Indiensttredingsproces voor nieuwe personeelsleden
Sta je als HR-verantwoordelijke binnen de Vlaamse overheid in voor de indiensttreding van nieuwe personeelsleden? Ben je op zoek naar de manier om een indiensttreding administratief te verwerken? Dan vind je op deze webpagina de nodige informatie.
Wat?
Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) beheert het indiensttredingsproces voor nieuwe personeelsleden via 2 kanalen. Welk proces wordt gevolgd, hangt af van of je organisatie al dan niet werkt met Vlimpers Rekrutering.
- Maakt je organisatie gebruik van Vlimpers Rekrutering? Dan verloopt de indiensttreding geautomatiseerd via Vlimpers. Er zijn 2 mogelijkheden:
- Het standaardproces met de indiensttredingsfiche en het digitale valorisatieformulier. Deze werkwijze is in gebruik sinds 4 mei 2026.
- Het proces voor uitzonderingen, zoals jobstudenten, topkader, de nautische keten en entiteiten die niet werken volgens het Vlaams personeelsstatuut (VPS). Hierbij wordt gewerkt met de indiensttredingsfiche in Vlimpers en met aparte valorisatiedocumenten. Dit was de standaard werkwijze vóór 4 mei 2026.
- Maakt je organisatie geen gebruik van Vlimpers Rekrutering? Bezorg dan de indiensttredingsdocumenten volgens het niet-geautomatiseerde proces.
Geautomatiseerd via Vlimpers
Digitaal indiensttredingen doorgeven: procedure voor klanten van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA).
Welk proces volgen?
Enkel kandidaten uit selectieprocedures in Vlimpers Rekrutering (met uitzondering van niet-werknemers) die de status ‘aangenomen’ krijgen, stromen door naar de indiensttredingsfiche voor de selector.
De vlag die aan de kandidaat wordt toegekend, bepaalt welk proces gevolgd wordt:
- Geen vlag of de vlag ‘met valorisatie’: het standaardproces via Vlimpers wordt toegepast.
- De vlag ‘geen valorisatie’: het proces voor uitzonderingen wordt toegepast. Deze werkwijze is bedoeld voor dossiers waarvoor geen valorisatie van toepassing is (bijvoorbeeld jobstudenten) of voor dossiers die niet volgens de regelgeving van het nieuwe personeelsbeleid kunnen werken (bijvoorbeeld de nautische keten).
Standaardproces via Vlimpers
Dit proces is van toepassing sinds 4 mei 2026.
- Stap 1
De dag nadat de kandidaat de status ‘aangenomen’ kreeg in Vlimpers Rekrutering, ontvangt de selector de indiensttredingsfiche via e-mail. De selector vult de noodzakelijke informatie aan en dient in.
- Stap 2
De kandidaat bezorgt de vereiste informatie via het online valorisatieformulier. De tewerkstellende entiteit valoriseert, indien nodig, de werkervaring. Meer informatie over dit proces lees je op de webpagina ‘Valorisatie werkervaring’.
Belangrijk: de procedure om de werkervaring te valoriseren moet afgerond zijn voor de medewerker in dienst treedt.
- Stap 3
Vul de indiensttredingsfiche aan met de functiegegevens en koppel de nodige documenten:
- detail analytische code (bijlage);
- toelagen en vergoedingen DVW (bijlage indiensttredingsfiche) - enkel voor De Vlaamse Waterweg;
- toelagen en vergoedingen MDK (bijlage indiensttredingsfiche) - enkel voor Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust;
- werkrooster VDAB (bijlage indiensttredingsfiche) - enkel voor Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding.
Het DCPA contacteert het personeelslid met de vraag om nog een aantal persoonlijke documenten te bezorgen, zoals het attest goed gedrag en zeden. Meer informatie hierover lees je op de webpagina ‘Ik start bij de Vlaamse overheid’.
Voeg alle ontvangen documenten toe aan de indiensttredingsfiche. Ontbreken er nog documenten? Dan kan die je later bezorgen via Vlimpers > tegel ‘Vragen?’ > ‘Vlimpers-contactformulier’. Voeg de documenten toe als bijlage bij je vraag. Doe dit zo snel mogelijk om de indiensttreding af te ronden.
- Stap 4
Parallel met het aanvullen van de indiensttredingsfiche, vult het nieuwe personeelslid de personeelsfiche in. Het DCPA gaat nadien aan de slag met deze gegevens om de indiensttreding te voltooien en de nodige documenten op te maken.
Proces voor uitzonderingen
Het proces met het digitale valorisatieformulier in Vlimpers wordt standaard toegepast. Alleen in uitzonderlijke gevallen wordt hiervan afgeweken, waaronder:
- jobstudenten;
- topkader;
- de nautische keten;
- entiteiten die niet volgens het VPS werken.
- Stap 1
De dag nadat de kandidaat de status ‘aangenomen’ kreeg in Vlimpers Rekrutering, ontvangt de selector de indiensttredingsfiche via e-mail. De selector vult de noodzakelijke informatie aan en dient in.
- Stap 2
Je ontvangt automatisch, na de validatie van de selector, een e-mailbericht in de generieke HR-e-mailbox met een link naar de indiensttredingsfiche om verder te vervolledigen. In de indiensttredingsfiche zal je de valorisatie van de werkervaring ook kunnen opvolgen. Die valorisatie moet tijdig gebeuren, zodat bij de indiensttreding van het nieuwe personeelslid de valorisatie en inschaling correct kan gebeuren.
Alle details kun je nalezen in de snelstartkaart ‘Indiensttredingsfiche - HR’.
Goed om te wetenJe vervolledigt de indiensttredingsfiche en voegt de nodige bijlagen toe aan het webformulier. Vul steeds het valorisatiedocument verder aan en voeg ze toe. Ben je klant van het Selectiecentrum? Dan vul je de fiche die je van hen ontving in de indiensttredingsfiche verder aan (zie stap 1):
- valorisatie werkervaring
- detail analytische code (bijlage)
- toelagen en vergoedingen DVW (bijlage indiensttredingsfiche) - enkel voor De Vlaamse Waterweg
- toelagen en vergoedingen MDK (bijlage indiensttredingsfiche) - enkel voor Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust
- werkrooster VDAB (bijlage indiensttredingsfiche) - enkel voor Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding
Het DCPA contacteert het personeelslid met de vraag om nog een aantal persoonlijke documenten te bezorgen (attest goed gedrag en zeden, ...). Je vindt deze informatie terug op de webpagina ‘Ik start bij de Vlaamse overheid’.
Voeg de documenten toe aan de indiensttredingsfiche. Heb je nog niet alle documenten? Die kan je achteraf bezorgen via Vlimpers > tegel ‘Vragen?’ > ‘Vlimpers-contactformulier’. Voeg de documenten toe als bijlage van je vraag. Doe dit zo snel mogelijk om de indiensttreding af te ronden.
- Stap 3
Het DCPA bezorgt de definitief berekende ervaring aan je entiteit via de digitale handtekenmap in de vorm van het valorisatiedocument. Je entiteit stemt de ervaring af met de kandidaat (voor vacatures gepubliceerd na 1 juni 2024) en ondertekent het valorisatiedocument na bevestiging door de kandidaat.
Gaat de kandidaat niet akkoord met de valorisatie van de ervaring? Weiger dan de ondertekening in de handtekenmap en voeg de reden toe. Het DCPA contacteert je verder om al dan niet tot een aangepast voorstel te komen voor de kandidaat.
Voor de vacatures gepubliceerd voor 1 juni 2024 zal de valorisatie al via de indiensttredingsfiche verlopen, maar er wordt nog gewerkt met het oude valorisatiedocument. Het DCPA zal de attesten opvragen na het aanmelden van de indiensttredingsfiche.
Bekijk het proces in deze fase en zie het verschil met procedures gepubliceerd vanaf 1 juni 2024.
Belangrijk: de procedure om de werkervaring te valoriseren moet afgerond zijn voor het personeelslid in dienst treedt.
Goed om te weten - Stap 4
Parallel met het aanvullen van de indiensttredingsfiche, vult het nieuwe personeelslid de personeelsfiche in. Het DCPA gaat nadien aan de slag met deze gegevens om de indiensttreding te voltooien en de nodige documenten op te maken.
Niet-geautomatiseerd
Indiensttredingsdocumenten bezorgen: procedure voor klanten van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA).
- Stap 1
Instroom van een onbezoldigde stagiair of externe
Je bezorgt de meldingsfiche ‘Onbezoldigde stage en externen’, personeelsfiche, attest goed gedrag en zeden en stageovereenkomst aan het DCPA.
- Stap 2
Je bezorgt de volledig ingevulde documenten (zie stap 2 onder het kopje ‘Geautomatiseerd’) zo snel mogelijk aan het DCPA via Vlimpers > knop ‘Vlimpers-contactformulier’. Voeg documenten toe als bijlage van je vraag.