Het register voor feiten door derden
Binnen de Vlaamse overheid komen heel wat medewerkers in contact met andere personen dan de eigen collega’s. Meestal zijn die contacten positief, maar soms kunnen ze ook bedreigend of beledigend zijn en gaan ze gepaard met verbaal of fysiek geweld. Elke werkgever dient volgens de welzijnswet een register van feiten van derden bij te houden.
- De werkgever moet bijzondere aandacht besteden aan de maatregelen die getroffen moeten worden voor werknemers die met derden in contact komen. Dit contact kan namelijk een belangrijke oorzaak van emotionele belasting zijn.
- Derden zijn personen die niet op de loonlijst van je departement of agentschap staan of er niet systematisch werken. Het kan gaan om burgers, bezoekers, leveranciers of tijdelijke consultants, maar ook om medewerkers van de Vlaamse overheid die voor een andere entiteit dan het slachtoffer werken.
- Het doel is om collectieve preventiemaatregelen te nemen voor feiten die zich herhaalden, bijvoorbeeld geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag door mensen buiten het departement of agentschap.
- Dit register is dus een bijkomend instrument om de werkgever in staat te stellen gepast te reageren op onrechtmatige gedragingen door derden of hierop te anticiperen.
- Wanneer een werknemer meent het slachtoffer te zijn van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag door een derde moet die werknemer een verklaring kunnen laten opnemen in dit register. Deze verklaring omvat o.a. beschrijving en de datum van de feiten. Voor de entiteiten aangesloten bij de GDPB is er een online registratietool waar zowel vertrouwenspersonen als, vanaf april 2026, ook getroffen medewerkers dergelijke feiten kunnen registreren.
- De werkgever informeert de werknemers, het Entiteitsoverlegcomité AgO (EOC) en de leden van de hiërarchische lijn hierover. Hij zorgt voor sensibilisering van leidinggevenden en medewerkers om melding te doen van deze incidenten, zodat passende preventieve maatregelen genomwen worden en de slachtoffers zich ondersteund voelen. De getroffen medewerkers kunnen ook beroep doen op de vertrouwenspersonen voor een ondersteuningsgesprek.
- Het register wordt bijgehouden door de vertrouwenspersoon van de entiteit die jaarlijks een overzicht registreren in het digitaal dossieropvolgingssysteem. De toegang hiertoe is beperkt tot de werkgever, de vertrouwenspersoon en PAPS en het hoofd van de GDPB (of IDPB voor de niet aangesloten entiteiten).
- De werkgever moet het register 5 jaar bewaren en ter beschikking houden van en ter beschikking gehouden van Toezicht Welzijn op het Werk.
Jaarlijks stijgt het aantal gevallen van agressie tegen medewerkers van de Vlaamse overheid. Elke agressie kan een fysiek of psychisch trauma veroorzaken. Het is belangrijk om paal en perk te stellen aan elke vorm van agressie door derden. Deze tool is een middel om gegevens te verzamelen die kaderen in een beleid rond ongewenst grensoverschrijdend gedrag door derden op maat van de entiteit. Voor het opmaken van dit beleid kan de entiteit een beroep doen op het advies van hun preventieadviseur psychosociale aspecten. ( agressie- en veiligheidsbeleid op maat van je entiteit )