Vertalingen naar het Oekraïens en Russisch
De departementen en agentschappen van de Vlaamse overheid kunnen hun communicatie rond de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne laten vertalen in het Oekraïens en Russisch. Essentiële informatie stroomt door naar de infobrochure ‘Welkom in Vlaanderen’. Daarnaast kunnen departementen en agentschappen ook extra informatie voorlopig kostenloos laten vertalen.
Essentiële informatie opnemen in de infobrochure ‘Welkom in Vlaanderen’
Het Agentschap Integratie en Inburgering (AgII) biedt meertalige ondersteuning aan lokale besturen, organisatie en burgers die Oekraïense vluchtelingen opvangen.
Dat doet het Agentschap ondermeer door essentiële informatie voor Oekraïense vluchtelingen te bundelen in de infobrochure ‘Welkom in Vlaanderen’(opent in nieuw venster), die vertaald werd uit het Nederlands naar Frans, Engels, Oekraïens en Russisch.
Informatie voor de brochure ‘Welkom in Vlaanderen’ wordt aangeleverd vanuit de inhoudelijke domeinen. AgII draagt de kosten voor de vertaling en opmaak van de brochure op eigen kosten. Het Crisiscentrum van de Vlaamse overheid (CCVO) faciliteert een efficiënte vertaling en uniforme brochure vanuit Heerlijk Helder tekstredactie.
Procedure van essentiële informatie opnemen
Het proces voor het aanvullen en aanpassen van de infobrochure ‘Welkom in Vlaanderen’ loopt als volgt:
Scenario 1 - Nieuw luik toevoegen aan de infobrochure
- Stap 1
SPOC legt het voorstel voor inhoudelijk thema voor aan de werkgroep communicatie
De werkgroep bespreekt het voorstel. Algemeen gaat het om essentiële basisinformatie over dienstverlening van de Vlaamse overheid naar vluchtelingen uit Oekraïne met het statuut van tijdelijk ontheemde.
- Stap 2
SPOC bezorgt een ontwerpvoorstel aan CCVO
De verantwoordelijke SPOC voor het inhoudelijk domein bezorgt een ontwerptekst voor de infobrochure aan het CCVO.
- mail naar ccvo@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) en tom@uwtekst.be(opent in uw e-mail applicatie)
- oekraine@integratie-inburgering.be(opent in uw e-mail applicatie) in cc
- Stap 3
Omzetting naar een ‘heerlijk helder’ tekst
Via het raamcontract met UwTekst zorgt CCVO ervoor dat de aangeleverde tekst op vlak van stijl en woordgebruik aansluit op de andere teksten in de brochure ‘Welkom in Vlaanderen’.
- Stap 4
Validatie van de geredigeerde tekst
Het CCVO legt de geredigeerde tekst opnieuw voor aan de SPOC, die instaat voor de validatie. De SPOC stuurt de gevalideerde tekst naar
stv@integratie-inburgering.be(opent in uw e-mail applicatie)
ccvo@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) en oekraine@integratie-inburgering.be(opent in uw e-mail applicatie) in cc
Het AgII staat in voor de vertaling en integratie in de brochure ‘Welkom in Vlaanderen’.
- Stap 5
Communicatie over de aangevulde brochure ‘Welkom in Vlaanderen’
Het AgII publiceert de aangevulde brochure op haar website(opent in nieuw venster) en laat weten aan de betrokken SPOC en CCVO wanneer dit gebeurd is.
Het CCVO communiceert via de nieuwsbrief naar lokale besturen over de aangevulde brochure.
Scenario 2 - kleine aanvulling of aanpassing bestaand luik uit de infobrochure
- Stap 1
SPOC signaleert nood aan aanpassing en/of aanvulling
De SPOC geeft zo concreet mogelijk aan welke aanpassing en/of aanvulling waar in de brochure moet gebeuren.
- Stap 2
Bijkomende of aangepaste informatie wordt vertaald en opgenomen in de brochure
AgII laat weten aan de betrokken SPOC, met CCVO in cc, dat de aangepaste brochure gepubliceerd is.
Vertaalvragen van de Vlaamse sectoren
Naast de essentiële basisinformatie kunnen departementen en agentschappen van de Vlaamse overheid ook extra informatie laten vertalen, via een eigen vertaalbureau of via de Dienst Sociaal Tolken en Vertalen van het AgII. In dat geval faciliteert CCVO een efficiënte vertaling via een Heerlijk Helder tekstredactie.
De Vlaamse Regering maakte een budget vrij om de onvoorziene kosten voor vertalingen en tolkopdrachten (tolken ter plaatse, videotolken en telefoontolken) te vergoeden voor de periode van 28 maart 2022 tot 28 juni 2022, zo lang de middelen dit toelaten.
Vlaamse lokale besturen en door de Vlaamse overheid erkende, gefinancierde of gesubsidieerde diensten, instellingen of organisaties in Vlaanderen of Brussel kunnen hierop beroep doen.
De procedure van vertaalvragen
Meertalige informatie voor vluchtelingen uit Oekraïne wordt standaard vertaald uit het Nederlands naar Frans, Engels, Oekraïens en Russisch. Extra talen zijn op aanvraag mogelijk.
De procedure loopt als volgt:
- Stap 1
Een entiteit van de Vlaamse overheid stelt een vertaalvraag
- Stap 2
CCVO bekijkt de vraag en stemt indien nodig verder af met de vraagsteller
Volgende vragen moeten beantwoord zijn:
Wat voor document moet hertaald of vertaald worden? (flyer, brief, poster,…)?
Is tekstredactie mogelijk of nuttig?
Wat is de timing?
Wie is de contactpersoon in de aanvragende entiteit die de vertaal- of hertaalvraag verder zal opvolgen?
Indien nog een ‘Heerlijk Helder’ tekstredactie nodig is, geeft het CCVO aan wanneer de entiteit de gereviseerde tekst mag verwachten. De vraagsteller verwerkt de tekstredactie-opmerkingen in de oorspronkelijke tekst.
- Stap 3
Vraagsteller stuurt de vraag door voor vertaling
De vraagsteller stuurt de gevalideerde tekst, met CCVO in copy, naar stv@integratie-inburgering.be(opent in uw e-mail applicatie) en geeft daarin alle noodzakelijk informatie (zie hierboven) mee.
AgII bevestigt de goede ontvangst en geeft daarbij ook de timing voor de oplevering van de vertaling mee.
- Stap 4
Oplevering en publicatie van de vertaling
AgII bezorgt de vertaalde tekst terug aan de vraagsteller, met ccvo in copy. De entiteit staat zelf in voor de lay-out.
De entiteit deelt mee aan het CCVO waar deze informatie wordt gepubliceerd. Dit kan op haar eigen website of op de website van www.vlaanderenhelptoekraine.be.
Opmerking: Entiteiten moeten zich houden aan de afspraken qua taalwetgeving in bestuurszaken.
Het CCVO communiceert over de nieuwe vertalingen via de CCVO nieuwsbrief.
Reeds beschikbare vertalingen
Het Agentschap Integratie en Inburgering en haar regionale partners krijgen vragen van organisaties, lokale besturen etc. naar vertaald materiaal.
Vragen die de individuele dienstverlening van de vraagstellers overschrijden (bv. groeipakket, onderwijs,…) kunnen zij doorsturen naar ccvo@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie). CCVO stuurt deze vraag door naar de SPOC van de relevante entiteit(en) met de vraag om dit te bekijken en hierover terug te koppelen.
Een overzicht van reeds vertaalde documenten is beschikbaar op de website van vlaanderenhelptoekraine.
Contact
Voor Agentschap Integratie en Inburgering
Permanentie voorzien via stv@integratie-inburgering.be(opent in uw e-mail applicatie)
Nood aan afstemming CCVO:
Permanentie voorzien via ccvo@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)