Transparantie en privacy
De Vlaamse Ombudsdienst behandelt klachten in vertrouwen. Op deze pagina lees je hoe de dienst omgaat met persoonsgegevens, beroepsgeheim, openbaarheid van bestuur en de regelgeving die de werking bepaalt.
Persoonsgegevens verwerken
De Vlaamse Ombudsdienst leeft de wettelijke regels over privacy en gegevensbescherming na.
De Vlaamse Ombudsdienst verwerkt persoonsgegevens alleen:
- voor opdrachten die in het Ombudsdecreet staan
- als een andere wettelijke bepaling dat toelaat of verplicht.
Persoonsgegevens verzamelen
De Vlaamse Ombudsdienst verzamelt en verwerkt persoonsgegevens als je een klacht indient of contact opneemt.
Bij een klacht verwerkt de Vlaamse Ombudsdienst minstens je naam en adresgegevens. Dat is nodig omdat de Vlaamse Ombudsdienst geen anonieme klachten mag behandelen.
De Vlaamse Ombudsdienst verwerkt ook gegevens die nodig zijn om je vraag of klacht te behandelen, zoals:
- je telefoonnummer
- je e-mailadres
- brieven, e-mails of andere documenten die je bezorgt.
De Vlaamse Ombudsdienst gebruikt je gegevens alleen voor de dienstverlening waarvoor je contact opneemt.
Persoonsgegevens delen
Om je klacht te behandelen, moet de Vlaamse Ombudsdienst soms persoonsgegevens delen met de dienst waarover je klaagt of met een dienst waarnaar je wordt doorverwezen.
Wil je niet dat je gegevens worden doorgegeven aan de dienst waarover je klaagt? Dan kun je dat vragen. Hou er wel rekening mee dat de Vlaamse Ombudsdienst je klacht dan soms niet of niet volledig kan behandelen. Overleg daarover is altijd mogelijk.
De Vlaamse Ombudsdienst verkoopt, verhuurt, leent of geeft je persoonsgegevens nooit door aan derden buiten de wettelijke opdrachten.
Vertrouwelijk
De Vlaamse Ombudsdienst behandelt informatie vertrouwelijk.
De Vlaamse ombudsvrouw, de medewerkers en eventueel ingeschakelde deskundigen moeten geheimhouden wat hun in vertrouwen wordt meegedeeld.
Je rechten
Je houdt controle over je persoonsgegevens. Je hebt het recht om:
- je persoonsgegevens in te kijken
- een kopie van je persoonsgegevens te vragen
- onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde gegevens te laten aanpassen of verwijderen
- in bepaalde gevallen te vragen om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken of stop te zetten
- je toestemming voor de verwerking van je persoonsgegevens in te trekken.
Wil je een van deze rechten gebruiken? Bezorg dan een bewijs van je identiteit. Zo voorkomt de Vlaamse Ombudsdienst dat je gegevens aan iemand anders worden doorgegeven.
In sommige gevallen kan de Vlaamse Ombudsdienst niet of niet volledig ingaan op je vraag. Dat kan bijvoorbeeld door andere wettelijke verplichtingen of belangen. Je krijgt dan een gemotiveerd antwoord.
Persoonsgegevens bewaren
De Vlaamse Ombudsdienst bewaart je persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de dienstverlening.
Dossiers worden maximaal 10 jaar bewaard. Daarna worden ze definitief verwijderd. Personeelsdossiers vormen daarop een uitzondering.
Vragen over je persoonsgegevens
Heb je vragen over de verwerking van je persoonsgegevens? Of wil je je rechten gebruiken? Neem contact op met de verwerkingsverantwoordelijke:
Vlaamse Ombudsdienst
Leuvenseweg 86
1000 Brussel
gegevensbescherming@vlaamseombudsdienst.be(opent in uw e-mail applicatie)
Klachten over privacy en gegevensbescherming
Heb je opmerkingen of klachten over het privacy- en gegevensbeschermingsbeleid van de Vlaamse Ombudsdienst? Neem contact op met de functionaris voor gegevensbescherming:
Pieter-Jan Dirkx
Vlaams Parlement
1000 Brussel
privacy@vlaamsparlement.be(opent in uw e-mail applicatie)
Ben je niet tevreden met het antwoord over de bescherming of verwerking van je persoonsgegevens? Dan kun je contact opnemen met:
Vlaamse Toezichtcommissie
Koning Albert II-laan 15 bus 149
1210 Brussel
02 553 20 85
contact@toezichtcommissie.be(opent in uw e-mail applicatie)
Openbaarheid van bestuur
De Vlaamse Ombudsdienst communiceert actief over zijn werk. Voor openbaarheid van bestuur geldt wel een specifieke regeling.
Bemiddelen en verzoenen kan alleen in vertrouwen.
Volgens artikel II.28, §2 van het Bestuursdecreet kun je alleen een openbaarheidsverzoek indienen voor documenten van de Vlaamse Ombudsdienst die gaan over:
- overheidsopdrachten
- personeelsaangelegenheden.
Voor andere documenten van de Vlaamse Ombudsdienst kun je je niet beroepen op de regels over openbaarheid van bestuur.
Regelgeving
De werking van de Vlaamse Ombudsdienst is vastgelegd in:
- Ombudsdecreet: Decreet van 7 juli 1998 houdende instelling van de Vlaamse Ombudsdienst
- Huishoudelijk Reglement van 23 december 2010.