Aanvraag samenstellen, scannen en mailen

De werkgever start de procedure op. Hij vraagt

  • de arbeidskaart aan voor zijn toekomstige werknemer
  • de arbeidsvergunning aan voor zichzelf.

Hij verzamelt de vereiste documenten voor zijn aanvraag. De documenten hoeven geen originelen te zijn, een kopie volstaat.

In geval van een toelating van onbepaalde duur start de werknemer zelf de procedure op.

  • Stap 1

    Aanvraag samenstellen

    Breng de vereiste documenten in de onderstaande vaste volgorde samen tot 1 aanvraag. Gebruik de tussenbladen die u achteraan in het aanvraagformulier vindt, om de verschillende categorieën van documenten van elkaar te scheiden.

    1. Aanvraagformulier

    Het door de werkgever ingevulde formulier bij toelating van bepaalde duur:

    Aanvraag tot toelating tot arbeid voor bepaalde duur met arbeidskaart en arbeidsvergunning (Word bestand)

    Het door de werknemer ingevulde formulier bij toelating van onbepaalde duur:

    2. Documenten inzake verblijf

    • Identiteitsbewijs werknemer, een geldig paspoort of daarmee gelijkgesteld reisdocument (alleen concrete persoonsgegevens, geen stempelpagina’s, al of niet blanco of gevuld). Kies welke situatie van toepassing is:
      • Werknemer is niet in België op moment van aanvraag
        • Buitenlandse identiteitskaart of persoonsgegevens op internationaal paspoort.
      • Werknemer is in België op moment van aanvraag
        • Buitenlandse identiteitskaart of persoonsgegevens op internationaal paspoort
        • en Belgische verblijfsvergunning waaruit een wettig verblijf in België blijkt.
    • Bewijs ((opent in nieuw venster)) dat werknemer ziektekostenverzekering heeft die alle risico’s voor hem en zijn familieleden dekt.

    3. Arbeidsovereenkomst

    Als er geen arbeidsovereenkomst is: bewijs van ander inkomen.

    4. Identiteitsbewijs werkgever: enkel in geval van aanvraag BEPAALDE DUUR

    Of van zijn volmachthouder/mandataris.

    5. Tewerkstellingsdocumenten

    Per categorie van buitenlandse werknemer zijn er telkens specifieke tewerkstellingsdocumenten vereist. Welke dat zijn, leest u op de pagina van die bepaalde categorie. Bijvoorbeeld:

    • Alle loonfiches of loonafrekeningen uit periode waarvoor toelating tot arbeid verstrijkt (bij hernieuwing/verlenging).
    • Individuele rekening (overzicht van arbeidsprestaties en lonen van werknemer) als hij volledig kalenderjaar heeft gewerkt.
    • Diploma (bij hooggeschoolde).
    • In geval van detachering: 1 van de volgende documenten:
      • verklaring dat socialezekerheidswetgeving van land van werknemer blijft gelden tijdens werk in België
      • als daarover geen internationale overeenkomst bestaat: verklaring van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid dat werknemer niet onderworpen is aan Belgische stelsel voor werknemers, omdat voorwaarden daarvoor niet zijn vervuld.
    • In geval van detachering: door u (werkgever) ondertekend attest met:
      • duur van detachering
      • werk- en loonvoorwaarden tijdens detachering.
    • Bewijs van inschrijving in het Limosakadaster ((opent in nieuw venster)) als werknemer als gedetacheerde werkt binnen het toepassingsgebied van titel IV, hoofdstuk 8, van de programmawet (I) van 27 december 2006

  • Stap 2

    Aanvraag scannen

    • Scan de integrale aanvraag in, met alle daarbij horende documenten in de vereiste volgorde.
    • Groepeer alles in één enkel bestand in pdf-formaat.
    • Geef de pdf een naam die als volgt is opgebouwd:
      [familienamen in hoofdletters] underscore [voornamen in hoofdletters] underscore
      [land van nationaliteit] en, indien gekend, underscore [INSZ-nummer, integraal in cijfers – BIS- of rijksregisternummer].
      Fictief voorbeeld: MOHAMMED_AHMED YOUSSEF_Marokko_95470115388.pdf
  • Stap 3

    Aanvraag mailen

    Mailadres

    Dien uw ingescand dossier in via e-mail: aanvraag.arbeidskaart@vlaanderen.be.
    Gebruik dat e-mailadres alleen voor het indienen van aanvragen.
    Alle overige communicatie verloopt via het door de dossierbehandelaar opgegeven e-mailadres of via arbeidskaart@vlaanderen.be.
    Vermeld geen andere namen als (mede)geadresseerde, noch rechtstreeks, noch in Cc of Bcc).

    Pdf-bijlage

    Per werknemer waarvoor u een toelating tot arbeid aanvraagt, stuurt u 1 mail met 1 pdf-bijlage. In die pdf-bijlage voegt u het aanvraagformulier en alle documenten in de juiste volgorde samen. De maximale bestandsgrootte is 20 megabyte (MB). Als uw aanvraag meer dan 20 MB groot is, comprimeert u die in een ‘zip-bestand’ van maximaal 20 MB.

    Onderwerp e-mail

    In de onderwerpregel vermeldt u de volledige naam van het pdf-bestand, gevolgd door de specifieke categorie waarvoor u de toelating tot arbeid aanvraagt (bijvoorbeeld hooggeschoolde, leidinggevende of opleiding multinationale groep, zoals op het aanvraagformulier aangeduid is), gevolgd door het type aanvraag (‘eerste aanvraag’ ofwel ‘hernieuwing/verlenging’).

    Fictief voorbeeld: MOHAMMED_AHMED YOUSSEF_Marokko_95470115388.pdf - hooggeschoolde - eerste aanvraag;

    Tekst e-mail

    In het e-mailbericht zelf vermeldt altijd:

    • werknemer (achternamen en voornamen)
    • betrokken Belgische onderneming (werkgever of gebruiker bij detachering, ondernemingsnaam en ondernemingsnummer)
    • in geval van au-pair: gastgezin
    • desgevallend de betrokken buitenlandse onderneming (alleen in geval van detachering: ondernemingsnaam en adres)
    • functietitel.

    Naast die vereiste gegevens kunt u, als u dat wilt, ook extra informatie over de concrete tewerkstelling vermelden.

    Fictief voorbeeld: MOHAMMED Ahmed Youssef, Janssen Pharmaceutica (0403.834.160), Marrakech Consultants (Avenue Ibn Sina, Marrakech), senior consultant.

    Ontvangstbevestiging

    Nadat u uw aanvraag hebt gemaild, krijgt u een automatische ontvangstbevestiging, met daarin uw originele bericht (zonder bijlage). De dienst Economische Migratie behandelt daarna de aanvragen in chronologische volgorde van ontvangst.

Aanvraag per post

U kunt uw aanvraag uitzonderlijk nog tot 30 juni via de post opsturen naar de dienst Economische Migratie, als u daar een goede reden voor kunt geven. Hou in dat geval rekening met een langere behandeltermijn hebben.

Afdeling Tewerkstelling en Competenties
Dienst Economische Migratie
Koning Albert II-laan 35 bus 20
1030 Brussel

Mandataris

Bent u in het buitenland gevestigd? Dan machtigt u een mandataris die regelmatig in België verblijft om aanvraag in te dienen. Voeg in dat geval ook kopie van identiteitsbewijs van mandataris toe.