onze organisatiecultuur. Twee zaken die ook hefbomen kunnen zijn voor elkaar. Het is een lang traject, dat nog steeds loopt.
Hoe hebben jullie dat concreet aangepakt?
Ben Geenens: Belangrijk voor ons was dat alle personeelsleden hun input konden geven. Ze waren daar vrij in, we hebben niets verplicht. We vinden het belangrijk om bij zo’n traject in te zetten op interactie en de noden van het personeel mee te nemen. We zijn in het najaar van 2021 gestart met een personeelsbevraging om te achterhalen waar we nu staan op het vlak van Het Nieuwe Werken en hoe onze collega’s onze organisatiecultuur ervaren.
Nadien traden alle leidinggevenden hierover in dialoog tijdens 3 sessies, ondersteund door Unicorn. Bleek dat we nog meer nood hadden aan verdieping. Dat gebeurde tijdens een tweedaagse op locatie: wat is de rol van ons departement, wat is onze missie en visie en hoe vertalen we die naar onze organisatiecultuur?
De volgende stap zal opnieuw interactie met alle personeelsleden zijn. We bekijken opnieuw de resultaten van de bevraging, maar vragen echt aan alle personeelsleden in workshops ook wat er aan onze organisatiecultuur ontbreekt en hoe zij het zien. Dezelfde weg plannen we na de zomer voor de pijler hybride werken. Elk team bespreekt eerst onderling hoe ze de voorbije periode van hybride werken hebben ervaren, daarna gaan we wellicht werken met een afgevaardigde van de teams in focusgroepen. Daar gaan we het tijdelijk afsprakenkader, dat per team werd opgemaakt, bespreken om te evolueren naar een definitief afsprakenkader.
Hoe ziet jullie werkplek er vandaag dan uit?
Els Beaumont: We werkten voordien al in landschapsbureaus en we hadden al concentratiecockpits. Nu zijn de zones ingedeeld als teamzones met stiltewerkplekken en gewone werkplekken. Niemand heeft nog een eigen bureau, behalve onze secretaris-generaal en enkele afdelingshoofden. Zo heeft ook onze teamverantwoordelijke haar afgesloten werkplek afgestaan en zit ze nu gewoon tussen ons. In de plaats is het een open ruimte met knalrode zeteltjes voor brainstorming geworden. We doen het nu ook met 5 bureaus minder.
An Vrancken: Xavier Suykens, consulent Het Nieuwe Werken bij Het Facilitair Bedrijf, heeft ons laten inzien dat we voordien (te)veel afgesloten ruimtes hadden die ook anders gebruikt kunnen worden. Op basis van de activiteit dus. Zo waren er grotere ruimten die perfect kunnen dienen als vergaderzaal of samenwerkplek, toegekend aan één persoon. Of die stille hoek die er al was, die we echt als stille zone gaan gebruiken, met een aangepast afsprakenkader. We kwamen tot het besef dat we de werkplekken wel anders moesten inrichten, anders zou iedereen op zijn of haar werkplek dezelfde activiteiten blijven uitvoeren.
Ben Geenens: We zien het dan ook als een tussenstap naar het Belpairegebouw. Er zijn nu een pak minder bureaus, maar er zijn geen structurele aanpassingen aan het gebouw gebeurd. We hebben vooral een inhaalbeweging gemaakt en mensen geleerd om niet meer op dezelfde plek te blijven zitten. Maar we beseffen dat het in het Belpairegebouw nog verder zal gaan. Er werden wel al afspraken gemaakt over welke activiteiten op de werkvloer moesten plaatsvinden en wat thuis beter kon.
Els Beaumont: We hebben effectief vooral ruimtes anders ingedeeld om ze ook anders te gaan gebruiken. Eigenlijk is er bouwkundig weinig veranderd, maar kregen we vooral de raad om onze cultuur te veranderen, zoals Ben ook al zei. We kregen van ons management ook het nodige materiaal om anders te werken: de vaste telefoons werden ingeruild voor Teams en de collega’s die de permanentietelefoons moeten bemannen kregen een headset. Medio oktober kregen we ook een headset en extra scherm voor thuis.
We maakten ongeveer 180 archiefkasten leeg en voerden meer dan 100 ladeblokken af
Harald Nilens: Qua meubilair is er wel een grote opkuis geweest. We hebben de handen uit de mouwen geschud. Ons archief werd grondig opgeruimd. We hebben zo ongeveer 180 kasten leeggemaakt. En meer dan 100 ladeblokken werden afgevoerd. Dat was ook nodig, we hadden meters archief en in het Belpairegebouw gaan we papierarm werken. Veel documenten moesten zelfs niet langer bewaard worden, die hebben we dan ook vernietigd. Al die kasten en ladeblokken hebben trouwens al een tweede leven gekregen. Ze zijn ofwel verkocht, ofwel elders binnen de Vlaamse overheid ingezet. En dat ging blijkbaar heel snel.
Een mooi voorbeeld van circulariteit, dat horen wij bij Het Facilitair Bedrijf uiteraard graag
An Vrancken: Klopt. Ik moet zeggen dat ik zelf ook ongerust was op voorhand dat er te weinig werkplekken zouden zijn met de nieuwe opstelling. Maar nu we al die kasten verwijderd hebben, zijn er veel vierkante meters vrij en merken we zelf dat we wel heel erg ruim zaten.
Zijn er dan geen minpuntjes? Het kan toch niet allemaal rozengeur en maneschijn zijn?
An Vrancken: Uiteraard. Ik heb als algemeen directeur zelf een voorbeeldrol opgenomen. Daar waar ik vroeger een afgesloten ruimte als bureau had, zit ik nu gewoon tussen al de andere collega’s. Mijn bureauruimte werd een extra vergaderzaal. Toch is dat niet altijd evident. De meeste tijd lukt dat prima, maar ik merk dat sommige medewerkers soms wel nood hebben aan een afgesloten ruimte. Mijn deur stond vroeger altijd open, mensen sprongen spontaan al eens binnen als er iets niet goed zat. Ik merk dat dat nu veel minder gebeurt, de drempel ligt daar nu wel hoger. Die mensen zoeken dan naar alternatieven en proberen me te spreken als ik van thuis uit werk, via Teams, maar dat is toch niet hetzelfde. Ventileren gebeurt nu dus wel moeilijker.
Ook op dagen dat ik in de Arenberg moet zijn voor één of twee ‘fysieke’ overleggen, heb ik tussendoor vaak teams-oproepen of overleg dat ik niet kan afhandelen tussen de collega’s, je zit dan constant tussen vergaderingen en cockpits te pendelen.
Ben Geenens: Ik denk dat de meeste mensen ondertussen wel overtuigd zijn van het nut van hybride werken. Voor mij als HR-verantwoordelijke ligt de grote uitdaging meer aan het werken aan verbinding, hoe zorgen we ervoor dat we nog voldoende kunnen samenkomen en hoe bewaken we het welzijn van onze collega’s.
Bedankt voor dit eerlijke verhaal. Ik onthoud vooral dat de overgang naar het Belpairegebouw helemaal niet zo groot hoeft te zijn, als je nu al enkele aanpassingen uitvoert en je collega’s bij dit verhaal betrekt.
In beeld - de nieuwe werkruimtes
Meer informatie of een vraag?
- Wil je meer weten over de specifieke afspraken binnen je entiteit? Neem contact op met je leidinggevende of HR-verantwoordelijke.
- Vragen over het hybride werken? Contacteer Facilipunt.