Wie?

Wie de initiatiefnemer zal zijn, spreken aanmeldingsinitiatieven op voorhand af. Dit kan een coördinerend directeur of iemand van het lokaal bestuur zijn.

Ten laatste op 15 november laat je weten wie de initiatiefnemer is via het meldingsformulier over het gebruik van een aanmeldingsprocedure. Meer info: Melding over aanmeldingsprocedure: formulier

Rol en taken

De initiatiefnemer neemt een overkoepelende rol op zich, beheert lokaal het systeem voor het samenwerkingsinitiatief en stelt het in:

• Helpdesk: Kan 1 of meerdere helpdeskmedewerkers aanduiden
• Gegevens: Heeft toegang tot de gegevens van alle scholen en aangemelde leerlingen
• Voorrang: Stelt de voorrangsvragen voor ouders in en hoe de verschillende voorrangsgroepen worden behandeld
• Ordeningscriteria en toewijzing: Stelt de criteria voor ordening en toewijzing van de leerlingen in
• Logo en kleur: Stelt het logo en de kleur van het ouder- en schoolportaal in het aanmeldingssysteem in
• Hulp voor ouders: Stelt in waar ouders terechtkunnen om hulp te vragen bij het aanmelden.
• Communicatie: Stelt de tekst van het algemeen gedeelte van het toewijzingsbericht dat ouders ontvangen, inclusief communicatietoon en –stijl in
• Vrije plaatsen: Stelt in of en wanneer de vrije plaatsen gepubliceerd worden

Wie?

Deze rol kan binnen de eigen school worden opgenomen door bijvoorbeeld de directeur of een administratief medewerker. Deze persoon vraagt de rol zelf aan via Gebruikersbeheer Onderwijs en Vorming(opent in nieuw venster). 

Rol en taken

De schoolbeheerder:

• Haalt in het scholenportaal de deelnemende vestigingsplaatsen op
• Duidt de capaciteitsniveaus aan waarvoor kan worden aangemeld
• Heeft binnen het scholenportaal alleen toegang tot de gegevens van de eigen school
• Bepaalt voor welk geboorte-, leerjaar of structuuronderdeel je aanmeldingen organiseert
• Bepaalt of je de officiële naam van de school gebruikt of de roepnaam
• Bepaalt gedeeltelijk de tekst van het gunstige toewijzingsbericht dat ouders ontvangen, inclusief de communicatietoon en -stijl op maat van jouw school

Wie?

Deze rol kan binnen de eigen school worden opgenomen door bijvoorbeeld de directeur of een administratief medewerker. Deze persoon vraagt de rol zelf aan via Gebruikersbeheer Onderwijs en Vorming(opent in nieuw venster). 

Rol en taken

De schoolmedewerker:

• Stelt de voorrangsregels, capaciteiten en toewijzingstekst van de eigen school in
• Voert controles uit op de aangemelde leerlingen in voorrangsgroepen
• Kan de inschrijvingsstatus van aangemelde leerlingen beheren
• Heeft binnen het scholenportaal alleen toegang tot de gegevens van de eigen school en de aangemelde leerlingen die zijn toegewezen aan of geweigerd voor de school

Wie?

De initiatiefnemer kent de rol toe op basis van lokale afspraken.

Rol en taken

De helpdeskmedewerker:

• Controleert en valideert respectievelijk de voorrangsgroepen en adressen van aangemelde leerlingen
• Heeft toegang tot de gegevens van alle aangemelde leerlingen in het aanmeldingsinitiatief

In het ouderportaal kunnen ouders:

• Tijdens de volledige aanmeldingsperiode zelf de gegevens van hun kind wijzigen. Ze zullen daar ook telkens een bericht van ontvangen.
• Het toewijzingsbericht en eventuele andere berichten van de helpdesk bekijken
• Het aantal vrije plaatsen per school en per capaciteit zien, als je als aanmeldingsinitiatief beslist om de vrije plaatsen te publiceren in het ouderportaal

Voor het inloggen in het ouderportaal stimuleert de Vlaamse overheid ouders zoveel mogelijk gebruik te maken van digitale toepassingen zoals hun eID of Itsme. Zo worden gegevens veilig verwerkt. Wie hiervan geen gebruik kan maken, kan aanmelden via e-mail.

Ouders geven het rijksregisternummer van hun kind in. Zo wordt gecontroleerd dat per samenwerkingsinitiatief elk kind maar 1 keer wordt aangemeld.

Kinderen die niet over een rijksregisternummer beschikken, kunnen ook worden aangemeld. Scholen spreken lokaal af wie daarbij ondersteuning biedt.

Ouders kunnen op het einde van de aanmelding van 1 kind aangeven dat ze nog een ander kind van hetzelfde gezin willen aanmelden. Een deel van de gegevens wordt dan gekopieerd.

Bij het ordenen en toewijzen worden kinderen niet gekoppeld.

In het scholenportaal kan je zien of er kinderen van eenzelfde gezin zijn toegewezen aan verschillende scholen. 

Wat controleert het systeem automatisch?

Het systeem controleert automatisch: 

• Op de onder- en bovengrens van de leeftijden voor toegang tot het aanmeldingssysteem
• Op het moment dat het leerjaar wordt gekozen of de leeftijd overeenkomt met het gekozen leerjaar

Gele of rode melding

Komt de leeftijd van de aangemelde leerling niet overeen met de verwachte leeftijd voor het leerjaar waarvoor wordt aangemeld?

Gele melding

• De leerling is 1 jaar jonger of ouder dan de normale leeftijd voor het leerjaar.
• Aanmelden is mogelijk zonder tussenkomst van een helpdeskmedewerker.

Rode melding

• De leerling is minstens 2 jaar jonger of ouder dan de normale leeftijd voor het leerjaar.
• Aanmelden voor dit leerjaar is niet zomaar mogelijk. De ouder moet contact opnemen met de helpdesk. De helpdeskmedewerker maakt een aanmeldingsnummer aan voor deze leerling.

Ouders kunnen:

• Zich laten ondersteunen door personen of organisaties, bijvoorbeeld buren. Deze personen kunnen een e-mailadres registreren in het ouderportaal en zo mee het dossier van het kind opvolgen.
• Een 2de aanmelder toestemming geven om het dossier van het kind te bewerken

Het aanmeldingssysteem verstuurt e-mails naar ouders:

• Toewijzingsbericht
• Aanmeldingsbevestiging, -annulatie of - wijziging
• Activering van hun account
• Voorrangscontrole
• Inschrijvingsticket
• Plaats op de wachtlijst

Download de voorbeeldmails van het VLAS naar ouders (11 p.) (392 kB)(PDF bestand opent in nieuw venster)

Alleen voor basisonderwijs

• Afstandsberekening (2 p.) (67 kB)(PDF bestand opent in nieuw venster)

Voor zowel basis- als secundair onderwijs

• Beschrijving van het algoritme (6 p.) (150 kB)(PDF bestand opent in nieuw venster)
• Ondersteuning bij inschrijven van leerlingen (3 p.) (94 kB)(PDF bestand opent in nieuw venster)
• Overzicht functionaliteiten per rol (3 p.) (87 kB)(PDF bestand opent in nieuw venster)

• Het ouderportaal instellen: begin- en einduur, kleur, logo, tekst privacy- en gebruikersvoorwaarden
• De wijze van ordening en toewijzing bepalen
• Aanmeldingen opvolgen
• De rangordemotor laten proefdraaien
• De definitieve toewijzingen aanmaken en de resultaten versturen

• Kan in het scholenportaal handmatig de status van de door de rangordemotor toegewezen of geweigerde kinderen aanpassen
• Kent volgende statussen toe:
  • Toegewezen ingeschreven
  • Op wachtlijst
  • Opgevist
  • Opgevist ingeschreven
  • Inschrijvingsticket vrijgegeven
  • Plaats wachtlijst vrijgegeven

• Kan een export raadplegen met de actuele status van de aangemelde leerlingen, net zoals de schoolmedewerker. Zo zien ze de statussen die door de scholen zijn aangepast.
• Bij het publiceren van de vrije plaatsen kan het aanmeldingsinitiatief beslissen om:
  • De vrije plaatsen te tonen bij de start van een periode
  • Altijd de actuele vrije plaatsen te tonen op basis van statussen die de schoolmedewerker toekent

• Ontvangen een automatisch e-mailbericht als de schoolmedewerker de aangemelde leerling op 1 van deze statussen zet:
  • Opgevist
  • Inschrijvingsticket vrijgegeven
  • Plaats wachtlijst vrijgegeven
• Kunnen in het ouderportaal:
  • De actuele status van hun kind raadplegen
  • De plaats op de weigeringslijst zien

De schoolbesturen en AGODI zijn samen verantwoordelijk voor een correcte naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), zowel voor de verwerking als bijhouden van persoonsgegevens. Ze bepalen samen het doel en de manier waarop persoonsgegevens verwerkt worden.

Meer info: AVG en het aanmeldingssysteem (YouTube)(opent in nieuw venster)

Maak een risicoanalyse (DPIA), een onderlinge regeling en privacy- en gebruiksvoorwaarden op in het kader van het zorgzaam omgaan met persoonsgegevens. Je krijgt de documenten van AGODI na de melding over het gebruik van een aanmeldingsprocedure aan AGODI.

Risicoanalyse (DPIA)

Als initiatiefnemer:

• Vul je de risicoanalyse aan op basis van jouw lokale situatie en partners
• Organiseer je het initiatief op basis van de risicoanalyse. Bijvoorbeeld: Er moet minstens 1 aanspreekpunt zijn voor vragen over AVG.
• Leg je de risicoanalyse voor aan de schoolbesturen. Zij moeten als verwerkingsverantwoordelijken akkoord gaan.

Je ontvangt de risicoanalyse na de melding over het gebruik van een aanmeldingsprocedure.

Privacy- en gebruiksvoorwaarden

• Gebruik de privacy- en gebruiksvoorwaarden om gebruikers te informeren over wat er met hun gegevens gebeurt.

• Pas ze aan de lokale context en het initiatief aan.  

• Publiceer ze op de startpagina van je ouderportaal.

Onderlinge regeling

Als school:

• Lees je de onderlinge regeling over het gebruik van het VLAS (13 p.) (58 kB)(Word bestand opent in nieuw venster) grondig door
• Geef je eventuele opmerkingen door binnen de 10 dagen na ontvangst van het document aan de contactpersoon van de initiatiefnemer
• Neem je de risicoanalyse (DPIA) grondig door

De gegevens bewaar je tot 30 juni van het schooljaar waarvoor de leerlingen werden aangemeld in het systeem. 

Maak afspraken binnen het aanmeldingsinitiatief over hoelang je persoonsgegevens bewaart die verwerkt worden op papier en niet in het elektronische systeem staan.

Neem contact op met het aanspreekpunt voor informatieveiligheid binnen het schoolbestuur. Dit aanspreekpunt kan je verder helpen en contact opnemen met de data protection officer (DPO) of functionaris voor de gegevensbescherming van het schoolnet of de Vlaamse overheid.

• De LOP-partners doen hetzelfde als andere initiatiefnemers: ze maken een risicoanalyse, een onderlinge regeling en privacy- en gebruikersvoorwaarden op.
• Het LOP kan zelf geen verwerkingsverantwoordelijke zijn. De schoolbesturen die het aanmeldingssysteem gebruiken en AGODI zijn dan gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke.

Meer info: Ondersteuning en opleidingen over de inschrijvings- en aanmeldingsprocedure in het gewoon basis- en secundair onderwijs