Opmaakvoorwaarden beleidsrapporten

De lokale besturen moeten de aangepaste regels, de nieuwe schema’s en andere rekeningenstelsels toepassen vanaf de opmaak van hun meerjarenplan 2026 tot 2031 en elke aanpassing ervan.

Voor de jaarrekeningen gelden de nieuwe rekeningen en schema’s vanaf het boekjaar 2026.

Het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) evalueerde in 2022 de leesbaarheid van de beleidsrapporten en ging na welke maatregelen de lees- en bruikbaarheid voor de gemeente- en provincieraadsleden kunnen verhogen.

Meer dan 7.000 gemeenteraadsleden en alle algemeen en financieel directeurs van de lokale besturen kregen de gelegenheid om een digitale bevraging in te vullen. De resultaten van die survey vulden we aan met bevindingen uit diepte-interviews, observaties van gemeenteraadszittingen en besprekingen in focusgroepen met mandatarissen en lokale ambtenaren.

Daaruit volgde een evaluatierapport(PDF bestand opent in nieuw venster) dat 7 aanbevelingen bevat:

1. Voeg aan elk beleidsrapport een managementsamenvatting toe met een beschrijving van de belangrijkste elementen van het rapport.
2. Maak in de jaarlijkse aanpassing van het meerjarenplan wijzigingen en evoluties beter zichtbaar voor de raadsleden.
3. Vereenvoudig de financiële schema’s. Maak ze overzichtelijker en minder technisch.
4. Geef de raadsleden meer toegang tot detailinformatie.
5. Zorg ervoor dat de raadsleden elk beleidsrapport gemakkelijk digitaal kunnen doorzoeken.
6. Breng in de beleidsrapporten de informatie over het niet-prioritaire beleid en belangrijke verbonden organisaties zoals de politie- en hulpverleningszones en de intercommunales beter in beeld.
7. Verhoog de opleidingskansen voor de raadsleden.

Die aanbevelingen vormden de basis voor de optimalisering van de regelgeving over BBC. De aanpassingen zorgen ervoor dat lokale besturen de informatie in hun beleidsrapporten aanvullen of op een duidelijkere manier weergeven. Een aantal technische aanpassingen in schema’s en rekeningenstelsels leiden tot betere beleidsinformatie over de financiën van de lokale besturen.

De fundamenten van het BBC-systeem, zoals het doelmatig plannen vanuit een meerjarig perspectief dat budgettair in evenwicht is en de sterke koppeling tussen het inhoudelijk beleid en de financiën, bleven onveranderd.

De beleidsrapporten en de bijbehorende documentatie die de raadsleden ontvangen, moeten gemakkelijk digitaal doorzoekbaar zijn met een automatische zoekfunctie, zoals de CTRL-F-functie. Deze wettelijke verplichting moet ervoor zorgen dat raadsleden geen gescande documenten ontvangen die ze niet digitaal kunnen doorzoeken.

De regelgeving legt geen bestandsformaat op. Het bestuur kan kiezen voor Word, PDF, Excel, een interactieve omgeving op de website of een intranet, enz.

Elk beleidsrapport vermeldt de volgnummers van de laatste inschrijving die in elk van de dagboeken in dat rapport is opgenomen. Zo kan het bestuur dat rapport op elk moment opnieuw maken met exact dezelfde inhoud.

Als het bestuur werkt met één doorlopende nummering voor de verschillende dagboeken, volstaat de vermelding van het volgnummer van de laatste inschrijving.

Prioritaire acties of actieplannen zijn acties of actieplannen die de raad zo belangrijk vindt dat het bestuur er in het strategische luik van de beleidsrapporten expliciet over moet rapporteren. Die expliciete rapportering gebeurt in de strategische nota van het (aangepaste) meerjarenplan of in de beleidsevaluatie van de jaarrekening.

Het onderscheid tussen prioritaire en andere acties en actieplannen duidt dus op een verschil in de opvolging en rapportering over de inhoud en de stand van zaken van die acties en actieplannen. Over de prioritaire acties en actieplannen wordt in het inhoudelijke luik van een beleidsrapport op een individuele basis gerapporteerd. Over de andere acties en actieplannen wordt in de beleidsrapporten zelf op een meer globale manier gerapporteerd. Elke actie, elk actieplan en iedere beleidsdoelstelling is op individuele basis terug te vinden in de documentatie bij het beleidsrapport.

De documentatie bij een beleidsrapport bevat immers een overzicht van alle beleidsdoelstellingen, actieplannen, acties en de onderliggende uitgaven en ontvangsten die in het beleidsrapport zijn opgenomen.

De gemeente en het OCMW moeten in hun beleidsrapporten in de staat van het financieel evenwicht (zie schema’s M2, M2 (W) en J2) ook de indicatoren opnemen over het financiële evenwicht voor de autonome gemeentebedrijven en de districten.

Voor welzijnsverenigingen is dat geen verplichting, omdat die verenigingen meestal een samenwerkingsverband zijn van meerdere OCMW’s (en eventueel gemeenten). De gemeente en het OCMW kunnen die indicatoren vrijwillig opnemen. Dat is nuttig als:

• de welzijnsvereniging maar voor 1 gemeente en haar OCMW werkt
• als de moederbesturen zich uitstrekken over het grondgebied van meerdere gemeenten. In dat geval kan het lokaal bestuur werken met een getrouwe verdeelsleutel.

De onbeschikbare gelden zijn geldmiddelen waarover het bestuur tijdens de duur van het boekjaar niet kan beschikken. Het zijn budgettaire middelen die in het bestuur aanwezig zijn en die zijn opgenomen in het gecumuleerd budgettair resultaat, maar die het bestuur omwille van regelgeving of verplichtingen budgettair niet kan gebruiken in de loop van het volgende boekjaar.

De meest gekende voorbeelden zijn gelden die verplicht op een geblokkeerde rekening staan, bijvoorbeeld in het kader van Care Property Invest-overeenkomsten, juridische geschillen, huur- of andere waarborgen, enzovoort.

Het begrip ‘onbeschikbare gelden’ is eng gedefinieerd om te vermijden dat besturen leningen moeten inschrijven om een financieel evenwicht aan te tonen terwijl ze eigenlijk over voldoende middelen beschikken.

De geldmiddelen die de raad in het meerjarenplan en/of de jaarrekening wil reserveren voor een specifieke bestemming (bv. een investeringsproject, financiering van pensioenverplichtingen) in de volgende boekjaren zijn geen onbeschikbare gelden, tenzij er een overeenkomst is waaruit de onbeschikbaarheid blijkt. Het bestuur moet zelf de concrete context en/of overeenkomst beoordelen.

De gemeente moet ervoor zorgen dat het OCMW zijn financiële verplichtingen kan nakomen. Dat gebeurt door een tussenkomst in de financiële verplichtingen van het OCMW bij de vaststelling van de jaarrekening en de resultaatsverwerking daarin. Vroeger nam een bestuur een geraamde gemeentelijke bijdrage op in het (aangepaste) meerjarenplan.

De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn bepalen het bedrag van de tussenkomst in de toelichting bij de balans (schema T4 (J), deel mutatiestaat van het nettoactief, rubriek B). Zie in dit verband ook de boekhoudfiches 8051 (Transacties tussen gemeente en OCMW)(PDF bestand opent in nieuw venster) en 7901 (Verwerking overschot of tekort van het boekjaar)(PDF bestand opent in nieuw venster).

De lokale en provinciale besturen vervullen hun opdrachten op verschillende maatschappelijke domeinen die met het welzijn van de burgers en met de duurzame ontwikkeling van hun gebied te maken hebben. Binnen elk van die domeinen doen ze uitgaven en ontvangsten. Een financiële rapportering volgens een indeling in beleidsdomeinen geeft een beter inzicht in de uitgaven en ontvangsten volgens het maatschappelijke domein waarin ze zich situeren.

De toelichting van de beleidsrapporten bevat daarom een overzicht van ontvangsten en uitgaven naar functionele aard, opgesteld overeenkomstig schema T1, T1 (W) en T1 (J). Elk bestuur heeft de vrijheid om de indeling in beleidsdomeinen die het in dat schema gebruikt zelf te bepalen volgens de eigen specifieke informatiebehoeften.

Elk bestuur moet minstens 2 beleidsdomeinen hebben: het verplichte beleidsdomein ‘Algemene Financiering’ en minstens nog 1 ander beleidsdomein. Dat is het absolute wettelijke minimum. Om in de beleidsrapporten een zinvolle rapportering te bekomen over de uitgaven en ontvangsten volgens de beleidsdomeinen is het nodig dat een bestuur een indeling in meer dan 2 beleidsdomeinen gebruikt. De Vlaamse overheid onderscheidt in haar analyses over de lokale besturen een tiental functionele beleidsdomeinen.

Een beleidsdomein is een verzameling van beleidsvelden die een herkenbaar en samenhangend geheel vormen. De beleidsvelden zijn vastgelegd in een gestandaardiseerd stelsel. Elke raad bepaalt de samenstelling van de eigen beleidsdomeinen, behalve die van het beleidsdomein Algemene Financiering. De documentatie bij de beleidsrapporten moet een overzicht van de beleidsvelden per beleidsdomein bevatten.

Raadsleden moeten voldoende duiding krijgen over de financiële risico’s van het bestuur. De financiële risico’s vormen essentiële informatie en moeten expliciet opgenomen worden in de toelichting waarover de raadsleden moeten beschikken op het ogenblik dat ze beslissen over een beleidsrapport. Ook in de opvolgingsrapportering moet het bestuur de raadsleden informeren over eventuele wijzigingen in de financiële risico’s.

Er is geen definitie van de term ‘financieel risico’ of een exhaustieve lijst van de elementen die een bestuur onder de financiële risico’s moet opnemen. Het gaat er vooral om de raadsleden te wijzen op risico’s die een belangrijke impact kunnen hebben op de financiële situatie van het bestuur als ze zich zouden voltrekken. Daarom moet elk bestuur in de toelichting van de beleidsrapporten een duidelijk overzicht geven van:

• de concrete financiële risico’s die het loopt
• de omvang (bedrag, impact, budgettair gevolg) als het risico zich voltrekt
• de middelen en mogelijkheden waarover het beschikt om het risico geheel of gedeeltelijk af te dekken.

De beleidsrapporten moeten geen gedetailleerde risicoanalyse bevatten. Een risicoanalyse kan wel deel uitmaken van het organisatiebeheersingssysteem.

De financiële risico’s zijn divers van aard en voor elk bestuur verschillend. Voor een goed overzicht worden ze het best gerubriceerd weergegeven.

Onmiddellijk na de definitieve vaststelling van hun beleidsrapporten, moeten de besturen de gegevens van die beleidsrapporten in digitale vorm aan het Agentschap Binnenlands Bestuur bezorgen. Zolang dat niet gebeurd is, is het vastgestelde beleidsrapport niet uitvoerbaar.