Spreek de toehoorder, gesprekspartner of lezer rechtstreeks aan met het persoonlijk voornaamwoord u of je.

Er zijn verschillende manieren om u tot uw doelgroep te richten. De meest directe manier is ze rechtstreeks met de persoonlijke voornaamwoorden u of je aanspreken. In veel gevallen is dat duidelijker, vooral als u aan de doelgroep aanwijzingen of advies geeft. Het voordeel van een directe aanspreking is ook dat u daarmee genderinclusief verwijst en omslachtige formuleringen met bijvoorbeeld hij/zij/die kunt vermijden.

Gebruik consequent de u-vorm als de situatie of de context dat vereist.

In het Nederlands zijn er voor de tweede persoon verschillende persoonlijke voornaamwoorden: de vertrouwelijke vormen je en jullie, en de beleefdheidsvorm u, die we zowel voor het enkelvoud als voor het meervoud gebruiken. Met de beleefdheidsvorm u drukken we tegenover de doelgroep afstand of afstandelijkheid uit.

Hoewel de vertrouwelijke vormen in steeds meer situaties worden gebruikt, blijft het raadzaam om de beleefdheidsvorm te gebruiken als de situatie of de context dat vereist. Veel mensen vinden de u-vorm te afstandelijk, maar onbekende volwassenen met je aanspreken kan onbeleefd of te direct overkomen.

Het is aan te bevelen om in de volgende situaties de beleefdheidsvorm u te gebruiken:

• bij mensen met wie u geen vertrouwelijke band hebt, bijvoorbeeld bij het eerste contact met iemand die u niet kent;
• in formele geschreven boodschappen, bijvoorbeeld in de zakelijke correspondentie tussen de overheid en burgers;
• in situaties waarin u een minder goede zakelijke band met de toehoorder, gesprekspartner of lezer hebt, bijvoorbeeld als u op een klacht van een klant reageert of als u een klant aanmaant om te betalen.

Zodra u een meer vertrouwelijke band met uw doelgroep hebt, kunt u naar de je-vorm overschakelen. Wanneer dat kan, is een kwestie van aanvoelen. Vermijd in elk geval dat u in een bepaalde situatie of context vertrouwelijke vormen en beleefdheidsvormen vermengt.

Gebruik bij instructies zo veel mogelijk de bevelende vorm.

Als u instructies geeft, is de bevelende vorm de meest directe manier om duidelijk te maken wat u van uw doelgroep verwacht. Zeker bij eenvoudige, vanzelfsprekende instructies is dat meestal de beste formulering.

De bevelende vorm kan opdringerig of onbeleefd zijn als u aan de toehoorder, gesprekspartner of lezer dingen vraagt die niet vanzelfsprekend zijn. Uit tact en voorzichtigheid kunt u dan beter een indirecte formulering kiezen. Bijvoorbeeld: Kunt u me voor eind volgende week de eindversie van uw artikel bezorgen?