Vlot digitaal betalen

De gemeente Haacht wil haar burgers, ondernemers en verenigingen een dubbele dienstverlening aanbieden voor de betaling van facturen van het lokale bestuur:

1. De doelgroepen krijgen de kans facturen elektronisch te ontvangen. Voor burgers gebeurt dat in pdf-formaat via mail; voor overheden, bedrijven en andere rechtspersonen in Peppol-formaat via het Mercurius platform (Arco).
2. De doelgroepen kunnen hun betaling regelen via een QR-code of een betaallink op de papieren of digitale factuur.

Haacht ging van start met de digitalisering van de betalingen voor markt- en schoolfacturen, voor de huur van infrastructuur en voor de deelname aan sportactiviteiten.

Impact op de burger, onderneming, vereniging

Doelgroepen die gebruikmaken van een of beide digitale opties kunnen vlotter en eenvoudiger betalingen uitvoeren. Uit een online bevraging van de ouders die kozen voor de digitale regeling van schoolfacturen kwamen als grootste voordelen naar voor: betaalgemak, ecologisch, tijdsbesparing, geen dubbele betalingen meer, en minder kans op verlies factuur tegenover een verdeling van de schoolfactuur via de boekentas van de kinderen.

Burgers die dat wensen, kunnen nog steeds papieren facturen blijven ontvangen. Haacht organiseert de uitrol van de digitale facturatie via een opt-in systeem.

Voor de huur van gemeente-infrastructuur (zalen, sportvelden …) betekent de digitale facturatie dat de huurder nu alle stappen, van consultatie van de beschikbaarheid over boeking tot betaling, digitaal kan afronden.

Impact op het lokale bestuur

Het lokale bestuur kan zowel de kosten voor papier en drukwerk als de verzendingskosten terugdringen. Ook de werklast wordt gereduceerd: medewerkers moeten niet langer facturen verdelen in de klas of op de markt. De doorlooptijd wordt ingekort en er is een potentiële daling van het aantal te laat betaalde facturen.

Bovendien draagt dit project bij tot de duurzaamheidsdoelstellingen van Haacht (minder papier) en tot een klantvriendelijk en modern imago

De uitgaande facturatie via e-mail en Peppol verloopt vlot.

Haacht organiseerde een online bevraging bij een deel van de ouders om de digitalisering van de schoolfacturen te evalueren. Zes maanden na de invoering bleek dat meer dan de helft van de ouders gebruik gemaakt had van de opt-in om schoolfacturen per mail te ontvangen. Nog net iets meer ouders betaalden via QR-code op de papieren factuur of via de betaalknop in de mail.

De bevraging toonde ook aan dat sommige ouders nog niet op de hoogte waren van de mogelijkheden rond opt-in of digitale betaling. Haacht blijft dus inzetten op communicatie en educatie.

Dit voorlopige resultaat leidde sowieso al tot een halvering van de verzend- en drukkosten, en van de tijd die de leerkrachten besteden aan de uitreiking van papieren facturen.

• Zet je timing niet te krap, je bent afhankelijk van externe factoren en leveranciers. Speel steeds kort op de bal bij de coördinatie en opvolging van je project
• Denk organisatiebreed. Voor dit project betekende dat: hou rekening met de uitbreiding van de digitale facturatie naar andere diensten.
• Bouw voortdurend controles in: check bijvoorbeeld of de verzending via e-mail gelukt is, haal rapporten uit de software, stel elke stap in vraag …
• Zet sterk in op communicatie en promotie van je dienstverlening.

• Haacht blijft inzetten op communicatie rond de digitale factuur om de bekendheid en het gebruik ervan te promoten. Ze willen de volgende acties bij het begin van elk schooljaar herhalen: bij de eerste papieren factuur zal de handleiding toegevoegd worden, er wordt een e-mail met informatie verstuurd, de leerkrachten gaan het systeem ook kort uitleggen tijdens het open-klasmoment (zodat ze ook de ouders bereiken die de informatie niet via mail lezen). Haacht blijft beschikbaar voor vragen van ouders, en er blijft een permanente verwijzing naar de handleiding op de schoolwebsite staan.
• Haacht bereidt zich voor op de mogelijkheid om facturen voor verenigingen in het Verenigingsloket aan te leveren.
• Haacht ziet dit project als een opstap naar de digitalisering van de debiteurenadministratie (dossieroverschrijdende debiteurenopvolging, herinnering via mail, track-and-trace van aangetekende zendingen …).