Of je een aanmeldingsprocedure moet organiseren voor de inschrijvingen van je leerlingen hangt af van de capaciteit van je school. Capaciteit en vrije plaatsen zijn niet hetzelfde.
Meer info: Capaciteit, overcapaciteit en vrije plaatsen

Verwacht je niet alle leerlingen te kunnen inschrijven omwille van te weinig capaciteit? Dan ben je verplicht om een aanmeldingsprocedure te organiseren. Ook scholen die wel voldoende capaciteit hebben, kunnen ervoor kiezen om gebruik te maken van een aanmeldingsprocedure.

Alleen scholen die leerlingen laten aanmelden, kunnen capaciteit bepalen.

Meer info: Capaciteit, overcapaciteit en vrije plaatsen

• Scholen die geen capaciteit bepalen, moeten alle leerlingen inschrijven.
• Weigeren op basis van capaciteit is niet mogelijk, tenzij in uitzonderlijke gevallen. Info over de andere weigeringsgronden vind je op de webpagina Inschrijvingen weigeren.

Je schrijft alle leerlingen chronologisch in en noteert hun inschrijving in het inschrijvingsregister.

• Elke school is verplicht om een inschrijvingsregister in te vullen.
• Er is 1 formulier voor zowel scholen met als zonder aanmeldingsprocedure.
• Het capaciteitenblad gebruik je alleen als je beroep doet op de ventielprocedure.
• Vul de leerlingenfiche voor alle leerlingen in.

Meer info: Inschrijvingsregister

Weigeren op basis van capaciteit kan niet. Er zijn wel uitzonderingen mogelijk via de ventielprocedure.

Meer info: Ventielprocedure

• Basisonderwijs: ten vroegste op 1 september van het voorafgaande schooljaar
• Secundair onderwijs voor schooljaar 2026-2027:
  • 1A/1B: Op 20 mei 2026
  • Andere leerjaren: ten vroegste op 20 april 2026

De inschrijvings- en aanmeldingsperiodes vind je op de webpagina Wanneer inschrijven.

Een meer uitgebreid stappenplan vind je op:

• Gewoon basisonderwijs
• Gewoon secundair onderwijs (1A/1B)

De Vlaamse overheid stelt gratis een online aanmeldingssysteem ter beschikking van initiatiefnemers die een aanmeldingsprocedure in het gewoon onderwijs organiseren.

Meer info: Online aanmeldingssysteem van de Vlaamse overheid (VLAS)

Scholen zijn verantwoordelijk voor correcte aanmeldingen en inschrijvingen in hun school. 2 registers helpen daarbij: het aanmeldingsregister voor scholen met een aanmeldingsprocedure en het inschrijvingsregister voor alle scholen.

Meer info: Aanmeldings- of inschrijvingsregister

Scholen moeten sommige leerlingen verplicht voorrang geven bij inschrijving. In het basisonderwijs kunnen die leerlingen soms ook vroeger inschrijven. Andere voorrangen zijn niet verplicht. Om te bepalen welke leerling kan inschrijven, ordent de school de leerlingen in een bepaalde volgorde.

• Meer info: Voorrang en ordening
• Vragen over voorrangsgroepen en ordeningscriteria? Schrijf je in(opent in nieuw venster) voor een digitale sessie van de AGODI-academie.

In bepaalde gevallen mag of moet een school een inschrijving weigeren in het basis- en secundair onderwijs. Soms kan een school een geweigerde leerling toch nog inschrijven, ook al is de capaciteit bereikt.

Meer info: Inschrijvingen weigeren en inschrijven in overcapaciteit

Elke school met een aanmeldingsprocedure, ook elk samenwerkingsinitiatief, moet een Ombudsdienst Inschrijvingen hebben. Die dienst behandelt klachten over technische fouten en materiële vergissingen bij aanmeldingen en vragen om een uitzonderlijke situatie te erkennen.

Meer info: Ombudsdienst Inschrijvingen

Ondersteuning nodig bij het inschrijvings- en aanmeldingsproces in het basis- en secundair onderwijs? Bekijk de mogelijkheden: checklists, handleidingen, communicatiemateriaal, opleidingen en contactpunten.

Ook partnerorganisaties die communiceren naar ouders kunnen gebruikmaken van de communicatiematerialen.

Meer info: Ondersteuning en opleiding

Wil je leerlingen inschrijven tijdens het lopende schooljaar en werkte je voor dat schooljaar voor de inschrijvingen zonder een aanmeldingsprocedure? Pas dan volgende regels toe:

• Schrijf leerlingen chronologisch in.
• Noteer de inschrijvingen in het inschrijvingsregister.
• Weigeren op basis van capaciteit kan niet, tenzij via de ventielprocedure.
• Start van de inschrijvingen zonder aanmeldingsprocedure vind je op de webpagina Wanneer inschrijven.

Een basisschool kan inschrijvingen doen voor het lopende schooljaar, na de publicatie van vrije plaatsen en voor de start van de aanmeldingen.

• Als de school wil inschrijven, mag dat. Dat betekent dat ze misschien het jaar nadien boven de capaciteit zitten.
• Als de school niet wil inschrijven, mag ze weigeren.

In LOP-gebieden kunnen hierover afspraken gemaakt worden.

Scholen die gebruik hebben gemaakt van een aanmeldingsprocedure kunnen weigeren op basis van capaciteit. De andere weigeringsgronden lees je op de webpagina Problemen bij inschrijven in het basis- en secundair onderwijs.

Meer over de voorwaarden van de verschillende weigeringsgronden:

• Omzendbrief inschrijvingsrecht gewoon basisonderwijs(opent in nieuw venster) (BaO/2012/01)
• Omzendbrief inschrijvingsrecht gewoon secundair onderwijs(opent in nieuw venster) (SO/2012/01)

In uitzonderlijke situaties kan een leerling in overcapaciteit ingeschreven worden in het gewoon basisonderwijs en secundair onderwijs (1A/1B), ook al is de capaciteit bereikt.

Meer info: Inschrijven in overcapaciteit

• Schrijf leerlingen chronologisch in.
• Hou rekening met de volzetverklaring.
• Er zijn verschillende weigeringsgronden.
• Inschrijven in overcapaciteit.
• Digitaal inschrijven lijkt handig, maar is niet aangewezen in combinatie met chronologie.
  Meer info: Digitaal inschrijven of niet