Hoffelijkheidsprincipe

Het hoffelijkheidsprincipe houdt in dat bepaalde overheidsdiensten een particulier uit een ander taalgebied kunnen antwoorden in de taal die deze particulier gebruikt.

De Bestuurstaalwet bevat het hoffelijkheidsprincipe enkel voor plaatselijke diensten en gewestelijke diensten waarvan de werkkring enkel gemeenten zonder speciale taalregeling omvat uit het Nederlandse of het Franse taalgebied. Deze diensten kunnen het hoffelijkheidsprincipe slechts gebruiken als:

• De particulier er uitdrukkelijk om vraagt en;

• Het domicilie van de persoon in een ander taalgebied dan de overheidsdienst ligt. Bij een schriftelijk antwoord, moet het antwoord gericht zijn aan de verblijfplaats buiten het taalgebied.

Deze diensten mogen niet uit eigen beweging een andere taal gebruiken dan de voorgeschreven bestuurstaal. De toepassing van het hoffelijkheidsprincipe is een mogelijkheid voor deze diensten, geen verplichting.

Toeristische mededelingen

Gemeenten of steden, die erkend zijn als toeristisch centrum, mogen de mededelingen voor toeristen in minstens drie talen communiceren. De gemeenteraad van de erkende gemeente of stad moet beslissen om toeristische mededelingen in meerdere talen te verspreiden. De gemeente of stad moet de inhoud van de beraadslaging van de gemeenteraad binnen de 8 dagen aan de Vaste Commissie voor Taaltoezicht meedelen.

In dat geval moet de gemeente meertalige toeristische berichten minstens in de 3 landstalen verspreiden. In het Nederlandse taalgebied betekent dit dat de gemeenten toeristische berichten minstens in het Nederlands, Frans en Duits (in deze volgorde) moeten opstellen.

Let op: de Vaste Commissie voor Taaltoezicht is niet bevoegd om een gemeente te erkennen als toeristisch centrum. De erkenning als toeristisch centrum moet gebeuren door de daartoe bevoegde overheid, zoals bijvoorbeeld de FOD Economie.

Internationale, Europese of specifieke regelgeving

Internationale, Europese of specifieke regelgeving kan andere taalvoorschriften bevatten.

Dit is bijvoorbeeld het geval voor de Overeenkomst nr. 34 inzake de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels uit en attesten van de burgerlijke stand, en bijlagen, Straatsburg op 14 maart 2014. De overeenkomst doelt op het verplicht gebruik (onder voorwaarden) van uniforme meertalige formulieren voor uittreksels van akten van de burgerlijke stand en voor bepaalde attesten en tussen de Verdragsluitende Staten. De meertalige uittreksels vereisen vervolgens geen vertaling of legalisatie meer tussen de landen die de overeenkomst ondertekenden.

Ook de verordening (EG) nr. 883/2004 van het Europees Parlement en de Raad van 29 april 2004 betreffende de coördinatie van de sociale zekerheidsstelsels bevat bijvoorbeeld afwijkende taalregels. Deze verordening is van toepassing op wetgeving over bepaalde takken van de sociale zekerheid, zoals bijvoorbeeld uitkeringen bij ziekte of ouderdom. De autoriteiten, organen en rechterlijke instanties van een lidstaat mogen volgens deze verordening verzoekschriften of andere documenten die hun toegezonden worden, niet afwijzen omdat zij opgesteld zijn in een officiële taal van de Europese Unie. Kortom, als deze verordening van toepassing is, kan een gemeente een document niet weigeren of afwijzen omdat het bijvoorbeeld in het Engels is opgesteld.

Daarnaast is de verordening (EU) nr. 2016/1191 van het Europees Parlement en de Raad van 6 juli 2016 inzake de bevordering van het vrije verkeer van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare documenten in de Europese Unie en tot wijziging van verordening (EU) nr. 1024/2012 relevant. Deze verordening bevat een vereenvoudiging van (vertaal-)formaliteiten voor bepaalde openbare documenten die in een andere lidstaat moeten worden overgelegd of gebruikt.

Contact met anderstaligen

Cumulatieve voorwaarden voor het gebruik van vreemde talen

De toezichtsinstanties, zoals de Vaste Commissie voor Taaltoezicht (VCT), staan in uitzonderlijke gevallen toe dat naast het Nederlands ook andere talen gebruikt worden.

De Vaste Commissie voor Taaltoezicht stelt in bepaalde adviezen dat er vier cumulatieve voorwaarden zijn om het gebruik van een vreemde taal in berichten en mededelingen te kunnen rechtvaardigen:

1. De dienst of instantie gebruikt de vreemde taal niet systematisch, maar slechts uitzonderlijk of als overgangsmaatregel (dit wil zeggen tijdelijk) en in beperkte gevallen;

2. Een bijzonder doel verantwoordt het gebruik van de vreemde taal, zoals bijvoorbeeld integratiebevordering, bewustmaking van anderstaligen over het bestaan van een dienstverlening, gezondheid en de veiligheid, …

3. De dienst of instantie gebruikt de anderstalige boodschap naast de voorgeschreven bestuurstaal. De boodschap is dus slechts een vertaling van de Nederlandse tekst. Er wordt niet méér of andere informatie gegeven in de vreemde taal dan in het Nederlands. De dienst of instantie vermeldt bovendien uitdrukkelijk dat de anderstalige tekst een vertaling is, zodat iedereen over dezelfde informatie beschikt.

4. De anderstalige tekst is bestemd voor een specifiek doelpubliek.

Let op: deze cumulatieve voorwaarden staan niet in de bestuurstaalwetgeving. De overheid moet zich terughoudend opstellen bij het gebruik van vreemde talen en moet daarbij heel zorgvuldig te werk gaan. Het gebruik van vreemde talen mag niet tot een systematische meertaligheid leiden. Bij de beoordeling van het gebruik van een vreemde taal moet de overheid een afweging maken tussen het doel van een meertalige communicatie en het signaal van het gebruik van vreemde talen. Tot slot behouden de toezichtinstanties, de administratieve rechtscolleges en de hoven en de rechtbanken hun beoordeling- en toezichtsbevoegdheid over de toepassing van deze cumulatieve voorwaarden.

Contacten met buitenland

De Bestuurstaalwet en de Gewone Wet van 9 augustus 1980 tot Hervorming der Instellingen, geven geen informatie over de contacten met buitenlandse actoren.

De Vaste Commissie voor Taaltoezicht stelde in enkele adviezen dat het taalgebruik met buitenlandse actoren daarom vrij is. De betrokken dienst moet de naam en het adres wel in de voorgeschreven bestuurstaal opstellen.

Let op: het gebruik van vreemde talen moet heel voorzichtig aangepakt worden. Diensten stellen officiële documenten, zoals akten betreffende particulieren, aanslagbiljetten of contracten best op in de voorgeschreven bestuurstaal, volgens het Steunpunt Taalwetwijzer. De taalwetgeving in bestuurszaken is van openbare orde, waardoor er in principe niet van afgeweken kan worden. Bovendien doet een letterlijke lezing van de taalwetgeving in bestuurszaken in de meeste gevallen besluiten tot het gebruik van de voorgeschreven bestuurstaal.