Opmaakvoorwaarden beleidsrapporten

We brengen de elementen samen die de lokale en provinciale besturen kunnen ondersteunen bij de opmaak van hun aangepaste meerjarenplannen 2020-2025, waarbij de kredieten 2025 worden vastgesteld. We verwijzen daarbij naar interessante analyses en nuttige websites.

De schema’s en de andere onderdelen van de beleidsrapporten bevatten geen blanco lijnen of nulbedragen als er voor bepaalde elementen geen uitgaven of ontvangsten zijn. Dat verhoogt de leesbaarheid van de beleidsrapporten voor de raadsleden.

Elk beleidsrapport vermeldt de volgnummers van de laatste inschrijving die in elk van de dagboeken in dat rapport is opgenomen. Zo kan het bestuur dat rapport op elk moment opnieuw maken met exact dezelfde inhoud.

Als het bestuur werkt met één doorlopende nummering voor de verschillende dagboeken, volstaat de vermelding van het volgnummer van de laatste inschrijving.

De prioritaire beleidsdoelstellingen zijn de beleidsdoelstellingen waar één of meerdere prioritaire acties of actieplannen in kaderen. Prioritaire acties of actieplannen zijn acties of actieplannen die de raad zo belangrijk vindt dat de beleidsrapporten er expliciet over moeten rapporteren.

De niet-prioritaire beleidsdoelstellingen zijn de beleidsdoelstellingen waaronder geen prioritaire acties of actieplannen vallen. Die beleidsdoelstellingen komen niet expliciet tot uiting in de beleidsrapporten. De documentatie bij een beleidsrapport moet een overzicht bevatten van alle beleidsdoelstellingen die in het beleidsrapport zijn opgenomen.

Het onderscheid tussen prioritaire en niet-prioritaire acties, actieplannen en beleidsdoelstellingen duidt dus op een verschil in de opvolging en rapportering over die acties, actieplannen en beleidsdoelstellingen.

Als de raad een actie of een actieplan als prioritair definieert, dan moet de toelichting van de beleidsrapporten minstens een afzonderlijk investeringsproject bevatten per prioritaire actie of per prioritair actieplan, naargelang het rapporteringsniveau dat het bestuur gekozen heeft.

Een bestuur kan ook een samenvattende rapportering maken over de investeringen van meerdere prioritaire acties of actieplannen. Die bijkomende rapportering kan gebeuren in de vorm van het schema voor de investeringsprojecten. Het bestuur kan ze opnemen in de documentatie of in de toelichting. In dat geval bevat de informatie voor de raadsleden de investeringsprojecten per prioritaire actie of per prioritair actieplan en één of meerdere schema’s waarin de ‘gebundelde’ prioritaire acties of actieplannen zijn opgenomen.

De gemeente en het OCMW moeten in hun beleidsrapporten in de staat van het financieel evenwicht (zie schema’s M2 en J2) ook de indicatoren opnemen over het financiële evenwicht voor de autonome gemeentebedrijven en de districten.

Voor welzijnsverenigingen is dat geen verplichting, omdat die verenigingen meestal een samenwerkingsverband zijn van meerdere OCMW’s (en eventueel gemeenten). De gemeente en het OCMW kunnen die indicatoren vrijwillig opnemen. Dat is nuttig als:

• de welzijnsvereniging maar voor 1 gemeente en haar OCMW werkt
• als de moederbesturen zich uitstrekken over het grondgebied van meerdere gemeenten. In dat geval kan het lokaal bestuur werken met een getrouwe verdeelsleutel.

De onbeschikbare gelden zijn geldmiddelen waarover het bestuur tijdens de duur van het boekjaar niet kan beschikken. Het zijn budgettaire middelen die in het bestuur aanwezig zijn en die zijn opgenomen in het gecumuleerd budgettair resultaat, maar die het bestuur omwille van regelgeving of verplichtingen budgettair niet kan gebruiken in de loop van het volgende boekjaar.

De meest gekende voorbeelden zijn gelden die verplicht op een geblokkeerde rekening staan, bijvoorbeeld in het kader van Care Property Invest-overeenkomsten, juridische geschillen, huur- of andere waarborgen, enzovoort.

Het begrip ‘onbeschikbare gelden’ dekt niet dezelfde lading als het vroegere begrip ‘bestemde gelden’. Onbeschikbare gelden zijn enger gedefinieerd dan de bestemde gelden om te vermijden dat besturen leningen moeten inschrijven om een financieel evenwicht aan te tonen terwijl ze eigenlijk over voldoende middelen beschikken.

De geldmiddelen die de raad in het meerjarenplan en/of de jaarrekening wil reserveren voor een specifieke bestemming (bv. een investeringsproject, financiering van pensioenverplichtingen) in de volgende boekjaren zijn geen onbeschikbare gelden, tenzij er een overeenkomst is waaruit de onbeschikbaarheid blijkt. Het bestuur moet zelf de concrete context en/of overeenkomst beoordelen.

De gemeente moet ervoor zorgen dat het OCMW zijn financiële verplichtingen kan nakomen. Dat gebeurt door een tussenkomst in de financiële verplichtingen van het OCMW bij de vaststelling van de jaarrekening en de resultaatsverwerking daarin. Vroeger nam een bestuur een geraamde gemeentelijke bijdrage op in het (aangepaste) meerjarenplan.

De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn bepalen het bedrag van de tussenkomst in de toelichting bij de balans (schema T5, deel mutatiestaat van het nettoactief, rubriek B). Zie in dit verband ook de boekhoudfiches 8051 (Transacties tussen gemeente en OCMW)(PDF bestand opent in nieuw venster) en 7901 (Verwerking overschot of tekort van het boekjaar)(PDF bestand opent in nieuw venster).

Elk bestuur moet minstens 2 beleidsdomeinen hebben: het verplichte beleidsdomein ‘Algemene Financiering’ en minstens nog 1 ander beleidsdomein.

De lokale en provinciale besturen vervullen hun opdrachten op verschillende domeinen die met het welzijn van de burgers en met de duurzame ontwikkeling van hun gebied te maken hebben.

Een verdere functionele indeling in meerdere beleidsdomeinen geeft een beter inzicht in de uitgaven en ontvangsten. De toelichting van de beleidsrapporten bevat daarom een overzicht van ontvangsten en uitgaven naar functionele aard, opgesteld overeenkomstig schema T1. De besturen hebben de vrijheid om de indeling in beleidsdomeinen zelf te bepalen in functie van hun eigen specifieke informatiebehoeften.

De beleidsdomeinen nemen in BBC 2020 een minder prominente plaats in. Ze zijn niet meer de basis van de voorstelling van de beleidsrapporten en ze spelen ook niet langer een rol in de kredietbewaking. Ze zijn alleen nog zichtbaar in het overzicht van ontvangsten en uitgaven naar functionele aard in de toelichting (schema T1). De documentatie bij de beleidsrapporten moet wel een overzicht van de beleidsvelden per beleidsdomein bevatten.

Raadsleden moeten voldoende duiding krijgen over de financiële risico’s van het bestuur. De financiële risico’s vormen essentiële informatie en moeten expliciet opgenomen worden in de toelichting waarover de raadsleden moeten beschikken op het ogenblik dat ze beslissen over een beleidsrapport. Ook in de opvolgingsrapportering moet het bestuur de raadsleden informeren over eventuele wijzigingen in de financiële risico’s.

Er is geen definitie van de term ‘financieel risico’ of een exhaustieve lijst van de elementen die een bestuur onder de financiële risico’s moet opnemen. Het gaat er vooral om de raadsleden te wijzen op risico’s die een belangrijke impact kunnen hebben op de financiële situatie van het bestuur als ze zich zouden voltrekken. Daarom moet elk bestuur in de toelichting van de beleidsrapporten een duidelijk overzicht geeft van:

• de concrete financiële risico’s die het loopt
• de omvang (bedrag, impact, budgettair gevolg) als het risico zich voltrekt
• de middelen en mogelijkheden waarover het beschikt om het risico geheel of gedeeltelijk af te dekken.

De beleidsrapporten moeten geen gedetailleerde risicoanalyse bevatten. Een risicoanalyse kan wel deel uitmaken van het organisatiebeheersingssysteem.

De financiële risico’s zijn divers van aard en voor elk bestuur verschillend. Voor een goed overzicht worden ze het best gerubriceerd weergegeven.

Onmiddellijk na de definitieve vaststelling van hun beleidsrapporten, moeten de besturen de gegevens van die beleidsrapporten in digitale vorm aan het Agentschap Binnenlands Bestuur bezorgen. Zolang dat niet gebeurd is, is het vastgestelde beleidsrapport niet uitvoerbaar.