De jaarrekening van een lokaal bestuur bevat de evaluatie van het beleid en de financiën voor het afgelopen jaar. Het bestaat uit een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting. De vorm en inhoud van de jaarrekening moet, bovenop de algemene voorwaarden voor beleidsrapporten, voldoen aan een aantal specifieke regels.
Samenstelling
De jaarrekening bevat een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting.
Zodra het bestuur het ontwerp van de jaarrekening aan de raadsleden bezorgt, stelt het hen ook de bijbehorende documentatie ter beschikking. De documentatie bevat minstens:
- het overzicht van alle beleidsdoelstellingen die in de jaarrekening zijn opgenomen, met de bijbehorende actieplannen, acties, ontvangsten en uitgaven
- een overzicht van de toegestane werkings- en investeringssubsidies voor het boekjaar in kwestie
- een overzicht van de beleidsvelden per beleidsdomein
- een overzicht van de verbonden entiteiten
- een overzicht van de personeelsinzet
- een overzicht van de opbrengst per belastingsoort.
De documentatie biedt de raadsleden achtergrondinformatie bij de jaarrekening. De raad moet er niet over beslissen. Ze moet ter beschikking zijn vanaf het ogenblik dat de raadsleden het ontwerp van de jaarrekening ontvangen. De wijze van terbeschikkingstelling regelen de raden zelf in hun huishoudelijk reglement.
Bedragen voor de toekomstige jaren in de toelichtende schema’s van de jaarrekening
De toelichtende schema’s van de jaarrekening (schema T1, T2 en T4) moeten voor de toekomstige jaren de bedragen weergeven van het laatste (aangepaste) meerjarenplan dat de raad heeft vastgesteld, maar met inbegrip van de kredietgedeelten die voor de investeringen en de bijbehorende financiering zijn overgedragen vanuit het boekjaar waarvoor de rekening wordt opgemaakt.
De toelichtende schema’s van de jaarrekening voor het boekjaar 2020 bijvoorbeeld (boekjaar 1 in de schema’s) moeten voor het jaar 2021 en de volgende jaren (boekjaren 2 t.e.m. 6) de bedragen weergeven volgens de aanpassing van het meerjarenplan waarbij de raad de kredieten voor het boekjaar 2021 heeft vastgesteld. De kredietgedeelten die zijn overgedragen van 2020 naar 2021 moeten mee vervat zitten onder de geraamde bedragen voor 2021.
Procedure vaststelling jaarrekening voor gemeente en OCMW
Het bestuur bezorgt het ontwerp van de jaarrekening minstens 14 dagen voor de raadszitting waarop het geagendeerd is aan ieder lid van de raad. Vanaf dat moment moeten de raadsleden ook de bijbehorende documentatie ter beschikking krijgen.
De gemeente en haar OCMW vormen samen 1 rapporteringsentiteit en maken een geïntegreerde jaarrekening. Juridisch blijven het echter 2 afzonderlijke entiteiten. Daarom stemmen de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn elk over hun deel van de gezamenlijke jaarrekening. De gemeenteraad keurt het deel van de jaarrekening dat de raad voor maatschappelijk welzijn heeft vastgesteld goed en stelt zo de gezamenlijke jaarrekening van de gemeente en het OCMW definitief vast.
Procedure vaststelling en goedkeuring jaarrekening AGB
Alle autonome gemeentebedrijven (AGB) maken een BBC-jaarrekening op.
- De vaststelling van de BBC-jaarrekening is een bevoegdheid van de raad van bestuur.
- De gemeenteraad moet een advies uitbrengen over die jaarrekening, behalve als de voltallige gemeenteraad ook de raad van bestuur van het AGB vormt;
- De goedkeuring van de BBC-jaarrekening is een bevoegdheid van de toezichthoudende overheid.
Sommige AGB moeten ook een jaarrekening opstellen volgens het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV). Volgens dat wetboek behoort de goedkeuring van die jaarrekening tot de bevoegdheid van de algemene vergadering. Bij een AGB vormt de gemeenteraad de algemene vergadering.
Na de goedkeuring van de rekeningen beslist de gemeenteraad over de kwijting aan de bestuurders.
Status van de digitale rapportering over de jaarrekening
Besturen moeten de digitale rapportering onmiddellijk na de definitieve vaststelling van de jaarrekening door de raad bezorgen aan het Agentschap Binnenlands Bestuur:
- via de module BBCDR van het Loket voor Lokale Besturen
- rechtstreeks uit hun softwaretoepassing via Managed File Transfer (MFT).
De besturen geven die aanlevering de status “Origineel”. Besturen die op 30 juni nog geen vastgestelde jaarrekening hebben, moeten de gegevens over het ontwerp van de jaarrekening bezorgen. Die aanlevering geven ze de status “Voorlopig”.