Richtlijnen onthaal nieuwe medewerkers

Wil je investeren in het onthaal van nieuwe medewerkers? Dan kun je binnen de Vlaamse overheid rekenen op een professioneel kader, richtlijnen en digitale ondersteuning. Zo zorg je voor een aangename 1ste kennismaking en geef je starters alle kansen om te groeien in hun nieuwe loopbaan.

Voor wie?

Je bent HR- of onthaalverantwoordelijke bij de diensten van de Vlaamse overheid.
Je wilt meer weten over de indiensttreding en het onthaal van nieuwe medewerkers bij de Vlaamse overheid.

Wat is een goed onthaal?

Je verwelkomt nieuwe medewerkers het beste met een goed ‘onboardingsproces’. Dit proces bestaat uit een ‘preboarding’ en een ‘onboarding’. Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) voorziet in een centraal onboardingsproces voor alle klanten van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA). Aanvullend kun je ook eigen aanvullende onboardingspraktijken opzetten.

Hoe verloopt het onboardingsproces?

Waarom voorzie je best een goed onboardingsproces?

Richtlijnen

Verwittig zo snel mogelijk het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) en bezorg de nodige indiensttredingsgegevens.
Contacteer nieuwe medewerkers al voor de 1ste werkdag (preboarding) zodat ze weten wat van hen verwacht wordt.
Zorg ervoor dat de leidinggevende altijd een meter of peter aanduidt. Dit is een ervaren collega die het aanspreekpunt is voor alle praktische vragen en de nieuwe medewerker wegwijs maakt op de werkplek. Lees meer in de handleiding voor meters/peters(Word bestand) of in de omzendbrief ‘onthaalbeleid’(opent in nieuw venster).
Zorg voor een kennismakingsmoment met de leidinggevende, collega’s en de werkomgeving en nodig nieuwe medewerkers uit op informele momenten zoals teamlunches.
Zorg ervoor dat het (ICT-)materiaal klaar staat voor de start.
Bespreek samen met de nieuwe medewerker het onthaaltraject en de verwachtte doelstellingen van de proeftijd of inwerkperiode.
Geef de nodige informatie, instructies en richtlijnen en bied aangepaste opleidingen en leeractiviteiten.
Spreek regelmatig over het verloop van het onthaaltraject en de doelstellingen.

Goed om te weten: start een nieuwe medewerker die vanuit een ander departement of agentschap komt? Voorzie dan ook een onboardingsproces. Zorg minimaal voor een peter of meter en nodig de nieuwe medewerker ook al uit voor informele momenten.

Digitaal trainingsprogramma

VO-brede modules

Nieuwe medewerkers hebben automatisch toegang tot een digitaal, VO-breed trainingsprogramma dat hen op een vlotte, gestructureerde en aangename manier wegwijs maakt binnen de Vlaamse overheid. Het programma bestaat uit 2 curricula in Vlimpers Leren:

‘Jouw aanloopfase binnen de Vlaamse overheid’(opent in nieuw venster) (preboardingsfase)
‘Jouw instapfase binnen de Vlaamse overheid’(opent in nieuw venster) (onboardingsfase)

Het digitale trainingsprogramma ondersteunt je bij een goede pre- en onboarding door alle belangrijke informatie voor nieuwe medewerkers op 1 plek te verzamelen. Op die manier kunnen medewerkers op hun eigen tempo de informatie bekijken, en dit al voor hun eerste werkdag.

Entiteitsspecifieke modules

Naast het VO-brede trainingsprogramma, kun je als HR- of onthaalverantwoordelijke zelf ook entiteitsspecifieke inwerkingsmodules aanmaken in Vlimpers Inwerken. Meer weten? Raadpleeg de infosessie over Vlimpers Inwerken.

Goed om te weten

Vlimpers verstuurt een automatische herinnering naar de leidinggevende en peter of meter zodat zij tijdig een gesprek inplannen met de nieuwe collega. Als HR-medewerker kun je dit opvolgen in een dashboard.
Nieuwe medewerkers kunnen lid worden van een digitale community voor nieuwkomers. In deze community leren starters elkaar kennen, ontdekken ze extra informatie en interessante opleidingen, en kunnen ze vragen stellen.

Aan de slag? Je start het inwerkproces op voor de nieuwkomer via Vlimpers Rekrutering. Je kunt dit doen als eigenaar van de vacature of als selectieverantwoordelijke. Lees in de snelstartkaart hoe je dit doet(opent in nieuw venster).

Wat te doen …

… als de nieuwe medewerker op de 1ste dag niet wordt onthaald door het DCPA (bevestiging opstart)?

… als de nieuwe medewerker het onthaaltraject heeft doorlopen (verklaring onthaal)?

Kennisdeling

Wil jij in contact staan met andere HR-collega's en verder informatie uitwisselen over de indiensttreding en het onthaal van nieuwe medewerkers bij de Vlaamse overheid? Treed dan toe tot de digitale omgeving in Microsoft Teams. Je vindt in dit kanaal ook heel wat interessante tips en tools die je kunnen helpen bij de opstart van een nieuw personeelslid.

Wil je toegang? Stuur een e-mail naar fahaima.elaissaoui@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).