Gebruik een aanspreking met Geachte in officiële contexten of als u nadrukkelijk respect of beleefdheid wilt uitdrukken. Hieronder vindt u voorbeelden van aansprekingen die u in specifieke gevallen kunt gebruiken.

Als u de familienaam kent en weet dat iemand aangesproken wil worden met heer/meneer of mevrouw:

Als u de familienaam kent en weet dat de geadresseerde niet wil aangesproken worden met heer/meneer of mevrouw, of als u de voorkeur van de geadresseerde niet kent:

Als u de familienaam niet kent, kunt u ook een rolbenaming gebruiken om de geadresseerde aan te spreken. Gebruik een genderoverkoepelende benaming als die bestaat. Genderoverkoepelende benamingen zijn woorden waarvan geen vrouwelijke variant afgeleid kan worden, bijvoorbeeld leerkracht of verpleegkundige.

Als u verschillende lezers samen als groep wilt aanspreken:

De aansprekingen L.S. (lectori salutem) en Mijne heren zijn verouderd.

Als u de lezer in een bepaalde functie wilt aanspreken:

Als u de lezer formeel aanspreekt maar toch duidelijk wilt maken dat u een informele band met uw lezer hebt of wilt hebben, kunt u een formele aanspreking met een informele aanspreking combineren.

Als er geen naam, functie of rol bekend is:

Een aanhef met alleen Geachte kan onpersoonlijk overkomen. Het is aan te bevelen om zo’n aanhef alleen te gebruiken als er geen andere mogelijkheid is.

Gebruik Beste of Dag in combinatie met de achternaam of een rolbenaming als u de geadresseerde op een beleefde maar toch persoonlijke manier wilt aanspreken, bijvoorbeeld in brieven of e-mails aan klanten. Hieronder vindt u voorbeelden van aansprekingen die u in specifieke gevallen kunt gebruiken.

Als u de familienaam kent en weet dat iemand aangesproken wil worden met heer/meneer of mevrouw:

Als u de familienaam kent en weet dat de geadresseerde niet wil aangesproken worden met heer/meneer of mevrouw, of als u de voorkeur van de geadresseerde niet kent.

Als u de familienaam niet kent, kunt u ook een rolbenaming gebruiken om de geadresseerde aan te spreken. Gebruik een genderoverkoepelende benaming als die bestaat. Genderoverkoepelende benamingen zijn woorden waarvan geen vrouwelijke variant afgeleid kan worden, bijvoorbeeld leerkracht of verpleegkundige.

Als u verschillende lezers samen als groep wilt aanspreken:

Als er geen naam, functie of rol bekend is:

Een aanhef met alleen Beste kan onpersoonlijk overkomen. Het is aan te bevelen om zo’n aanhef alleen te gebruiken als er geen andere mogelijkheid is. In een e-mail is ook een begroeting als Goedemorgen, Goedemiddag, Goeie(n)dag, Goedenavond, Dag of Hallo zonder aanvulling mogelijk als aanspreking als er geen naam, functie of rol bekend is.

Spreek de geadresseerde met de voornaam aan als u de geadresseerde persoonlijk kent of als u de geadresseerde op een gemoedelijke, ongedwongen manier wilt aanspreken. Ook minderjarigen kunt u met de voornaam aanspreken.

Als begroeting zijn onder meer Beste, Dag, Hallo of Hoi mogelijk. In een e-mail kunt u ook begroetingen als Goedemorgen, Goedemiddag, Goeie(n)dag of Goedenavond gebruiken.

Als u snel heen en weer aan het mailen bent, kunt u de aanspreking in de vervolgmails weglaten.

Het is in België het gebruikelijkst om na de aanhef een komma te schrijven. De briefnorm van het Belgische Bureau voor Normalisatie (NBN) geeft als richtlijn om na de aanspreking geen komma te plaatsen, maar vermeldt daarbij wel dat een komma mogelijk is. In Nederland is het niet gebruikelijk om de komma weg te laten.