Een objectief en feitelijk verslag van de gesprekken helpt om het overzicht te bewaren van wat er doorheen het jaar besproken is.

De communicatie en tegensprekelijke verslaggeving over gunstige of ongunstige feiten is bijkomend verankerd in het Vlaams personeelsstatuut.

Een kwaliteitsvolle aanpak is essentieel voor een rechtszekere evaluatiebeslissing.

In dat geval gaat de leidinggevende in gesprek met de medewerker om samen te bekijken wat beter kan. Ze kunnen bijkomende afspraken maken om de prestaties te versterken.

De leidinggevende en medewerker delen het schriftelijk verslag van het gesprek met elkaar. Dat kan per e-mail met de uitnodiging om eventuele opmerkingen op het schriftelijk verslag kenbaar te maken.

Als blijkt dat een informeel traject op termijn onvoldoende vruchten afwerpt, kan een formele aanpak via remediëring een oplossing bieden. In dat geval wordt een tijdsgebonden traject afgesproken, met op het einde van het traject een formele evaluatie van de gerealiseerde vooruitgang. Meer informatie vind je op ​​​​​​ de webpagina ‘Remediëring: info voor HR’.

Wanneer een gesprek niet haalbaar blijkt, kan de evaluatieprocedure volledig schriftelijk verlopen. De procedure start met het verzenden van het ontwerp van het evaluatieverslag. Dit gebeurt binnen 3 maanden nadat de evaluatieperiode is afgelopen. Hoe de procedure verder verloopt, hangt ervan af of je departement of agentschap gebruikmaakt van de module PLOEG in Vlimpers.

Je departement of agentschap maakt gebruik van de module PLOEG

Raadpleeg het stappenplan voor afwezige medewerkers op de webpagina ‘Aan de slag met de module PLOEG’.

Je departement of agentschap maakt géén gebruik van de module PLOEG

• De medewerker ontvangt een ontwerp van het evaluatieverslag met de vraag om schriftelijk opmerkingen te bezorgen. Deze stap vervangt het evaluatiegesprek.
• Na ontvangst van de opmerkingen stelt de leidinggevende een definitief verslag op, waarin rekening wordt gehouden met de schriftelijke opmerkingen van de medewerker.
• Dit definitieve evaluatieverslag wordt door beide evaluatoren ondertekend en opnieuw aan de medewerker bezorgd. Ook in dit geval heeft de medewerker nog de mogelijkheid om binnen de 15 kalenderdagen opmerkingen te formuleren op het definitieve evaluatieverslag.
• Zowel het ontwerp van evaluatieverslag met eventuele opmerkingen als het definitief evaluatieverslag wordt aan het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) bezorgd via het Vlimpers-contactformulier. De documenten worden door het DCPA toegevoegd aan het e-dossier van de medewerker.

Voor de begeleidende brief bij het evaluatieverslag kan je gebruik maken van deze 2 sjablonen:

• de begeleidende brief ‘ontwerp evaluatieverslag’;
• de begeleidende brief ‘definitief evaluatieverslag’.

In principe is de evaluator de functionele leidinggevende van de medewerker, tenzij er een functionele afwijking nodig is. Elke medewerker krijgt 2 evaluatoren toegewezen. Minstens 1 van hen moet van dezelfde of hogere rang zijn dan de te evalueren medewerker.

Voor specifieke gevallen kunnen het managementorgaan van het beleidsdomein, de strategische adviesraad of het hoogste collectieve orgaan binnen het Gemeenschapsonderwijs evaluatielijnen formuleren die afwijken van de algemene voorschriften voor evaluatoren.

Voor de medewerkers van het top- en middenkader gelden aparte regels:

• Middenkader, of managementfuncties van N-1 niveau: zij worden uitsluitend geëvalueerd door de lijnmanager.
• Topkader, of managementfuncties van N-niveau: zij worden geëvalueerd door een externe opdrachthouder.

Wil je meer weten over de top- en middenkaderfuncties? Bezoek de webpagina ‘N & N-1 functies (top- en middenkader)’.

De jaarlijkse evaluatie is niet mogelijk als de medewerker tijdens het evaluatiejaar minder dan 3 maanden heeft gewerkt. Dit betekent dat je een medewerker slechts evalueert als die minstens 63 dagen werkte. Uiteraard is het ook in die situatie belangrijk dat de medewerker doelen stelt, afspraken maakt en daarover regelmatig spreekt met de leidinggevende.

Wat telt als een gewerkte dag?

• Een voltijdse of deeltijdse werkdag telt als 1 gewerkte dag. Vanaf het moment dat je een werkdag aanvangt, telt die dag als gewerkte dag voor de berekening van de 3 maanden.
• Een afwezigheid van een volledige dag telt niet mee met uitzondering van:
  • feestdagen (inclusief vakantiedagen tussen Kerstmis en Nieuwjaar),
  • inhaalrust vermeld in artikel VII 28 van het Vlaams Personeelsstatuut,
  • dienstvrijstellingen.

Deze afwezigheden tellen wél mee om de periode van 3 maanden te berekenen.

• Een vertraging in de geldelijke loopbaan: dit betekent dat de betrokken medewerker 6 maanden langer moet wachten op de volgende salarisverhoging. Met andere woorden: de medewerker verliest 6 maanden anciënniteit in de geldelijke loopbaan. Die vertraging blijft gelden voor de volledige loopbaan.
• Een vertraging in de functionele loopbaan: dit betekent dat de medewerker een jaar langer moet wachten op de volgende salarisschaal. Die vertraging blijft gelden voor de hele functionele loopbaan binnen dezelfde graad.
• Een statutaire medewerker kan worden ontslagen na 2 onvoldoendes. Meer informatie lees je op de webpagina ‘Ontslag door de werkgever (statutair)’.

Een loopbaanvertraging zorgt voor een half jaar vertraging in de functionele loopbaan. Dat betekent dat een statutaire medewerker een half jaar langer moet wachten op de volgende salarisschaal. Die vertraging blijft gelden voor de hele functionele loopbaan.

Een loopbaanvertraging geldt niet voor contractuele medewerkers, omdat alleen statutaire medewerkers een functionele loopbaan hebben, waarbij ze op basis van schaalanciënniteit naar een volgende salarisschaal doorgroeien.

Na een ‘onvoldoende’ neemt het managementorgaan de beslissing ‘onder verwachtingen’ over de salarisevolutie. Het salaris van de medewerker blijft gelijk en blijft op dezelfde salaristrap.

Het salarissysteem op basis van evaluatie motiveert medewerkers om specifieke doelen of gedrag te bereiken. Om de voordelen van dat systeem te benutten, is het belangrijk dat je samen met het managementorgaan, directieteam of directiecomité een aantal stappen zet:

1. Stel een beleid of waarderingskader op met criteria die passen bij je organisatie. Daarmee kan het managementorgaan beslissingen nemen over de salarisevolutie.
2. Reserveer een budget voor medewerkers die een extra beloning verdienen.
3. Communiceer over het waarderingskader naar zowel leidinggevenden als medewerkers, zodat iedereen de criteria van het managementorgaan kent.
4. Maak duidelijke afspraken over het jaarlijkse proces en de rolverdeling:
   • Vraag leidinggevenden om een advies uit te brengen over de toe te kennen salaristrap.
     • Goed om te weten: in de module PLOEG van Vlimpers formuleren de leidinggevenden hun advies voor de personeelsleden die ten laatste op 1 januari, volgend op het evaluatiejaar, overgestapt zijn naar het salarissysteem op basis van evaluatie.
   • Organiseer ijkingsgesprekken om rechtvaardige beslissingen over verschillende afdelingen te waarborgen. Bepaal wie deelneemt aan deze gesprekken.
   • Plan hoe de bespreking in het managementorgaan zal verlopen.
   • Bespreek wie de beslissingen over de salarisevolutie aan de medewerkers zal communiceren.
5. Volg de voortgang van de jaarlijkse evaluatiebeslissingen op. Er is een evaluatieverslag en -beslissing nodig om een beslissing ‘boven of onder verwachtingen’ te kunnen nemen met betrekking tot de salarisevolutie.

De laatste voorbereidingen op basis van de AgO-rapporten vind je terug onder ‘Tijdlijn evaluatiecyclus’.

Was de medewerker op 1 oktober van het vorige jaar in dienst, maar kreeg die geen evaluatiebeslissing of beslissing over de salarisevolutie? Dan heeft die medewerker recht op een verhoging van 1 trap in de salarisschaal.

De medewerker heeft geen recht op een verhoging in de salarisschaal als die meer dan 9 maanden afwezig is geweest in het voorgaande jaar, door een van de volgende verloven of een combinatie ervan:

• verlof voor deeltijdse prestaties, als vermeld in artikel X 25 tot en met X 27 bis;
• onbetaald verlof, als vermeld in artikel X 62, artikel X 63, artikel X 63 bis en artikel X 81 bis;
• non-activiteit;
• politiek verlof van ambtswege en facultatief politiek verlof, als vermeld in artikel X 64 tot en met X 71.