Medewerker onthaal

Vind jij het net zo belangrijk dat bezoekers en collega’s zich meteen welkom voelen bij een warm en professioneel onthaal? Ben je bovendien nauwkeurig en haal je voldoening uit administratieve taken? Dan is dit jouw kans om het gezicht van VDAB te worden.

Met jouw glimlach en klantgerichte aanpak maak je elke dag het verschil. Als teamspeler zorg je samen met je collega’s voor een vlotte, vriendelijke service en ben je een onmisbare schakel in onze organisatie. Klantvriendelijkheid, professionaliteit en een open houding zijn jouw visitekaartje.

We zoeken een gemotiveerde collega om ons onthaalteam te versterken op onze locaties in de Somersstraat en de Provinciestraat te Antwerpen. Deze beide VDAB-locaties liggen op minder dan 5 minuten wandelen van mekaar. Je zal in de beide locaties worden tewerkgesteld, afhankelijk van de planning of waar de nood zich voordoet. Het is ook mogelijk dat er tijdens de werkdag gewisseld moet worden tussen de locaties. 

De focus in deze functie ligt op de onthaaltaken, maar bijkomend zijn er ook administratieve taken op te nemen. 

Jouw takenpakket ziet er als volgt uit:

• Fysiek onthaal van klanten met afspraken. Dit gebeurt aan de hand van zogenaamde onthaalkiosken. Sommige klanten zullen je ondersteuning nodig hebben hierbij. Denk bijvoorbeeld aan anderstalige klanten.
• Ontvangen van klanten met spontane vragen. Inschatten hoe je hen zelf verder kan helpen of kan doorverwijzen naar de aangewezen collega’s of partners.
• Verzending: de inkomende post verdelen en uitgaande post verwerken, aangetekende brieven verwerken.
• Het reserveren van lokalen.
• Diverse administratieve registraties en/of aanpassingen in het dossier van de klant, bv. wijziging contactgegevens, enz
• Andere diverse taken: documenten inscannen, beheer van de generieke onthaalmailbox, enz.

Wat wordt verwacht van jou als kandidaat?

• Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie.
• Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken.
• Je bent ordelijk en houdt structuur in je werkomgeving.
• Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten.
• Je bent in staat om snel nieuwe kennis te verwerken.
• Je bent iemand waarvoor samenwerken een evidentie is maar die ook goed zelfstandig kan werken. Je bent een teamplayer die in een klein team mee inspringt waar nodig.
• Je wil inzetten op de digitale geletterdheid van klanten en dit mee helpen versterken.
• Je beschikt over een positieve ingesteldheid en stelt je flexibel op, zowel op vlak van taken als locatie.
• Je bent stressbestendig, op piekmomenten hou je het hoofd koel en leid je alles in goede banen.
• Je kan vlot schakelen tussen verschillende taken.

Lees meer over de job en het selectieproces in het selectiereglement als bijlage bij ‘meer informatie’. Download dit document en hou het bij.

• Er zijn geen specifieke studie- of diplomavereisten. Enkel sollicitaties in het Nederlands komen in aanmerking.
• Je hebt minstens 4 jaar beroepservaring in een functie waar het onthaal van klanten tot jouw kerntaken behoorde.

Werk je al bij de Vlaamse overheid?
Ontdek aan welke voorwaarden je als personeelslid van de Vlaamse overheid moet voldoen om te kunnen solliciteren via horizontale mobiliteit of bevordering in het selectiereglement onder de titel ‘deelnemingsvoorwaarden’.

• Je krijgt een contract van onbepaalde duur in de graad van hoofdassistent.

• Je krijgt een salaris op basis van de vastgelegde salarisschaal ND211. Op salaris | Vlaanderen.be kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.

• Je ontvangt de volgende voordelen: maaltijdcheques, gratis openbaar vervoer voor je woon-werkverkeer, een breed aanbod van leasefietsen, hospitalisatieverzekering, een financiële tussenkomst voor kinderopvang tijdens alle schoolvakanties, ...

• Je bouwt als contractueel personeelslid binnen de Vlaamse overheid een aanvullend pensioen op. Deze bijdrage is 5% van je salaris. Daarbij wordt een step rate toegepast van 8% op het salaris boven 36.614 euro (100%, te indexeren).

• Je krijgt 35 dagen vakantie per jaar en bovendien ben je vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? Ontdek het op Werken voor Vlaanderen | Vlaanderen.be

Werk je al bij de Vlaamse overheid?
Bekijk het selectiereglement om te weten welk contracttype en welke salarisschaal van toepassing zijn voor jou.