Voor wie?

  • Entiteiten die gehuisvest zijn in de grote kantoorgebouwen of behorend tot art I.3.1° van het Bestuursdecreet ((opent in nieuw venster))
  • Andere partners voor vergaderingen met een duidelijke samenwerkingslink(*) met een entiteit van de Vlaamse overheid.
  • Vakorganisaties voor medewerkers van de Vlaamse overheid in het kader van hun activiteiten voor die medewerkers.
  • Provinciebesturen, stads- en gemeentebesturen (mits betaling).
  • Externe partners (mits betaling).

(*) Een duidelijke samenwerkingslink betekent dat de vergaderzaal of het auditorium gebruikt wordt voor een activiteit die betrekking heeft op thema's waar de Vlaamse overheid voor bevoegd is en waar een entiteit van de Vlaamse overheid ook actief bij betrokken is.

Om de druk op de zalen in evenwicht te houden, kunnen tot en met 30/6/2022 enkel entiteiten die gehuisvest zijn in de grote kantoorgebouwen of behoren tot art I.3.1° van het Bestuursdecreet ((opent in nieuw venster)) vergaderzalen en auditoria reserveren .

Met audio- en videoapparatuur om hybride te werken

Vele zalen zijn uitgerust met audio- en videoconferencingapparatuur om vlot hybride, met collega’s die zich elders bevinden, te werken en te vergaderen: ofwel is die apparatuur reeds ter plaatse aanwezig (vaste toestellen) ofwel reserveer je ze via Facilipunt en breng je ze mee (mobiele toestellen).

Zalen met vaste audio- en videoconferencing faciliteiten

Tip

Voor de zalen in de vergadercentra (de eerste verdieping in het Herman Teirlinck- en Hendrik Consciencegebouw) heb je geen toegangs- of bezoekersbadge nodig. Deze zalen zijn dus uitermate geschikt voor vergaderingen met externe personen. Je kan er ook catering laten leveren.

Waarop je nog kan rekenen​

  • De hospitalitymedewerkers staan steeds voor je klaar.
  • Alle zalen zijn professioneel uitgerust: aangenaam meubilair, een beamer met clickshare, een whiteboard of smartboard…
  • Het Facilitair Bedrijf zorgt voor de schoonmaak en technische ondersteuning.
  • In de buurt van alle vergaderzalen vind je automaten voor warme dranken en water.
  • Je kan ook gebruik maken van andere cateringfaciliteiten.
  • Vergaderzalen en auditoria zijn maximaal voorzien van faciliteiten voor een optimale toegankelijkheid.
  • Alle zalen zijn uitgerust met een roomie: een display die laat zien welke vergaderzaal nog beschikbaar is en of een vergadering al gestart is. Je kan hem ook gebruiken om snel ter plaatse een zaal te reserveren. De vergadering dient bij aanvang via de roomie bevestigd (anders wordt ze automatisch vrijgegeven) en op het einde ook afgemeld te worden.

Openingsuren - beschikbaarheid

  • Openingsuren van 8 tot 20 uur (behalve op wettelijke feestdagen, Vlaamse feestdagen, tijdens het weekend en tussen kerst en nieuw of wanneer het door omstandigheden niet toegelaten is).
    Buiten deze openingsuren: aan te vragen via Facilipunt. Het Facilitair Bedrijf bekijkt per aanvraag en dus ook per gebouw of vergaderzaal of dat mogelijk is en maakt voor jou de nodige afspraken. (Let op: hier kan een kost aan verbonden zijn).
  • Ondersteuning door hospitalitymedewerkers: tot 17 uur (of 18 uur in Herman Teirlinck-, Hendrik Consciencegebouw en VAC Gent).
    Specifieke onthaaltaken voor deelnemers aan je vergadering of activiteit (bijvoorbeeld voor het afvinken van deelnemerslijsten of het bezorgen van een naamkaartje), dien je zelf te organiseren. De hospitalitymedewerkers van Het Facilitair Bedrijf staan wel in voor algemeen onthaal of het bezorgen van een bezoekersbadge, als dat nodig is.
  • Wil je vergaderzalen of auditoria reserveren voor jouw evenement? Dat kan! Kijk dan eerst even naar het aanbod voor het organiseren van evenementen.
  • Het gebruik van de parking is niet inbegrepen. Informatie over parkeermogelijkheden in de buurt kan je navragen via Facilipunt.

Hoe je moet reserveren

Vergaderzalen en auditoria kun je makkelijk reserveren via Facilipunt ((opent in nieuw venster)). Je ziet er snel welke zalen beschikbaar zijn, wanneer en in welk gebouw, naast andere informatie zoals beschikbare faciliteiten, inrichting van de zaal en capaciteit. (Heb je geen toegang tot de toepassing? Bel of mail Facilipunt dan).

  • Reserveren kan vanaf een jaar op voorhand.
  • Wil je catering tijdens jouw vergadering? Reserveer die dan ook in Facilipunt.
  • Heb je nog andere noden, zoals een extra whiteboard, stiften, ...? Meld het vooraf via Facilipunt of loop even langs bij het onthaal van het vergadercentrum of van het gebouw. De hospitalitymedewerkers helpen je zeker verder.
  • Wil je een zaal gebruiken waar nog geen audiovisuele uitrusting voor hybride vergaderingen beschikbaar is? Via Facilipunt kan je ook hiervoor een oplossing reserveren.

Let op

  • Vergaderingen buiten de gebruikelijke openingsuren van het kantoorgebouw moeten altijd via het meldingsformulier in Facilipunt worden aangevraagd.
  • Provinciebesturen, stads- en gemeentebesturen en externe partners moeten het gebruik van onze vergaderzalen en auditoria altijd gemotiveerd aanvragen door contact op te nemen via Facilipunt.