Het ‘Nieuwe’ Werken van vandaag is ‘Hybride’ werken geworden. We werken samen met onze collega's vanop verschillende locaties en op verschillende tijdstippen, waarbij ons kantoorgebouw slechts één van onze mogelijke werkplekken is. Wat betekent dat nu concreet voor het nieuwe Belpairegebouw? We gingen te rade bij Xavier Suykens, consulent Het Nieuwe Werken bij Het Facilitair Bedrijf.

Kantoor van de toekomst

Sinds maart 2020 is corona in ons leven. Op welke manier heeft dit invloed gehad op ons kantoor van de toekomst?

"Covid-19 en vooral de bijhorende lockdown hebben voor een aardbeving gezorgd. Niet alleen op menselijk vlak; ook op professioneel vlak. Mensen moesten immers vanop afstand kunnen blijven functioneren. Daarom hebben organisaties, ook de Vlaamse overheid, volop ingezet op de implementatie of verdere uitbouw van digitale werkplekfaciliteiten, zoals bv Teams. We stelden met z’n allen vast dat het best mogelijk was om thuis te werken - eigenlijk wisten we dat al - maar we beseften vooral dat het niet altijd nodig was om fysiek samen te komen om een succesvol overleg te organiseren. Het hybride werken zag het levenslicht, en ons 'kantoor van de toekomst' werd "een verzameling van fysieke locaties, gelinkt door technologie".

Het kantoorgebouw van de toekomst moet uitnodigend zijn; een inspirerende plek, die goesting geeft om te komen werken en die de verplaatsing meer dan waard is.
Xavier op een werkplek in het Herman Teirlinckgebouw

Het kantoorgebouw wordt dus één van die locaties. Met een andere rol dan we gewoon geweest zijn?

"Inderdaad. Toen we met z'n allen van thuis uit moesten werken, merkten we dat individueel werken - voor de meeste collega's - eigenlijk wel makkelijk ging. Individuele taken gebeurden efficiënter, de algemene work-life-balans was beter en we hadden het gevoel productiever te zijn dan wanneer we ons moesten verplaatsen om naar kantoor te gaan. Anderzijds was het niet allemaal rozengeur en maneschijn. Door de lockdown merkten we al snel dat we het informeel contact, die spontane ontmoetingen op kantoor, begonnen te missen. Alle goeie bedoelingen van initiatieven zoals 'digitale koffiekletsen' ten spijt: het was toch niet hetzelfde. Want we hebben nood aan verbondenheid; met het team, maar ook ruimer: met de organisatie zelf. Net die verbondenheid wordt op de proef gesteld wanneer je enkel vanop afstand betrokken blijft. Er waren ook andere nadelen: niet elk type overleg is makkelijk om vanop afstand te doen. Creatief denken en brainstormen over complexe onderwerpen bijvoorbeeld. Maar ook aanwervings- of moeilijke evaluatiegesprekken zijn activiteiten die je misschien liever face-to-face wil doen. Het is net op dat soort activiteiten dat het kantoor zeker een antwoord moet bieden.

Het kantoorgebouw van de toekomst moet daarom uitnodigend zijn; een inspirerende plek, die goesting geeft om te komen werken en die de verplaatsing meer dan waard is. Het is duidelijk dat we hier op zoek zijn naar meerwaarde, naar faciliteiten die de thuiswerkplek niet biedt."

Publieke, toegewezen, gedeelde zones

Er wordt intussen veel gesproken over begrippen als gedeelde en toegewezen zone. Kan je dat even toelichten?

"Het kantoorgebouw is opgedeeld in 3 zones:

  • De publieke zone: de lagergelegen verdiepingen met gemeenschappelijke functies zoals onthaal, restaurant, auditorium en vergadercentrum. Publiek toegankelijk, dus zowel voor externen (weliswaar op uitnodiging) als voor de medewerkers van de Vlaamse overheid .
  • Die publieke zone is met beveiligde toegangspoortjes afgescheiden van de bewonerszone. Het is de back office die uitsluitend toegankelijk is voor medewerkers van de Vlaamse overheid.
    De bewonerszone omvat twee specifieke zones, namelijk:
    • De toegewezen zone: de delen van de bewonerszone die toegewezen zijn aan één of meer entiteiten. De 'klassieke' kantooromgeving dus, met individuele werkplekken en samenwerkplekken en met een mix van open en afgesloten ruimten (in de vorm van vergaderzalen, cockpits,.…).
    • De gedeelde zone: de delen van de bewonerszone met gemeenschappelijke functies. Ook een mix van open en gesloten ruimten, maar niet toegewezen aan een specifieke entiteit en dus door iedereen te gebruiken."

Vooral die gedeelde zone is onbekend bij de meeste mensen. Wat moeten we ons daarbij voorstellen?

"De gedeelde zone is inderdaad een nieuw concept. Op quasi elke kantoorverdieping van het Belpairegebouw zullen zich 2 gedeelde zones bevinden, waar alle medewerkers van de Vlaamse overheid van gebruik zullen kunnen maken. Die zones zullen faciliteiten aanbieden die specifiek inspelen op wat we gemist hebben tijdens de coronaperiode. Denk aan allerhande samenwerkingsruimtes zoals teamruimtes, projectruimtes en brainstormruimten, in combinatie met coworkingplekken in een specifieke sfeer, zoals bijvoorbeeld het 'jonge bos' op de 17e verdieping. Daardoor zal deze gedeelde zone veel meer zijn dan een (niet-toegewezen) zone met klassieke werkplekken die piekmomenten moet opvangen.

Eigenlijk is er weinig verschil met het concept een vergadercentrum in de publieke zone van onze gebouwen. Ook daar gaat het om gedeelde, gemeenschappelijk te gebruiken ruimte die veel beter benut wordt dan wanneer ze enkel aan één entiteit zou zijn toegewezen.

De locatie van de gedeelde zones is zo gekozen dat ze rechtstreeks bereikbaar zijn vanuit de liftkernen, precies om te vermijden dat werknemers de toegewezen zones moeten doorkruisen. Er zijn per liftkern telkens 2 uitgangen: één richting de gedeelde zone, en één richting de toegewezen zone."

Gedeelde werkplekken

Over hoeveel gedeelde werkplekken gaat het dan concreet? Gaan deze gereserveerd moeten worden?

Het jonge bos: een gedeelde zone waar je kiest voor de aparte sfeer en beleving

"Vooreerst is het belangrijk om te begrijpen dat er een onderscheid gemaakt wordt tussen 'werkplekken' (in hoogte instelbare tafels in combinatie met ergonomische bureaustoel, waar je dus langer dan 3 uur aan een stuk aan kan werken) en alle andere 'zitjes' (vergaderstoelen, loungewerkplekken, aanlandtafels,…). Er gaan dus in de gedeelde zone altijd in totaliteit veel meer zitplaatsen zijn waar mensen kunnen werken en samenwerken, dan zuiver het aantal ‘werkplekken’. Dat is trouwens ook zo in de toegewezen zone.

De cijfers liggen nog niet helemaal vast, maar volgens de laatste stand van zaken wordt een totaal aantal van 680 gedeelde (individueel instelbare) 'werkplekken' voorzien in het Belpairegebouw, waar elke entiteit van gebruik zal kunnen maken. Maar die zullen dus verschillende gezichten hebben: zo zullen er werkplekken zijn in afgesloten teamruimtes, in projectruimtes, in de open ruimte in een specifieke vorm of sfeer, als klassieke eilandwerkplek,… Hoe het er allemaal concreet uit zal zien is nog niet helemaal duidelijk; dit zal in de komende maanden meer in detail worden uitgewerkt.

Ook over het aspect reservatie zijn we nog niet helemaal uit, maar de kans is wel groot dat de meeste afgesloten ruimten gereserveerd gaan moeten worden."

De sterkte van dit concept: ondanks het verminderd aantal toegewezen individuele werkplekken per entiteit, zal het aanbod aan werkplekken voor iedereen ruim voldoende zijn en zelfs verhogen, met een grotere variatie.

Over werkplekken gesproken: er gaan er minder per entiteit worden voorzien?

"Klopt. Het aantal (individueel instelbare) werkplekken per entiteit is bepaald op maximaal 50% van het aantal koppen (van zowel interne als externe medewerkers). Die cijfers zijn ook telkens vergeleken met objectieve bezettingsgraadmetingen: in de periode van september 2019 tot en met februari 2020 (een voor metingen relevante periode pre corona dus) haalden we, over al onze gebouwen heen, geen 50% aan gemiddelde maximale bezettingsgraad per maand. Bij sommige entiteiten lag die bezettingsgraad nog een pak lager. Dat is een vaststelling waar we rekening mee moesten houden, zeker wanneer we in een post corona tijdperk van het hybride werken terechtkomen.

Die 50% werkplekken wordt verdeeld in 35% voor de toegewezen zone en 15% voor de gedeelde zone. Een entiteit met 100 koppen krijgt dus een toegewezen zone met 35 werkplekken en draagt 15 werkplekken bij aan de totaliteit - die 680 werkplekken dus - van de gedeelde zone. En da’s ook de sterkte van dit concept: ondanks het verminderd aantal toegewezen individuele werkplekken per entiteit, zal het aanbod aan werkplekken voor iedereen ruim voldoende zijn en zelfs verhogen, met een grotere variatie. Bovendien blijven ook alle faciliteiten in de publieke zone ook beschikbaar om te werken en samen te werken."

Betekent dat dat er ook voor de toegewezen zone een andere rol is weggelegd?

"De toegewezen zone zal er in ieder geval uitzien zoals we min of meer gewoon zijn: met werkplekken en samenwerkplekken in een mix van open en afgesloten ruimten. Ze zal enkel kleiner zijn dan we gewend zijn, met minder werkplekken. Dat betekent dat we ons anders zullen moeten organiseren en de voorziene toegewezen kantoorruimte flexibeler gebruiken.

Zo zal een opdeling volgens afdelingen en teams - zoals de meeste entiteiten gewoon zijn - wellicht niet meer de beste oplossing zijn. Het aantal “toegewezen” werkplekken per afdeling zou dan (te) klein worden, waardoor er bij gelijktijdige aanwezigheid van medewerkers binnen een afdeling of team sowieso zou moeten worden uitgeweken buiten de grenzen van een afdeling. Er zijn verschillende mogelijkheden om de toegewezen kantooroppervlakte op een andere (minder toegewezen) manier te gebruiken, gaande van het definiëren van activiteitsgebonden zones waar elke medewerker een werkplek kiest in functie van de geplande activiteit of voorkeur, tot de mogelijkheid tot reservatie van werkplekken voor teams of afdelingen, op al dan niet afgesproken momenten.

Het Facilitair Bedrijf zal dergelijk reservatiesysteem in het Herman Teirlinckgebouw uittesten in een pilootproject. Met een externe expert in verandermanagement wordt een format uitgewerkt waarin de gehuisveste entiteiten begeleid kunnen worden in het uitwerken van een afsprakenkader rond flexibel gebruik van de kantoorruimte. Daarover later zeker meer.

De toegewezen zone zal wellicht meer een ankerpunt worden, de thuisbasis van een entiteit waar je altijd collega’s treft, kan afspreken en samen werken. Maar je zal je in ieder geval niet meer beperkt voelen tot enkel en alleen die toegewezen zone: mensen zullen meer en meer gebruik maken van het hele gebouw en al haar faciliteiten. En zich ook overal thuis voelen. Plaatsonafhankelijk werken doorheen het hele gebouw dus."