• Deelnemende entiteiten krijgen vanuit de mening van hun werknemers input over het reilen en zeilen in de eigen organisatie. De resultaten van de bevraging kunnen aanleiding geven tot een verbetertraject.
• Het beleid van de Vlaamse overheid evalueren en bijsturen op basis van de geaggregeerde resultaten (toepassingsgebied diensten van de Vlaamse overheid): de resultaten leveren AgO input voor het beleid van de minister bevoegd voor Bestuurszaken.

• Entiteiten beslissen vrijwillig tot deelname aan de Personeelspeiling.
• De entiteiten leveren de deelnemersgegevens aan: de contactgegevens van de respondenten, aangevuld met enkele basisvariabelen die relevant zijn voor de rapportering.
• Deze gegevens worden bezorgd aan de externe opdrachtnemer of dienstverlener via een beveiligde server.
• Het projectteam Personeelspeiling van AgO en de externe opdrachtnemer of dienstverlener controleren samen de deelnemersgegevens in functie van de rapporteringsafspraken die tussen het projectteam en de entiteiten gemaakt werden.
• Het projectteam Personeelspeiling communiceert met de entiteiten over. eventuele aanpassingen aan de deelnemersgegevens.
• Identificatiegegevens (naam, voornaam, e-mailadres, adres of telefoonnummer) van deelnemers zijn nodig om hen uit te nodigen voor deelname en hen eraan te herinneren (bij geen of gedeeltelijke respons).
• De door de entiteiten doorgegeven gegevens over zichzelf kunnen steeds opgevraagd worden door de individuele deelnemers. Het recht op inzage, wijziging en schrapping is van toepassing. Individuele deelnemers kunnen hiervoor in de Personeelspeiling contact opnemen met externe opdrachtnemer of dienstverlener.
• Zodra de deelnemersgegevens aangeleverd zijn, krijgt elke voor de bevragingen uit te nodigen persoon door de externe opdrachtnemer of dienstverlener een code toegekend die gebruikt wordt voor de opvolging en het registreren van de beantwoording. Zeer vroeg in het proces worden identificatiegegevens losgekoppeld van de kenmerken en de ‘antwoorden’ van mogelijke respondenten, of geanonimiseerd.
• Ook informatica-technisch bieden de externe opdrachtnemers of dienstverleners garanties in verband met de veiligheid en bedrijfszekerheid van de servers waarop de bevragingen lopen en waarop de antwoorden geregistreerd worden (zie verwerkersovereenkomsten externe opdrachtnemers of dienstverleners in gelijknamige bovenstaande rubriek).

Ook over open antwoorden wordt (per definitie) anoniem gerapporteerd, maar wel letterlijk. Respondenten worden hiervoor telkens gewaarschuwd en gevraagd een neutraal taalgebruik te hanteren, hun antwoord constructief te formuleren en niemand persoonlijk aan te vallen.

• Wanneer antwoorden geregistreerd worden is dat steeds op het niveau van de toegekende code (zie ‘deelname aan Personeelspeiling). Analisten of onderzoekers van het team Personeelspeiling en de externe opdrachtnemer of dienstverlener hebben geen weet van de identiteit van de respondent.
• Na het einde van het veldwerk worden alle persoonsgegevens door de externe opdrachtnemers of dienstverleners vernietigd. Antwoorden kunnen dan ook niet anders dan anoniem verwerkt worden in de rapportering.
• Er wordt enkel (en dus per definitie anoniem) gerapporteerd op geaggregeerd niveau. In de rapportering worden resultaten opgesplitst volgens een aantal variabelen. Daarbij gelden strikte responsgrenzen om individuele respondenten extra te beschermen. Slechts als 10 of meer personen binnen een bepaalde categorie (bijvoorbeeld leeftijdsgroep of afdeling) antwoorden, wordt er gerapporteerd. Voor de categorie ‘management’, veel kleiner in aantal, ligt de rapporteringsgrens op 5 respondenten.
• Iedereen die bij dit rapporteringsproces betrokken is, werkt met duidelijke deontologische afspraken (zie deontologische garanties).
• Elke entiteit ontvangt de eigen rapportering. AgO ontvangt een gelijkaardige rapportering op niveau van de Vlaamse overheid.

• De externe opdrachtnemer of dienstverlener van de standaardbevragingen (momenteel Ipsos NV) levert aan AgO bij het einde van het project, naast alle andere projectproducten een anonieme dataset en een responsbestand op. Het doel hiervan is om historische vergelijking, een belangrijk element van de rapportering op entiteitsniveau en op niveau van de Vlaamse overheid, bij een volgende editie en specifieke beleidsanalyses door AgO op het niveau van de Vlaamse overheid mogelijk te maken.
• De externe opdrachtnemer of dienstverlener van de facultatieve extra vragen van entiteiten (voor medewerkers en managers), gekoppeld aan de Personeelspeiling (momenteel CheckMarket bvba) levert aan AgO bij het einde van het project geen anonieme datasets of responsbestanden op, wel alle andere projectproducten die nadien voor entiteiten van belang kunnen zijn.
• AgO staat in voor de veilige bewaring van de projectproducten van de Personeelspeiling.