Adresseer een brief altijd zo precies en volledig mogelijk.

Vermeld de naam van de geadresseerde voluit als je die kent. Als je de voornaam niet voluit kent, vermeld je een of meer initialen.

Als je weet dat de geadresseerde als vrouw of man aangesproken wil worden, kun je eventueel voor de naam mevrouw of de heer toevoegen. Mevrouw wordt afgekort tot mevr. of mw. en de heer tot dhr. Schrijf mevrouw en de heer bij voorkeur voluit.

Als de voorkeur van de geadresseerde niet bekend is of als het gender van de geadresseerde niet relevant is, kun je volstaan met de voor- en achternaam. In de plaats van de voornaam kun je ook de voorletter(s) vermelden.

Hieronder staan enkele voorbeelden van adresseringen voor individuele personen.

Als je verschillende personen op één adres aanschrijft, zijn er heel wat mogelijkheden voor de adressering. Je kunt het best de aanschrijfvorm gebruiken die bij de voorkeur van de personen zelf aansluit. Hieronder staan enkele voorbeelden van adresseringen voor partners of personen die op hetzelfde adres wonen.

Bij adresseringen aan bedrijven en organisaties zet je de naam van de geadresseerde op de eerste regel en daaronder achtereenvolgens de functiebenaming, de naam van de organisatie en de naam van een afdeling of dienst. De afkorting t.a.v. is overbodig als je naar een medewerker van een bedrijf of een organisatie schrijft.

Vermeld voor buitenlandse adressen het adres zo veel mogelijk in de taal van de geadresseerde, met uitzondering van de landnaam. Daarvoor gebruik je de benaming die gebruikelijk is in het land waar je de brief op de bus doet. Vóór de postcode van de buitenlandse plaatsnaam hoef je geen internationale landcode te zetten.

Kies de geadresseerden van je e-mails zorgvuldig.

Zet alleen personen van wie je verwacht dat ze het hele bericht lezen en eventueel verdere actie ondernemen, als geadresseerden (aan:) in je bericht.

Gebruik cc’s (carbon copy’s) alleen als dat werkelijk nodig is. Cc’s dienen om andere personen dan de geadresseerde op de hoogte te brengen of te houden, zonder dat je van hen verwacht dat ze iets doen of op het bericht reageren.

Gebruik in principe geen bcc’s (blind carbon copy’s) als je daarmee verborgen wilt houden dat je iemand anders ook van je bericht kennis laat nemen. Eerlijk duurt meestal het langst. Je kunt wel de bcc-functie gebruiken als je een mail wilt sturen naar een groep mensen die elkaars e-mailadres niet mogen of niet hoeven te kennen. In dat geval staat iedereen in bcc.